Formulación y Dirección de Proyectos Internacionales

Formulación y Dirección de Proyectos Internacionales

Proyectos

Elaborar un proyecto, en su sentido más sencillo, es decidir anticipadamente lo que se quiere hacer, y es un proceso bastante menos complicado de lo que puede parecer a primera vista y una de las acciones más habituales y repetidas del ser humano. A lo largo de nuestra vida estamos continuamente “haciendo proyectos”, más o menos complejos: lo hacemos cuando pensamos como realizaremos nuestro trabajo, donde iremos de vacaciones, como encontraremos pareja, como educaremos a nuestros hijos… y en todos los casos nos planteamos, de una manera más o menos consciente, una serie de reflexiones y nos formulamos diversas preguntas, como: ¿por qué lo hacemos? (justificación); ¿qué queremos conseguir? (objetivos); ¿cómo lo haremos? (actividades); ¿qué necesitamos? (recursos); ¿cuándo lo haremos? (calendario); ¿cuánto nos costará? (presupuestos), etc.

La elaboración de proyectos de una manera sistemática y estructurada facilita el trabajo, ahorra tiempo, esfuerzo y recursos. Además es un proceso relativamente sencillo, que requiere sobretodo voluntad y la convicción de que es un trabajo muy útil para la toma de decisiones.

Aunque una buena propuesta de proyecto puede aportar recursos financieros, las capacidades empresariales y de gestión son imprescindibles para obtener resultados duraderos y eficaces. La elaboración de proyectos no sustituye a la gestión ni a la visión del negocio.

Herramientas para la elaboración de proyectos

La elaboración de proyectos es una parte de la Gestión del Ciclo de Proyectos (GCP). Por lo tanto, antes de abordar con mayor detalle la elaboración de proyectos, es necesario que comprendamos mejor la GCP.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto abarca una gran variedad de operaciones, desde pequeñas iniciativas hasta programas complejos. Por ejemplo, un programa complejo puede consistir en el establecimiento de un sistema nacional de regulación de la banca y seguros, el que involucraría a muchas partes interesadas (el gobierno, los proveedores de servicios de salud, servicios de asesoramiento, el movimiento bancario, los futuros usuarios, entre otros), tomaría tiempo y requeriría de una inversión importante.

Para que un proyecto de desarrollo sea viable y sostenible, cualquiera sea su tamaño y su alcance, debe sujetarse a algunos principios:

• Tienen como punto de partida la existencia de un problema o una necesidad que afecta a un cierto grupo de interesados (stakeholders).
• Un proyecto es un ejercicio participativo colaborativo, desde el inicio hasta su cierre.
• Un proyecto tiene un alcance (límites) y resultados bien definidos.
• Un proyecto claramente definido incluye actividades interrelacionadas y coordinadas.
• La ejecución del proyecto se organiza con un presupuesto fijo, recursos limitados y plazos específicos.
• Cada proyecto tiene una estructura de gestión específica, un proyecto es único.
• Cualquier proyecto incluye un sistema de seguimiento y evaluación (S&E).
• Un proyecto tiene que ser sostenible en 3 elementos: social, económico, ambiental o ecológico.

Elementos básicos de todo proyecto

• Logro de objetivos o resultados.
• Actividades y/o plan de trabajo.
• Recursos o elementos necesarios.
• Tiempo.
• Costos y recursos financieros.
• Intención de modificar algo: resolución de un problema, cobertura de necesidades.

Todo proyecto cuenta con un responsable (Project Manager o Líder del Proyecto) de su iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre; el cual prevendrá diversas competencias o características en la administración del proyecto, programas tales como: conocimiento del negocio, desempeño, personalidad y liderazgo.

Tipología de los proyectos

La evaluación de proyectos se debe entender como un instrumento que provee información a quien debe tomar decisiones de inversión. Es obvio que para ello el inversionista tendrá que considerar una serie de variables, de tipo político, estratégico o ético, entre otras.

Uno de los primeros problemas que se observan al evaluar un proyecto es la gran diversidad de tipos que se pueden encontrar, dependiendo tanto del objetivo del estudio, como de la finalidad de la inversión:

• Según el objetivo o la finalidad del estudio, es decir, de acuerdo con lo que se espera medir con la evaluación, es posible identificar 3 tipos de proyectos que obligan a conocer 3 formas de obtener los flujos de caja para lograr el resultado deseado. Estas son:

• Estudios para medir la rentabilidad del proyecto, es decir, del total de la inversión, independientemente de dónde provengan los fondos.
• Estudios para medir la rentabilidad de los recursos propios invertidos en el proyecto.
• Estudios para medir la capacidad del propio proyecto para enfrentar los compromisos de pago asumidos en un eventual endeudamiento para su realización.

