EXPEDIENTES INDIVIDUALES

Expediente laboral individual del trabajador

Para que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, o sea, la relación obrero-patronal, se recomienda que se creé o complete un expediente individual del trabajador con lo que a continuación se menciona.

Documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador:

Acta de nacimiento

Solicitud de empleo

Cartas de recomendación

Constancia de no antecedentes penales

Examen médico

Aviso o constancia de inscripción al RFC

Alta en el seguro social

Credencial de elector

Comprobante de domicilio actual

Contrato individual de trabajo

Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de la misma.

Constancia de la CURP

Constancias o cédulas que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.

Examen de admisión (en su caso)

Constancia de retención de crédito INFONAVIT

Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener.

Adicionalmente para trabajadores menores de edad se deberá contar con la siguiente documentación:

Constancia del último grado de estudios (secundaria)

Carta de autorización de los padres o tutores

Además durante el transcurso de la relación laboral se deberá anexar la siguiente documentación:

Certificados de incapacidades médicas.

Modificaciones y cambios en el salario

Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo

Actas administrativas (en su caso)

Reportes de desempeño (en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo, implementación de medidas de control y mejoramiento a los sistemas de la empresa, entre otros)

Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje

Finiquitos (en su caso)

Carta de renuncia o despido (en su caso)

Certificado de defunción (en su caso)

Algunos de los beneficios de contar el expediente laboral individual de cada trabajador completo son los que a continuación enumeramos:

Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables

Un mejor control administrativo del personal de la empresa

Se evitan sanciones de parte de las autoridades (Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT, entre otros)

Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo.

Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

Comprobantes de pago de sueldos y demás conceptos originados por la relación de trabajo

Un aspecto que tiene demasiada importancia Tanto para efectos del Impuesto Sobre la Renta, para efectos del IMSS e INFONAVIT, y así como también para cuestiones meramente laborales, es muy importante comprobar que se ha cubierto con la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones a que tiene derecho a recibir el trabajador. Para comprobar dichos pagos y prestaciones otorgadas se requiere contar con la siguiente documentación:

1. Recibo de nómina.

El recibo de nómina se debe entregar al trabajador al momento de pagarle su sueldo para que lo firme y por este medio comprobar que ha recibido el pago dicha nómina. Este recibo debe cubrir el mismo periodo que se le este pagando

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