FLUJOGRAMA Y MATRIZ DETALLADA DE VINCULAR

ACTIVIDAD

APLICACIÓN

REFERENTE NORMATIVO

RESPONSABLE

ARGUMENTACIÓN 

Verificar base datos

hacer una revisión en cuanto a la base datos de los candidatos seleccionados ya hecha y actualizada por la persona correspondientes para dar a escoger al candidato más apto para ocupar el cargo.

Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.

Gestor de talento humano

La base de datos se da a revisar con la justa causa de verificar y estipular que candidato se va a elegir para el cargo dicho.

Confirmación de comunicación al candidato.

Realizar un contacto con el candidato ya elegido, este se hace mediante los medios de comunicación (llamada telefónica, un mensaje mediante correo electrónico, mensaje de WhatsApp), para darle a conocer que este fue electo para el cargo.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), son el conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios; que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como: voz, datos, texto, video e imágenes (Art. 6 Ley 1341 de 2009).

Gestor de talento humano

Se genera contacto con el candidato, para dar comienzo a la vinculación en la entidad.

Solicitar documentación para la vinculación del candidato.

Exigir los documentos citados de acuerdo con el cargo a ocupar, para así poder dar una verificación de estos mismos.
• Estudios Realizados
• Empleos anteriores
• Antecedentes

Ley 190 de 1995 certificado antecedentes disciplinarios, refleja inhabilidad para desempeñar un cargo público en vista de que haya sido sancionado penalmente, por un asunto disciplinario.

Gestor de talento humano

Los documentos son requeridos para dar validación y revisión a estos, para establecer si cumple o no con los requisitos deseados.

Informar el tipo de contrato a ejecutar.  

Se da a conocer los tipos de contrato a elegir de acuerdo con la normatividad vigente, este cabe aclarar que se hará de acuerdo con el cargo a realizar.

*Art 24 del CST, toda relación personal está regida por un contrato de trabajo.
* Art 37 del CST, contrato de trabajo puede ser verbal o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario

Gestor de talento humano

Se da a conocer los tipos de contratos que existen hoy en día en Colombia, para brindar una información más abarcada en cuanto al tema de elegir el contrato más pertinente al puesto, teniendo en cuenta que como detalle esencial es cuando una persona inicia sus actividades laborales en una empresa es el contrato laboral. Pues este se trata del instrumento mediante el cual el empleado y empleador acuerdan las condiciones y las tareas a actuar en la empresa. De acuerdo con este, este mismo debe de administrar por la normatividad establecida en el país conteniendo dicha información de este a firmar.

Prestación de servicios

El contrato se define por dar un acuerdo de voluntades mutuas para comprender la actividad a actuar y determinar esta misma dentro de la organización.

Numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, de conformidad con el cual “son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad

Analista de talento humano

Conocer las características del tipo de contrato indefinido.

El contrato a término indefinido aclara que su duración no será clara, puesto que esta misma será indefinida para el propio, teniendo en cuenta que sus servicios se necesitan para ocupar el cargo necesario.

Artículo 47 del CST El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido

Gestor de talento humano

Conocer las características del tipo de contrato obra labor.

Este contrato se realiza para las personas que con la organización hayan determinado una actividad exclusivamente durante un tiempo limitado (campaña, proyectos, entre otros).

Artículo 45
del CST El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido.

Gestor de talento humano

Conocer las características del tipo de contrato a término fijo

El contrato a término fijo hace valer mediante el código sustantivo que su duración será conocida antes de firmar el mismo, para así poder realizar cambios en este, de acuerdo con esto se negociará la estabilidad y sus cambios mutuamente. Se debe de tener en cuenta que su duración no será máxima a tres años.

Artículo 46 CST debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.

Gestor de talento humano

Conocer las características del tipo de contrato  ocasional o transitorio

Este contrato no puede pasar más de un mes realizando una actividad designada para la misma entidad, puesto que según el código sustantivo, este solo se podrá efectuar ocasionalmente, más no de manera  permanente

Artículo 6 CST como aquel de corta duración, no mayor de un mes y que se refiere a labores distintas de las actividades normales del empleador

Gestor de talento humano

Revisar del contrato a ejecutar.

Se verifica la información pertinente para dar inicio al contrato seleccionado para el cargo correspondiente.

Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.1.6.3.6. Contenido del contrato, este artículo nos habla de los campos que debe contener el contrato.

Gestor de talento humano

Firma del contrato

Los términos serán evidenciados para que el candidato pueda leerlos y entenderlos, dejando este mismo claro si los acepta y de acuerdo con esto firmaran las dos partes el contrato elegido. De ser lo contrario de que no acepta el contrato, se dará finalización al proceso.

Artículo 24 CST Se presume que toda relación de trabajo personal está regida por un contrato de trabajo.

• Firma de gerente
• Firma de empleado                                            

Afiliación a la EPS

Se facilitará el formato al candidato para dar elección a su EPS.

Decreto 2353 de 2015, se consagra la salud como un derecho fundamental.

