DOCUMENTO Ciclo Vital De Los Documentos

DOCUMENTO

Ciclo Vital De Los Documentos

Actividad de Aprendizaje #4

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

Se ha dado esta denominación (ciclo vital de los documentos) a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.

En el ciclo vital de documento el volumen documental disminuye a través del tiempo permitiendo conservar la información valiosa para la organización permanente, no obstante para el logro de esta racionalización del acervo documental.

Una definición de tipo de documento es una descripción de estructura y sintaxis de un documento. Su función básica es la descripción de la estructura de datos, para usar una estructura común y mantener la consistencia entre todos los documentos que utilicen la misma. De esta forma, dichos documentos pueden ser validados, conocen la estructura de los elementos y la descripción de los datos que trae consigo cada documento, y pueden además compartir la misma descripción y forma de validación dentro de un grupo de trabajo que usa el mismo tipo de información.

Los documentos pueden tener dos valores:

Valor primario: son los documentos que contienen información original, de primera mano, resultado de la investigación, la reflexión, la inspiración… y que no ha sido tratada o reelaborada documentalmente.

Valor secundario: son una reelaboración de los primarios realizada mediante cualquiera de las operaciones clásicas del análisis documental (descripción bibliográfica, resumen, indización, clasificación). Describen (con distinto nivel de profundidad) y/o ayudan a localizar los documentos primarios. Son un producto propio de las unidades documentales (aun que lógicamente no es algo exclusivo de ellas; por ejemplo, el propio autor puede hacer un resumen de su obra). Normalmente se refiere a una pluralidad de documentos: es verdad que una referencia bibliográfica o un resumen son por si solos documentos secundarios; pero rara vez se presenta de manera individual, sino que suelen formar, listados, boletines, base de datos.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que amplia para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de sus fases. La mayor preocupación era saber cuando los documentos perdían vigencia administrativa y se centraron en establecer los valores de los documentos y cuantificarlos mediante un cómputo cronológico.

Así, se intentaron hacer calendarios con las edades de documento, que no eran de obligado cumplimiento:

 Archivo de Oficina: 5 años después de tramitada la tramitación.

 Archivo Central: 10 a 15 años.

 Archivo Intermedio: Hasta que alcanza la edad mínima de 25 a 30 años.

 Archivo Histórico: durante toda la vida del documento.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica.

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