Comunitaria

Algunas precisiones conceptuales y operativas en torno a la

elaboración y diseño de proyectos

1. Qué significa elaborar y diseñar proyectos.

2. Diferencias entre plan, programa, proyecto, actividad y tarea.

3. Definición de proyecto.

4. Requisitos para la buena formulación de un proyecto.

5. Para mejorar la capacidad de programar y elaborar proyectos.

1. Qué significa elaborar y diseñar proyectos.

Para un gestor cultural, es importante que domine una de las herramientas que concierne al manejo de las técnicas de planificación, la elaboración de proyectos. No existe una normativa rígida, sino una serie de pautas que sirven para organizar las ideas, precisar los objetivos, establecer los cursos de acción y concretar una serie de actividades específicas.

En esta guía se establecen pautas y lineamientos generales que se han de utilizar para:

 Concretar y precisar lo que se quiere realizar.

 Instrumentar de manera efectiva las decisiones tomadas, mediante el uso combinado de los recursos humanos y no humanos.

 Seguir cursos de acción que conduzcan a la obtención de determinados productos y resultados.

La elaboración de proyectos no puede ser un amontonamiento arbitrario de ideas y propuestas sin ninguna pauta de organización sistemática.

2. Diferencias entre plan, programa, proyecto, actividad y tarea.

Plan: es el término de carácter más global. Un plan hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y los objetivos propuestos. Desde la Administración central, el plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o del desarrollo de un sector (económico, social o cultural)

Un plan engloba programas y proyectos; pero no está compuesto sólo por un conjunto de programas y proyectos. Esto es porque su formulación se deriva de propósitos y objetivos más amplios que la suma de programas y proyectos. El plan es el parámetro técnico-político dentro del cual se enmarcan los programas y proyectos.

Programa: Es un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí y que son de similar naturaleza. Un programa operacionaliza un plan mediante la realización de acciones orientadas a alcanzar las metas y los objetivos propuestos dentro de un período determinado.

Proyecto: Es un conjunto de actividades concretas, interrelacionados y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.

Ej.: La construcción de una escuela es un proyecto dentro de un programa de construcción de edificios escolares.

Un proyecto se concreta a través de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre sí, para alcanzar determinadas metas y objetivos específicos.

Actividad: es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto.

Tarea: es la acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad. Un conjunto de tareas configuran una actividad.

Ejemplo:

Plan de servicios sociales, programa de infancia y familia (como uno de los programas del plan), proyecto: realizar un campamento de verano, actividad: realizar una excursión, tarea: preparar la ropa y el calzado adecuados.

3. Definición de proyecto.

En el lenguaje corriente, cuando hablamos de proyecto, aludimos al designio, propósito y pensamiento de hacer algo.

En sentido técnico el alcance es similar: se trata de la ordenación de un conjunto de actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos; se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo o resultado.

El propósito de todo proyecto es alcanzar un resultado o un producto. Además, todo proyecto se realiza dentro de los límites de un presupuesto y de un período dados.

Características:

a) Todo proyecto comporta una serie de actividades de duración determinada.

b) Se combina la utilización de recursos humanos, técnicos, financieros y materiales.

c) Tiene que alcanzar productos y resultados, de acuerdo con los objetivos previstos en su diseño y conceptualización.

4. Requisitos para la buena formulación de un proyecto.

No basta con elaborar proyectos. Hay que hacer una buena formulación y diseño de proyectos. Para que esté bien diseñado y formulado, debe explicar lo siguiente:

 Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación)

 A qué fin contribuirá el logro de los objetivos del proyecto (finalidad)

 Qué se espera obtener del proyecto en caso de que tenga éxito (objetivos)

 A quién va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos)

 Qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permitan la consecución del objetivo (productos)

 Con qué acciones se generarán los productos (actividades)

 Qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto (insumos)

 Quién ejecutará el proyecto (responsables y estructura administrativa

 Cómo se ejecutará el proyecto (modalidades de operación)

 En cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario)

 Cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto (pre-requisitos)

Aunque se tengan en cuenta todos estos requisitos, habrá siempre un margen de incertidumbre en cuanto a los resultados. Siempre existirán factores que están fuera del control de quienes programan

5. Para mejorar la capacidad de programar y elaborar proyectos.

Para que se dé una mayor articulación e integración entre la formulación de un programa o proyecto (que por definición es búsqueda de racionalidad en la acción) y las acciones propiamente dichas (pretendidamente racionales), es necesario desarrollar toda una serie de cualidades propias de la llamada eficiencia y eficacia operativa. Esto supone la capacidad de traducir las ideas en acción.

Desde el punto de vista operativo y en su dimensión más elemental, no es otra cosa que dar respuesta a diez cuestiones básicas:

QUÉ se quiere hacer Naturaleza del proyecto

POR QUÉ se quiere hacer Origen y fundamentación

PARA QUÉ se quiere hacer Objetivos y propósitos

CUÁNTO se quiere hacer Metas

DÓNDE se quiere hacer Localización física) ubicación en el espacio.

Cobertura espacial.

CÓMO se va a hacer Actividades y tareas. Metodología.

CUÁNDO se va a hacer Calendarización o cronograma.

(ubicación del tiempo)

A QUIÉNES va dirigido Destinatarios o beneficiarios

QUIÉNES lo van a hacer Recursos humanos

CON QUÉ se va a hacer Recursos materiales

Se va a costear Recursos financieros

Ser capaces de dar respuestas adecuadas a estas preguntas no significa saber planificar o elaborar proyectos. Es simplemente un modo de organizarse mentalmente de cara a la realización de determinadas actividades. Es una sistematización del sentido común.

Guía para la elaboración de proyectos

1. Denominación del proyecto.

2. Naturaleza del proyecto.

3. Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar.

4. Métodos y técnicas a utilizar.

5. Determinación de los plazos o calendario de actividades.

6. Determinación de los recursos necesarios.

7. Cálculo de los costos de ejecución o elaboración del presupuesto.

8. Estructura organizativa y de gestión del proyecto.

9. Indicadores de evaluación del proyecto.

10. Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto.

Esta guía sirve, fundamentalmente, para el diseño de proyectos o, mejor dicho, para elaborar el documento que contenga un proyecto.

Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad, adaptándolo a las exigencias de cada caso concreto. Aquí se proporcionan una serie de pautas básicas que pueden guiar la elaboración y diseño de los proyectos, habida cuenta de los requisitos que deben cumplir para que estén bien formulados.

1. Denominación del proyecto.

Se indica de manera sintética y mediante título, aquello que se quiere hacer (ej.: Creación de un centro social). Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará, de forma breve.

Además, en la denominación, se hace referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto; y en los casos que lo hubiere, el organismo patrocinante.

Resumiendo: en este punto, se caracteriza, en pocas palabras, lo que quiere hacerse en el proyecto, indicando el organismo ejecutor y patrocinante del mismo.

2. Naturaleza del proyecto.

Para explicar la naturaleza del un proyecto –conjunto de datos

...