ELEMENTOS ESENCIALES DE LA PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

PLANEACIÓN

1. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

• La planeación está relacionada con el control, en algunos casos se dice que son las siamesas del proceso administrativo, ya que después de que se realiza una planeación y se hace la instrumentación del plan es necesario hacer un control para establecer una comparación entre los planes y los resultados de estos planes, es importante saber que a la hora de que se realiza el control se pueden generar ciertas desviaciones deseables e indeseables de los planes, estas acciones indeseables obligan a generar una acción correctiva que permitan mejorar el plan y también se puedan generar a partir del control nuevos planes.

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• La planeación es la base de todas las funciones gerenciales y requiere que se realicen dos acciones muy importantes para garantizar el éxito del plan, es necesario primero hacer una selección de las misiones y objetivos, es decir tener claro qué es lo que se desea realizar, qué es por lo que mi equipo de trabajo se va a esforzar para obtener el mejor resultado y segundo realizar una toma de decisiones, con el fin de hacer una elección de las mejores acciones que ayuden a realizar con eficiencia los planes para lograr los objetivos.

1. TIPOS DE PLANES

1. MISIONES O PROPÓSITOS

Este tipo de plan se encarga de identificar las tareas o la función básica de  una empresa u organización, ya que todo tipo de organización sea un colegio, una universidad, un banco, un hospital entre otras entidades tienen una misión o propósito que se encarga de explicar la razón de ser de la empresa y que define la tarea básica que la diferencia de las demás, un ejemplo sería una empresa que  tiene como tarea distribuir agua potable en la ciudad con la mejor calidad y al mejor precio, o una universidad que tiene como propósito enseñar y fomentar la investigación para obtener profesionales al servicio de la sociedad.

• En una misión se deben desarrollar los siguientes puntos:

• Valores esenciales: como por ejemplo excelencia, solidaridad, respeto, integridad, transparencia, etc.
• Ámbito geográfico: en qué países y lugares se desarrollarán estos objetivos.
• Dirección
• Relaciones con quienes participan en ella
• visión del futuro

• A partir del libro Administración: una perspectiva Global y Empresarial (Harold Koontz, 2012)  se pueden enunciar unos pasos para hacer una declaración de misión:

1. Evaluar el perfil del pasado y presente de la empresa.
2. Que exista contribución de los participantes de la empresa a la dirección futura.
3. Consenso de las necesidades opuestas de los grupos interesados, como por ejemplo accionistas, acreedores, administradores, empleados y comunidad.
4. Elaboración del enunciado de la misión que describa la dirección general de la organización, sus valores y filosofía, ámbito geográfico y contribución a la sociedad.
5. Discusión de la declaración de misión con grupos de interesados, administradores y empleados, y realización de los ajustes necesarios.
6. Comunicación de la declaración de misión a todos los que requieran conocerla.

1. OBJETIVOS O METAS

Los objetivos o metas representan los fines hacia los que se dirige la actividad, estos fines se reflejan en las direcciones que toman las organizaciones, el personal, la dirección y el control.

1. ESTRATEGIAS

Las estrategias son formas para establecer y determinar los objetivos básicos que la empresa desarrollará a largo plazo, también permite marcar las pautas para realizar las diferentes acciones y para asignar eficientemente los recursos con el fin de obtener los mejores resultados.

1. POLÍTICAS

Las políticas son declaraciones, interpretaciones o simplemente intenciones que están algunas veces implícitas en las acciones de por ejemplo el gerente de una empresa y que permiten dirigir los pensamientos o consideraciones para poder tomar buenas decisiones. Dentro de las políticas se debe tomar una decisión que justifique al objetivo y que facilite realizar las acciones para conseguir el logro. Un ejemplo de política es cuando en un hospital solo aceptan médicos con especialización y un año de experiencia como mínimo.

• Un ejemplo muy interesante es el cambio de política global de Bill Ford, ya que decidió cambiar su política de fabricar camionetas de gran tamaño a fabricar automóviles más pequeños con el fin de disminuir el consumo de combustible, esto debido a que en el periodo del 2007-2008 hubo una crisis del petróleo que elevo los precios de la gasolina.

1. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos son planes que tienen secuencias cronológicas con el fin de establecer una forma de actuación para realizar las actividades futuras, lo que se hace es un detalle del tiempo y modo de realización de cada actividad.

Un ejemplo que se enuncia en el libro de Administración: una perspectiva global y empresarial (Harold Koontz, 2012) es el de la Case Western University que resume su proceso de evaluación en tres pasos:

1. Establecer los objetivos de desempeño.
2. Realizar una revisión de los objetivos a medio año.
3. Realizar un análisis del desempeño al final del periodo.

Los procedimientos y las políticas se relacionan ya que por ejemplo Ford estableció que su nueva política seria la de fabricar automóviles más pequeños para disminuir el consumo de gasolina y, pero para lograr esta política fue necesario establecer un proceso para cambiar esta política y obtener los mejores resultados.

1. REGLAS

Las reglas establecen las acciones que deben realizarse para que no existan desviaciones en los planes, a diferencia de las políticas que son discretas, estas no lo son. La función de las reglas es limitar las acciones para que vayan por una misma dirección y se puedan cumplir con éxito los objetivos. Unos ejemplos de reglas son no pueden entrar mascotas, no haga ruido, no puede fumar.

1. PROGRAMAS

Los programas son cursos que generalmente cuentan con el apoyo de un presupuesto y que abarcan las metas, las políticas, los procedimientos, las reglas, la forma en que se asignan tareas, cuales son los pasos a seguir y la buena administración de los recursos, un ejemplo es un programa de capacitación para la mejora de las habilidades de los operarios de una fábrica determinada.

1. PRESUPUESTOS

Los presupuestos son planes cuantificados usados para hacer una representación de los resultados que se esperan a futuro, esta compilación numérica es sobre la utilización de la maquinaria y la mano de obra, los costos de fabricación, los gastos e ingresos, entre otros.

1. PASOS DE LOS PLANES

1. ESTAR ATENTOS A LAS OPORTUNIDADES

El punto de partida de la planeación es estar atento a las oportunidades que se presentan alrededor de la organización, es importante prestar atención a las oportunidades en el mercado ya que este cambia continuamente, saber cuál es la competencia y de que forma la organización puede aprovecharse de las debilidades de la competencia para escalar más en el mercado, conocer cuáles son los deseos de los clientes para así brindarles servicios que les generen la máxima satisfacción, hacer un análisis continuo de las debilidades y fortalezas de la empresa con el fin de establecer objetivos realistas.

1. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS

Es importante establecer los objetivos generales que son los de la empresa y los específicos que son los de las unidades en las que se divide la empresa, estos objetivos pueden ser a largo o corto plazo y se encargan de especificar los resultados a los que se desea llegar y también indican el punto final de lo que se debe hacer; para plantear los objetivos se deben tener en cuenta las políticas, reglas, presupuestos, programas y estrategias.

1. DESARROLLAR PREMISAS

Es importante conocer las condiciones externas e internas en las que se realizará el plan, para esto es necesario establecer y utilizar premisas de planeación con el fin de realizar pronósticos sobre estas condiciones, esto garantizará mejores resultados a la hora de realizar las acciones para cumplir la misión, ya que si se sabe por ejemplo que tipos de mercados habrá durante la ejecución del plan es posible que se puedan establecer ideas para contrarrestar las posibles dificultades u obstáculos que se presenten en el camino.

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