Gestor de talento humano

De acuerdo con la ley 100 de 1993, donde el artículo 1 busca garantizar los derechos irrenunciables, se debe de tener en cuenta esta explicación para la afiliación de los mismos al empleador ante estas entidades, puesto que debido a lo anterior, la seguridad y salud en el trabajo es de suma importancia para el empleador como para el empleado, ya que de acuerdo al artículo 142 CST irrenunciable y prohibición de cederlo nos deja en que claro que como afiliación y salario a este no se podrá renunciar y menos cederlo a una tercera persona.  

Se tiene en cuenta que el derecho a estar afiliado a las entidades está regido por el decreto 2353 de 2015, el cual nos dice que la afiliación del empleado dará comienzo al proceso de mismo mediante validación de información de los documentos solicitados por la empresa.

Afiliación a AFP

Se facilitará el formato al candidato para su afiliación al fondo de pensiones.  

Decreto 1562 de 2012, Artículo 2.2.4.2.2.12

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Afiliación a CCF

Se facilitará el formato al candidato para su afiliación a la caja de compensación familiar elegida por el empleador.  

Artículo 7º de la Ley 21 de 1982: Los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamento, tal, distrital y municipal. Están obligados a pagar el subsidio familiar y afiliar al trabajador que ingresa.

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Afiliación a ARL

se realizará el trámite  ante la aseguradora que la empresa maneje.

Decreto 1295 Riesgos Profesional es
* Artículo 1.1.3.1. Fondo de Riesgos Laborales.
* Artículo 2.2.4.2.1.1, Los empleadores que tengan a su cargo uno o más trabajadores deben estar afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales.
* Ley 1562 de 2015. Sistema general de riesgos laborales.

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Entregar Carta para apertura de cuenta nómina

Se pasará a hacer el procedimiento de que el empleado nos brinde la cuenta de nómina de acuerdo con el convenio que tenga la empresa con algún banco. De acuerdo con la misma brindada al empleado.

* Artículo 138 del CST LUGAR Y TIEMPO DE PAGO. Salvo convenio por escrito, el pago debe efectuarse en el lugar donde el trabajador presta sus servicios, durante el trabajo o inmediato ente después de que este cese.
* Artículo 139 del CST, salario se paga directamente y al trabajador o a la persona que está autorizada por escrito.

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Esta carta se realiza con el propósito de poder consignar a futuro su salario u honorario establecido en el contrato.  Teniendo en cuenta la entidad vinculada con la organización, claro está lo que el empleado elija, puesto que a esto se les brindara su respectivo pago a sus actividades desarrolladas dentro de la misma.

Entregar de los elementos de protección 

Asegura que los elementos de protección personal sean entregados de manera eficaz de parte de la organización al empleado.

Artículo 176 de la resolución 2400 de 1979 que establece que en todos los trabajos se brindaran estos mismos de acuerdo con el riesgo que se encuentre su puesto de trabajo.

Gestor de talento humano

Los Elementos de Protección Personal tienen como función principal proteger diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión o enfermedad, no evitan el accidente o el contacto con elementos agresivos, pero ayudan a que la lesión sea menos grave. Claro está que, si se cuentan con contratistas o subcontratista que labore con entidad, está comprometido a preservar su salud física y mental y la de sus compañeros, promoviendo las conductas de autocuidado y el uso adecuado de los Elementos de Protección Personal (EPP).

Inducción

El trabajador ingresa a las instalaciones de la entidad, donde actuara la capacitación para el cargo que va a desempeñar dentro de la empresa. 

* Decreto 1072 de 2015, reglamento para el sector trabajo
* Artículo 2.2.4.2.4.2. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, SGSST, indica que se requiere realizar, inducción completa e información permanente para la prevención de los riesgos a que están expuestos dentro de la empresa usuaria.

Gestor de talento humano

El proceso de inducción se hace con el propósito de tener en claro que se le brindará al empleado la inducción general y específica, donde en estos procesos se tendrá presentes políticas generales de la organización, oficio a desempeñar, factores de riesgo a los que estará expuesto, estándares de seguridad, elementos de protección personal, especificaciones de calidad, costos y productividad.

Entrega de carné

Se entregará el carné correspondiente al empleado, brindado así una identificación clara para este en su área a desempeñar, teniendo en cuenta que con la misma podrán los clientes y el personal de la empresa identificarlo.

Art. 40 del CST, El empleador está obligado a entregar el carné al trabajador con las siguientes especificaciones, cédula y el cargo. Nombre o razón social de la empresa contratista o de Servicios temporal e igualmente la clase de actividad que desarrolle.

Gestor de talento humano

El carné permite a su titular el acceso laboral a los diferentes proyectos e instalaciones de la entidad, reporte de nómina, horas extras y novedades sobre la jornada laboral. Los carnés entregados por la misma tienen como propósito, garantizar el seguimiento y control de los trabajadores a cargo del empleador, acreditando de igual manera a la persona como empleado activo de la organización.

Entrega de carta de bienvenida

Se entrega carta de
bienvenida, esto con el
objetivo de dar
presentación y
generar confianza con
el nuevo integrante.

Este se hace de acuerdo con el reglamento que maneje la empresa.

Gestor de talento humano 

La bienvenida se le da al empleador puesto que, con esta misma, podrá entrar en contexto con la organización y sus compañeros, facilitando de igual manera una futura convivencia en la misma.