Definición de Oficio

1. Definición de Oficio

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

Partes

• nombre de la institucion.

• lugar y fecha .

• numero del oficio .

• datos del destinario: tratamiento o cargo

• vocatibo.

• asunto.

• texto:se redacta en primera persona y plural.

• el lenguaje sera directo, sencillo.

• Despedida

• firma y cargo del que remite el oficio.

Finalidad

Los organismos oficiales se comunican entre sí y con los particulares por medio de oficios; no utilizan las cartas comerciales. La finalidad del oficio es informar o avisar a las personas, ya sean físicas o jurídicas, de algún hecho que les afecte. A través de oficios, la Administración nos responderá a las solicitudes que le hemos presentado mediante instancias, o a los recursos que hemos formulado.

Ejemplo

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB

CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:

Marcelo Ruival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.

Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Ejemplode.com y CIA

Marcelo Ortega y Venancio

2. Oficio múltiple

El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. Asimismo, estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. Generalmente, en el oficio múltiple se comunican órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea, siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución.

Partes

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

 "Tengo a bien comunicarle..."

 "Me es muy grato comunicarle..."

 "Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

• Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Finalidad

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

Ejemplos de oficio simple:

SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICAS

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

COORDINACIÓN, D.F.

FRAY SERVANDO TERESA DE MIER Y SUR 103 S/N

COL. AERONÁUTICA MILITAR C. P. 1597,0 MÉXICO, D. F.

OFICIO NÚM. 254.00/1685

ASUNTO: SUPERVISION

México, D. F.,...

C. DIRECTOR

Lic. Fernando Vázquez C.

ESCUELA COMERCIAL ADMINISTRATIVA

CALLE B no. 20 MANZ. XI

COL. EDUCACION

04400 Coyoacán, D. F.

Me permito presentar a los CC. David Guzmán Fuentes y Guillermina Monroy Suárez quienes realizarán una Supervisión de seguimiento al plantel que tan atinadamente usted dirige.

Solicito a usted se les brinden las facilidades necesarias para su labor.

Atentamente.

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION

COORDINADOR EN EL D. F.

Lic. Raúl Mancilla Blanco

3. Definición de Memorándum

El término Memorándum ostenta un origen latino, que en términos generales refiere a cosa que debe ser recordada, en tanto, el mismo, de acuerdo al uso y el contexto en el cual se lo utilice tiene diferentes significados.

Entonces en su referencia más básica, memorándum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual está relacionado.

Aunque también, en vez del formato de informe, el memorándum puede ser un cuaderno o anotador destinado a tales efectos en el cual un individuo o empresa apuntará todas aquellas cuestiones que sean imprescindibles de recordar.

Por otra parte y en un contexto diplomático, se llamará memorándum a aquella comunicacióna través de la cual se recapitulan hechos y razones que deberán ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes que forman parte de la agenda de la delegación diplomática en cuestión. Casi siempre los memorándums de este tipo no son firmados por nadie.

También, un memorándum puede ser aquella nota que se envía por mano a una persona que pertenece a la misma oficina, dependencia, institución, e incluso a resguardo bancario, con el objetivo de comunicarle determinado asunto.

partes:

• el nombre de la persona a quien va dirigido

• el nombre del remitente

• la fecha

• el asunto

• el texto

la firma del remitente

Su redacción debe ser breve, clara y precisa;

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