Estudio financiero ERP- REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Como todo sistema operativo es necesario establecer unos requerimientos mínimos con los que debe contar la empresa de transporte para que el funcionamiento del ERP sea el esperado. Dichos requerimientos deben ser tanto de software (estructura interna) como de hardware (estructura física).

1. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Para determinar el tipo de Software que se necesitara para abarcar los requerimientos de la empresa había que tener la claridad en que no tiene sentido invertir dinero en un software sofisticado con muchas herramientas que la empresa no usará, ni tampoco inclinarse hacia un sistema de bajo costo que se convertirá en un problema para la empresa debido a la baja funcionalidad que tendrá. El objetivo es que se encontrara aquel que más se adapte a la organización.

Para la realización del análisis de Software se tomó en cuenta las especificaciones requeridas por la ERP suministrado por la empresa outsourcing , el cual cuente con las herramientas necesarias para suplir con las tareas de operatividad de la empresa.

Dado que los módulos de un sistema ERP varían dependiendo las características de la empresa y para la data de información se deben aplicar aquellos módulos de la ERP que pertenezcan a tareas back office las cuales involucran las tareas internas de la empresa y las Front Office que son aquellas actividades que pertenecen a las tareas externas de la empresa.

A excepción del proceso de contabilidad que se realiza en una empresa outsourcing y que no será incluidos aún en el estudio para la implantación del sistema ERP de la empresa, los módulos aplicables en Back Office ofrecidos por el programa adaptables según las necesidades de la empresa.

1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Es muy importante contar con toda la infraestructura necesaria para garantizar el adecuado funcionamiento de la herramienta y no presentar falencias que a largo plazo puedan generar problemas en la realización de toda la operación. Como todo sistema ERP, funciona con una red con estructura de relación cliente/servidor y una base de datos que realice la centralización de toda la información de la empresa. Para mantener el efecto de la relación cliente/servidor se debe disponer de una red que posea un ordenador el cual es el encargado de dar servicio a sus demás usuarios y así poderlos asignar según los requerimientos del sistema y de la manera como se quiera visualizar la información como se ilustra en la Figura 1.

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Sera necesario que además el ordenador cumpla con la función de administrar la base de datos del sistema ERP, del cual dependerá de todas las fuentes de información oficial con las que cuenta la empresa. La base de datos que será administrada por el sistema ERP brindara una mayor practicidad y agilidad en la información, lo que ayudara a eliminar la redundancia y la duplicidad en la información que se maneja de manera interna y la que es suministrada a los clientes.

La empresa actualmente no cuenta con un sistema de manejo de la información al propuesto, lo que hace más traumático el proceso de adaptabilidad de la información y aumenten las inversiones necesarias para el funcionamiento de la herramienta.

En cuanto a las especificaciones de Hardware para el correcto funcionamiento de la ERP se recomienda que los Sistemas Operativos de la red sean lo más homogéneos posible, es decir, evitar varias generaciones de Sistemas.

Operativos conviviendo en la misma red además de garantizar según sea el elemento las características de hardware descrito en la tabla 2.

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2. ANÁLISIS FINANCIERO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP

2.1 COSTOS DE CAPACITACIÓN

La capacitación para el uso del sistema ERP, es la clave fundamental para que se garantice el adecuado uso de la información que se está suministrando y que se puedan obtener los resultados esperados. Debido a que la implementación de un sistema de este tipo afecta a toda la compañía, se debe ser muy cauteloso y eficaz a la hora de enseñar la forma en que funciona la herramienta y evitar que sea lo menos traumática posible. La resistencia al cambio es uno de los principales enemigos a la hora de implementar estos sistemas, debido que a la mayoría de personas les cuesta trabajo dejar su manera antigua de trabajar y migrarse a un sistema mucho más eficiente.

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