Definición y concepto de la administración

1.- Introducción a la Administración:

La Administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.

El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos que se nos presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de actividad empresarial.

2.- Definición y Concepto de la Administración:

La palabra Administración significa “hacer algo”, y podemos entenderla como hacer algo para un fin en común y bajo el mando de otro, quien se basa en ciertas técnicas para poder lograr los objetivos propuestos de la mejor manera posible .

La Enciclopedia Libre Wikipedia (2008) , sostiene que la Administración también conocida como Administración de Empresas es la ciencia social y técnica que se ocupa de la: Planificación, Organización, Dirección y Control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.

La administración como ciencia, está influida por otras ciencias, y ha tenido desde su origen, diversas maneras de llevarse a cabo, es decir, a medida que avanzan los conocimientos, no solo científicos, sino también los relacionados con el ser humano, la administración van cambiando, y va utilizando las técnicas y disciplinas modernas.

Actualmente, la administración es una ciencia que ha ido experimentando cambios importantes dentro de sus teorías o estructuras. Las bases han sido modificadas en base a lo que ciertos autores pueden considerar más importante. Algunos consideran un factor importante la tecnología existente; otros, consideran importante al ser humano como principal factor dentro de la administración. No importando lo que se considere primordial dentro de esta ciencia, lo cierto es que actualmente es indispensable no solo para las empresas, sino para cualquier tipo de organización e incluso para las mismas personas, para poder tener existo en los objetivos propuestos.

La administración es: “Un proceso consistente en la distribución y asignación correcta de recursos de la empresa para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio de las actividades de Plantación, Organización, Dirección, Control”. Por tanto, es el conjunto de actividades por medio de las cuales se logra y se asegura la máxima prosperidad tanto para el patrón como para cada uno de los empleados de manera estable.

De acuerdo al Documento Hans Siedel , “la administración es una actividad inherente a cualquier grupo social”. A partir de esto es posible conceptuar la administración, en forma simple, como: “El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles”. Analizando las definiciones de varios autores todos concuerdan de otra manera, en que el concepto de administración está integrado por los siguientes elementos:

 Objetivo: Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.

 Eficiencia: Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. Eficiencia: Se refiere a “hacer las cosas bien”. es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.

 Grupo Social: Para que la administración exista es necesario que se dé dentro de un grupo social.

 Coordinación de Recursos: Para administrar se requiere combinar sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen dentro de un fin común.

 Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio: Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos en términos de eficiencia y eficacia.

Con los anteriores elementos es posible emitir una definición integral de la Administración como él: “Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad”.

3.- Características de la Administración:

La Administración como cualquier otra disciplina posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras, entre las que destacan:

• Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.

• Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados.

• Unidad Temporal: Aunque para fines didácticas se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.

• Amplitud de Ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

• Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.

• Interdisciplinaridad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

• Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

4.- Fundamentos de la Administración:

El administrador debe obedecer y regirse por ciertas normas o reglas de comportamiento, esto es, los principios generales que le permitan desempeñar bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De allí surgieron los llamados “Principios de la Administración”, desarrollados por casi todos los autores clásicos, destacando:

• Principios de Administración de L. Urwick: Fue el autor que provocó divulgar los puntos de vista de los autores clásicos de su época. Cuatro principios de administración fueron propuestos por:

 Principio de la Especialización: Una persona debe realizar una sola función en cuanto fuere posible, lo que determina, una división especializada del trabajo.

 Principio de Autoridad: debe haber una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada individuo de base.

 Principio de la Amplitud Administrativa: Este principio (span of control) destaca que cada superior no debe tener más que un cierto número de subordinados. El superior no tiene solo personas para supervisarlas, sino también, las relaciones entre las personas que supervisan.

 Principio de la Definición: Los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y comunicados a todos.

• Principios Universales de Henri Fayol:

 División de Trabajo: Consiste en la especialización de las tareas de las personas para aumentar la eficiencia.

 Autoridad y Responsabilidad: Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad. Ambas deben estar equilibradas entre sí.

 Disciplina: Depende de la obediencia, aplicación, energía, comportamiento y respeto por los acuerdos establecidos.

 Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.

 Unidad de Dirección: Una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo objetivo.

 Subordinación de los Intereses Individuales a los Intereses Generales: Los intereses generales deben sobreponerse a los particulares.

 Remuneración del Personal: Debe haber una justa y garantizada satisfacción para los empleados y para la organización en términos de retribución.

 Centralización: Se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización.

 Jerarquía o Cadena Escalar: es la línea de la autoridad que va desde el escalón más alto al más bajo.

 Orden: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden material y humano.

 Equidad: Amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.

 Estabilidad y Duración (en un cargo) del Personal: La rotación tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo una persona permanezca en un cargo, mejor.

 Iniciativa: La capacidad e visualizar un plan y de asegurar su éxito.

 Espíritu de Equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fuerzas para la organización.

5.- Funciones de la Administración:

Una definición funcional describe a los administradores como: “Son los planificadores organizadores líderes y controladores de la organización”. En realidad todo administrador - desde el director de programas de un club

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