Comunicación Efectiva, propuesta de Henry Mintzberg acerca de los roles que se desarrollan dentro de las organizaciones

Rol

Descripción

Actividades identificables.

Interpersonal

Figura de Autoridad

Jefe Simbólico; Obligado a realizar deberes rutinarios de índole legal o social.

Recibir a los visitantes; firmar los documentos legales.

Líder

Responsable de la motivación de los subordinados; responsable de reunir al personal, capacitarlos y deberes relacionados.

Realizar prácticamente todas las actividades que se refieren a los subordinados.

Enlace

Crea y mantiene una red de contactos externos e informadores que le hacen favores y le dan información.

Tramitar el correo; trabajar con organismos externos; Realizar otras actividades con ente de fuera.

Informativo

Supervisor

Busca y recibe amplia información interna y externa para comprender a fondo la organización y el ambiente.

Leer periódicos e informes; cultivar contactos personales.

Difusor

Transmite la información recibida de fuera o de los subordinados a los miembros de la organización.

Celebrar juntas de información; llamar por teléfono para difundir información.

Vocero

Transmite información a gente de fuera, sobre los planes de la organización, políticas, acciones, resultados, etc.

Celebrar juntas de directores; dar información a los medios de comunicación.

De Toma de Decisión

Empresario

Busca oportunidades en la organización y el entorno e inicia “proyectos de mejora” para producir cambios.

Organiza la estrategia y sesiones de revisión para crear programas nuevos.

Manejador de perturbaciones

Es responsable de las acciones correctivas cuando la organización enfrenta perturbaciones graves e inesperadas.

Organiza la estrategia y sesiones de revisión en caso de perturbaciones y crisis.

Distribuidor de recursos

Es responsable de la asignación de todos los recursos de la organización; toma o aprueba todas las decisiones importantes de la organización.

Programar; solicitar autorizaciones; realizar las actividades que conciernen al presupuesto y la programación del trabajo de los subordinados.

Negociador

Es responsable de representar a la organización en las principales negociaciones.

Participar en las negociaciones contractuales con los sindicatos.

Rol

Quien lo Cumple.

Como lo cumple.

Interpersonal

Figura de Autoridad

María

Es ella quien está a cargo del área administrativa de la empresa, por tanto es ella quien recibe a los visitantes y tiene la facultad de autorizar a través de su firma.

Líder

Diana

Ella participa activamente con su equipo de trabajo, el ejemplo para sus colaboradores, les ha permitido crear productos bien aceptados por el mercado.

Enlace

Diana/María/Jorge

Ambas trabajan con entres externos:

María tiene que trabajar con las instituciones gubernamentales, Diana con productores y Jorge con clientes y deudores.

Informativo

Supervisor

Diana

Debe tener conocimiento de las tendencias y novedades de la industria del juguete.

Difusor

María

Al ser ella la encargada de la administración y del personal, es ella quien debe hacerles llegar la información.

Vocero

María

Por ser la gerente general, ella es la encargada de generar juntas directivas.

De Toma de Decisión

Empresario

María

Busca áreas de mejora en la organización y propone planes integrales, según las necesidades.

Manejador de perturbaciones

María

Retomando su rol como gerente general, es ella quien debe tomar las decisiones en casos de contingencias, sean financieras o burocráticas.

Distribuidor de recursos

María

María asigna y aprueba presupuestos, ya que está a cargo del área financiera de la empresa.

Negociador

Diana/María

Sera ella quien tome decisiones sobre los contratos colectivos de trabajo.

Habilidades Conceptuales

Quien y Como la Cumple.

Habilidades Humanas

Quien y Como la Cumple.

Habilidades Técnicas

Quien y Como la Cumple.

Conocer la empresa u organización.

María es quien conoce a fondo la empresa, al ser una de los fundadores y llevar a cabo la administración de la misma.

Trabajo bajo presión y manejo del estrés.

Pedro debe cumplir con periodos de entregas de la producción de los lotes de productos.

Por su parte, Jorge debe buscar constantemente nuevos clientes y mantener a los actuales (donde radican sus áreas de oportunidad).  

Uso e integración de la tecnología.

Pedro debe integrar tecnologías actuales a los procesos de producción de la empresa.

Diana debe considerar las tendencias tecnológicas dentro del desarrollo de los juguetes e integrarlas en la medida de lo posible.

Dirigido a cumplir objetivos.