• Según la finalidad o el objeto de la inversión, es decir, del objetivo de la asignación de recursos, es posible distinguir entre proyectos que buscan crear nuevos negocios o empresas y proyectos que buscan evaluar un cambio, mejora o modernización en una empresa ya existente. En el primer caso, la evaluación se concentrará en determinar todos los costos y beneficios asociados directamente con la inversión. En el segundo, sólo considerará aquellos que son relevantes para la decisión que se deberá tomar. Así, por ejemplo, si se evalúa el reemplazo de una ambulancia, el costo de la remuneración del chofer es irrelevante, por cuanto sin importar la marca por la que se opte, el sueldo será el mismo.

¿Cómo se elabora un proyecto?

Existen diferentes enfoques sobre la elaboración de proyectos. Muchas organizaciones de desarrollo usan la metodología de la gestión del ciclo de proyectos y la mayoría la herramienta del marco lógico. En muchos casos, incluso tales herramientas son obligatorias.

Gestión del ciclo de proyectos

Un proyecto, al igual que la fabricación de cualquier producto o la prestación de un servicio, pasa por un ciclo de vida o fases de desarrollo e implementación.

Cada proyecto tiene que seguir una serie de fases, lo que permite que todo el proceso sea guiado, desde el momento en que se identifica el problema y hasta que éste es resuelto. Esta serie de pasos es conocida como el ciclo del proyecto. La gestión del ciclo del proyecto (GCP) es una herramienta para la toma de decisiones basada en resultados. Cada fase es crucial y debe ser completada antes de pasar a la siguiente. La programación de nuevos proyectos se basará en la evaluación final, en un proceso estructurado de retroalimentación y aprendizaje institucional.

Las fases que atraviesa el ciclo de vida de un proyecto son las siguientes:

• Elaboración o Diseño: en esta fase se definen los objetivos del proyecto, las especificaciones técnicas del mismo, el alcance. Por otro lado, se analiza la información asociada a las posibles actividades y tareas a realizar, es decir, se analiza la experiencia previa que exista sobre proyectos similares.
• Planificación: consiste en analizar los riesgos o problemas potenciales que puedan surgir, definir las actividades y tareas a realizar en el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar los recursos necesarios y establecer un plan de seguimiento del mismo. Es una fase importante ya que si ajustamos al máximo esta actividad tenemos más garantías de éxito.
• Ejecución: consiste en la puesta en marcha de la planificación realizada en la fase anterior. Esta fase combina la gestión y el trabajo técnico que hay que realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Seguimiento y Control: es la aplicación del plan de seguimiento establecido en la fase de planificación. ¿Por qué esta fase? Es difícil, por no decir imposible, que una planificación se ejecute tal cual se ha establecido, por ello es necesario hacer un seguimiento del grado de realización de las actividades, de los recursos utilizados, de la evolución del presupuesto. Cuanto antes se detecten las desviaciones, antes se podrá actuar y arreglar los problemas. En ese caso, se deberá re-planificar e introducir las modificaciones que permitan alcanzar los objetivos.
• Evaluación y Cierre: es el momento de hacer un balance de los resultados alcanzados, de valorar si se han conseguido los objetivos planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe final y disolviendo el equipo de trabajo.

La elaboración es el punto de partida del ciclo del proyecto. La fase de elaboración proporciona la estructura del proyecto: qué es lo que se va a conseguir, cómo se va a ejecutar y cómo se verificarán los progresos. Por lo tanto, la elaboración es la fase más significativa. Su calidad influirá directamente en las siguientes etapas del ciclo del proyecto.

El enfoque de la gestión del ciclo de proyectos asegura que:

• Los proyectos son pertinentes para los problemas reales de los grupos beneficiarios y sacan el mejor provecho posible a las oportunidades existentes;
• Los proyectos son factibles: los objetivos pueden ser alcanzados de manera realista, teniendo en cuenta las limitaciones que presentan tanto el entorno externo como las capacidades de la organización;
• Los beneficios generados por los proyectos son sostenibles.

Aunque esto puede variar de acuerdo a los procedimientos aplicados por cada empresa, generalmente el ciclo del proyecto comprende las 5 fases descritas.

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