ARCHIVO GENERAL

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CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN:

CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN:

En la fase final de la evolución de los documentos, se decide conservarlos o eliminarlos, en función de su valor administrativo, legal, fiscal o histórico. La selección de los documentos se realiza de acuerdo con los criterios técnicos aprobados por la Universidad y con la legislación y normativa vigente en la Administración Pública sobre selección y eliminación.

A fin de controlar el mecanismo de eliminación de documentos en la UMA, se han establecido las instrucciones adecuadas para cumplir la mencionada normativa.

De acuerdo con estos procedimientos, sólo se podrán eliminar las copias o los duplicados de los documentos originales, siempre que éstos estén localizados y en buen estado de conservación, previa autorización del Archivo General. Respecto a la destrucción de documentos originales, sólo se eliminarán aquellos que oficialmente hayan sido autorizados por la Universidad y por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos de la Junta de Andalucía.

DOCUMENTOS QUE SE PUEDEN ELIMINAR DESPUÉS DE SER UTILIZADOS

Se podrán eliminar los documentos que se relacionan a continuación, después de su utilización para la gestión y la consulta de los diferentes órganos, unidades y servicios, y por tanto, no se transferirán al Archivo General.

Las copias y los duplicados de documentos cuyos originales estén perfectamente localizados y en buen estado de conservación; es el caso de las actas de los órganos de gobierno de la Universidad, cuyos originales están bajo la custodia del Secretario General, de la secretaría del Consejo Social o de la secretaría del órgano de ámbito particular correspondiente.

La correspondencia que no forme parte de un expediente ni esté vinculada a un procedimiento administrativo y cuya función sea únicamente de soporte al desarrollo de las actividades propias de cada unidad.

Las copias y los duplicados de la documentación contable, cuyos originales estarán bajo la custodia del Servicio de Asuntos Económicos o de otros servicios que puedan conservar originales, hasta que éstos los transfieran al Archivo General.

Las notas interiores, cuando son de trámite y no contienen ninguna actuación incluida en un procedimiento administrativo.

La propaganda y los documentos informativos o impresos diversos de actividades de entidades externas, cuya utilidad sea meramente informativa y de referencia.

Los dossieres de prensa de la Universidad de Málaga, con la única excepción de aquellas noticias publicadas sobre la Universidad, que se conservarán en el Gabinete de Prensa hasta su transferencia al Archivo General.

Los catálogos y las publicaciones comerciales.

Los documentos impresos y las publicaciones institucionales de la Universidad (memorias, vídeos, reportajes fotográficos, etc.) que sean duplicados o sobrantes, salvo aquellos casos en que los haya originado la unidad en cuestión, que los conservará hasta su transferencia al Archivo General.

Los faxes, siempre que se conserven los originales de los documentos o que no formen parte de ningún procedimiento administrativo establecido.

Las notas y los borradores

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