Jorge debe cumplir con objetivos de ventas y de cobranza (área de oportunidad).

Pedro debe cumplir con un volumen de producción suficiente para que no exista desabasto de los productos que la empresa comercializa.

Mantener relaciones efectivas.

María debe mantener relaciones de calidad con los clientes internos y funcionarios gubernamentales.

Análisis y manejo de procesos y calidad.

Esto le permite a pedro que el producto final sea reconocido por su calidad y genere preferencia en los consumidores.

Mentalidad y planificación estratégica.

María es quien debe de definir el modo en que se implementan las estrategias dentro de la organización.

Trabajar en equipo.

Diana trabaja en conjunto con su equipo multidisciplinario para obtener diseños únicos y de gran aceptación.

Conocimiento de máquinas, equipos y herramientas.

Es pedro que debe conocer los detalles de equipos y herramientas a su disposición para poder mantenerlas funcionales.

Analizar asuntos y resolver problemas.

Todos los gerentes deben tener la capacidad de analizar y resolver problemas relacionados con sus áreas funcionales.

Comunicación Efectiva.

La capacidad de Pedro de delegar mediante la línea jerárquica con instrucciones clara de cómo ejecutar la producción.

Diana para generar un intercambio de ideas y el aterrizaje de las mismas con su equipo de trabajo.

María al tener que llevar los mensajes a los clientes internos y hacía con la comunidad y el gobierno.

Manejo de operaciones.

Jorge debería reforzar este punto, ya que la tasa de cobranza demuestra su ineficiencia.

En contraste, pedro tiene procesos y tiempos bien definidos que se reflejan en su alta efectividad.

Formulación de ideas y uso del buen juicio.

Diana es quien debe tomar decisiones en base a sus ideas en contraste de las necesidades del mercado meta.

Respetar diferencias.

Diana valora la función de cada integrante de su equipo, conformado por especialistas en diferentes ámbitos y en conjunto logran avances de primera calidad.

Uso de manuales de procedimientos.

Pedro tiene que hacer uso de procesos específicos de producción, mantenimiento y control de calidad, el caso no lo menciona, pero estos procesos probablemente ya se encuentren documentados.

Innovador y creativo.

Diana busca e integra las tendencias del mercado en su trabajo.

Liderazgo.

María es quien debe reflejar ser la líder de la organización.

Diana también se involucra con su equipo y logran metas juntas.

Manejo de la seguridad.

Pedro debe revisar las condiciones de trabajo para que el riesgo de accidentes laborales sea mínima.

Reconoce la necesidad de enfoques nuevos.

Diana busca siempre las últimas novedades en las necesidades pedagógicas actuales.

María busca alternativas en su estilo de mando, y sugiere para pedro lo haga también, esto con el fin de mejorar el clima laboral.

Motivar, enseñar, guiar, desarrollar personas y equipos (Conocimientos y valores).

Al ser María la encargada del capital humano, es su deber ser guía y también por medio de sus colaboradores, del resto de la empresa, compartiendo los valores organizacionales y unificando esfuerzos, incluyendo su rol de líder, motivando y corrigiendo siendo ecuánime.

Conocimiento y cumplimiento de leyes.

María es la encargada de que la organización cumpla con el marco jurídico que el estado impone.

Manejar las complejidades.

Todos los gerentes deben de tener la capacidad de solucionar incidencias por su jerarquía y por sus conocimientos técnicos y teóricos en sus ramos.

Comprensión y empatía.

María es quien ha de tener una visión amplia de lo que ocurre con los empleados, para poder guiarles y aconsejarles.

Capacidad de organizar y estructural.

Todos los gerentes deben tener esta capacidad.

María al ser Gerente General debe coordinar las acciones de la organización para el cumplimiento de las metas.

Pedro, debe organizar sus tiempos y movimientos para una eficiente producción.

Diana, debe estructurar ideas y conceptos y aterrizarlos en un producto.

Jorge debe establecer planes de trabajo para aprovechar de manera efectiva el tiempo en campo.

Inteligencia emocional.

María al encargarse del capital humano, debe poder medir el clima laboral por medio de cómo se sienten los empleados en la organización.

Entender relaciones abstractas.

Diana deber colectar información y por medio de la abstracción integrarla en los productos de la empresa.

Manejo de conflictos.

Todos los gerentes deben tener la capacidad de manejar los conflictos que deriven de las relaciones entre y con sus trabajadores, siendo ecuánimes y razonables.