ANTECEDENTES

Introducción

Formularios

Partes del formulario

El uso o función

Clasificación de formularios

Sistemas de control de formularios

El índice funcional

Consideraciones generales para la elaboración de un formulario

Tipos de formularios

Diagrama de Gantt

Conclusión

Anexos

Bibliografía

Introducción

Formulario es un documento impreso que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir informaciónEl propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.

Formularios

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc.Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

Gestión de base de datos

Una base de dato puede mantenerse manualmente o ser informatizada (esta última es la que nos interesa) la base de datos informatizada es creada y mantenida por un conjunto de aplicaciones diseñada para esa tareas específicas o bien, se pueden gestionar empleando SGBD.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Se le pueden llamar formulario a un documento donde hay un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

Partes del formulario

Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

Objetivo.

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

El uso o función

La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.

Usos de los formularios.- Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de información, como por ejemplo:

Crear un formulario de registro para conocer quiénes son sus usuarios.

Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.

Diseñar un formulario web para actualizar una base de datos.

Desarrollar una herramienta de búsqueda para buscar en el sitio web.

Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.

Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio

A través de los formularios haremos clic en Botones, seleccionaremos Casillas de verificación, teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas desplegables. Después de rellenar un formulario, a través del botón denominado Enviar la información se enviará a un "gestor de formulario" que puede hacer varias cosas con los datos:

Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos más tarde.

Enviar los datos por correo electrónico directamente al administrador de la web.

Añadir la información desde los formularios a la base de datos

Introducir directamente los datos en una página web del sitio.

Es importante crear una página de confirmación que informe al usuario de que los datos han sido recibidos y aceptados. Igualmente esta página de confirmación proporciona al usuario un enlace para volver a la página principal o a la página desde la que se hizo la encuesta.

Clasificación de formularios

Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.

Número correlativo: asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualizada constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.

Por área emisora:

Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.

Compras: 0000 al 0999

Contabilidad 1000 al 1999

Ventas 2000 al 2999

Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.

Compras 01 – XXXX

Contabilidad 02 – XXXX

Ventas 03 - XXXX

Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.

Sistemas de control de formularios

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control

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