Ensayo Ciclo Vital De Los Documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Hace referencia alas edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.

Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación) vida productiva (tramite y vigencia) tercera edad y destino final.

MOMENTO DE GESTION:

Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos:

PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido

ELABORACION: Es la edición del documento mediante la aplicación de la normatización y la normalización que se requiere según el tipo documental.

TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el término de la tramitación da paso a la vigencia.

MOMENTO INTERMEDIO O ARCHIVO CENTRAL:

Es la documentación semi-activa. Tiene valor tanto primario como secundario.

La conservación: En físico el documento conserva su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado de transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados, lo electrónicos se conservan mediante la renovación constate y la migración periódica, en esta última fase es decir la transferencia constante entre configuraciones o entre generaciones de tecnología, la cual permite conservar la información pero no garantiza que sea una replica exacta del original.

MOMENTO HISTORIO O ARCHIVO HISTORIO:

Es la documentación Inactiva. Tiene valor secundario en cuanto al documento histórico, cultural, de investigación y científico.

Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos, por su transcendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural.

MOMENTO HISTORICO INSTITUCIONAL:

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución.

MOMENTO PERMANENTE:

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo, político, económicos, investigativo o cultural que impiden su destrucción.

PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

1.- Acopio o reunión de documentos

2.- Expurgo de documentos

3.- Selección documental

4.- Organización documental

4a. Clasificación documental

4b. Ordenación documental

4c. Numeración y Signatura

5.- Descripción documental

6.- Conservación

8.- Administración de documentos.

9.- Digitalización de los Documentos

10.- Instrumentos descriptivos.

PROCEDIMIENTOS

Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.

El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.

Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.

Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.

SELECCIÓN DOCUMENTAL:

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:

Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.

El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.

La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.

Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.

 ORDENACIÓN DOCUMENTAL:

Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico

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