INSTRUCCIONES PARA EL USO ADECUADO DEL MANUAL

ÍNDICE

1.        INTRODUCCIÓN

2.        OBJETIVOS

3.        ALCANCE

4.        INSTRUCCIONES PARA EL USO ADECUADO DEL MANUAL

5.        MARCO DE REFERENCIA

6.        DEFINICIONES Y CONCEPTOS

7.        DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

7.1        ERGONOMÍA

7.2        EL TECLADO Y PARTES DEL TECLADO

7.3        DIGITACIÓN

8.        CARTAS

8.1.        CONCEPTO

8.2.        UTILIZACIÓN

8.3.        PARTES DE LAS CARTAS

9.        MEMORANDOS

9.1.        CONCEPTO

9.2.        UTILIZACIÓN

9.3.        PARTES DE LOS MEMORANDOS

10.        CIRCULARES

10.1.        CONCEPTO

10.2.        UTILIZACIÓN

10.3.        PARTES DE LAS CIRCULARES

11.        ACTAS

11.1.        CONCEPTO

11.2.        UTILIZACIÓN

11.3.        PARTES DE LAS ACTAS

12.        INFORMES

12.1.        CONCEPTO

12.2.        UTILIZACIÓN

12.3.        RESUMEN EJECUTIVO

12.3.1.        CONCEPTO

12.3.2.        PARTES DEL RESUMEN EJECUTIVO

12.4.        INFORME CORTO

12.4.1.        CONCEPTO

12.4.2.        PARTES DEL INFORME CORTO

12.5.        INFORME EXTENSO

12.5.1.        CONCEPTO

12.5.2.        PARTES DEL INFORME EXTENSO

13.        CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

13.1.        CERTIFICADOS

13.1.1.        CONCEPTO

13.1.2.        UTILIZACIÓN

13.2.        CONSTANCIAS

13.2.1.        CONCEPTO

13.2.2.        UTILIZACIÓN

13.3.        PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

14.        HOJA DE VIDA CORPORATIVA

14.1.        CONCEPTO

14.2.        UTILIZACIÓN

14.3.        PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

15.         SOBRES COMERCIALES

15.1.        CONCEPTO

15.2.        UTILIZACIÓN

15.3.        PARTES DE LOS SOBRES COMERCIALES

16.        MENSAJES ELECTRÓNICOS

16.1.        CONCEPTO

16.2.        UTILIZACIÓN

16.3.        PARTE DE LOS MENSAJES ELECTRÓNICOS

17.        TARJETAS PROTOCOLARIAS

17.1.        CONCEPTO

17.2.        UTILIZACIÓN

17.3.        PARTES DE LAS TARJETAS PROTOCOLARIAS

18.        CONCLUSIÓN

19.        BIBLIOGRAFÍA

20.         ANEXOS

INTRODUCCION

Este  manual tiene como propósito brindar herramientas que proporcionen la producción de documentos  organizacionales en las empresas.

El cual se plantea con base a la guía técnica colombiana (GTC) la cual permite su adaptación, a las necesidades internas de la organización, con el fin de sumistrar información sobre todo lo relacionado, con la producción de documentos

 Encontraran en este manual, conceptos básicos y características de elaboración de documentos a nivel comercial.  

2.1  OBJETIVOS GENERALES

Poner a disposición  este manual de funciones para que  sea  una herramienta de apoyo y de  orientación para quienes laboren en la organización.

 Con el fin de presentar en forma  ordenada todos los aspectos necesarios, para el desarrollo correcto y oportuno de las labores encomendadas al personal de la organización y de esta manera permitir el ahorro de tiempo, evitando la repetición de instrucciones.

2.2  OBJETIVOS ESPECIFICOS

2.2.1. Evidenciar conocimientos adquiridos en torno al tema.

2.2.2. Fortalecer los conocimientos así como las capacidades de los aprendices.

2.2.3. Elaborar un trabajo que sirva de evidencia para el logro de la competencia.

2.2.4. Mejorar la escritura, digitación y redacción para un mejor Desempeño al momento de producir los documentos empresariales

2.2.5. Identificar el flujo de los documentos para garantizar la distribución adecuada y la entrega correcta a sus destinatarios.

2.2.6. Estandarizar los formatos y determinar las características para la producción de los documentos teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas, con el fin de controlar la generación de documentos en las empresas.

 3 ALCANCE

El manual va dirigido a todo el personal administrativo de las empresas privadas y públicas, encargados del área de producción documental. A través de su aplicación se desea que las empresas implementen las pautas y procedimientos que dicho manual dispone, el cual aborda 13 temáticas como son: Ergonomía, el teclado y partes del teclado, digitación, cartas, memorandos, circulares, actas, informes, certificados y constancias, hoja de vida corporativa, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias, para contribuir al mejoramiento del proceso de producción documental en las organizaciones o entidades.

 4 JUSTIFICACION

Se refiere a la argumentación de la necesidad que existe por adelantar el trabajo propuesto en términos de su aporte, relevancia y pertinencia, desde la investigación de producción documental opinión pública. Es importante tener presente cuál será el aporte que hará la investigación

5 MARCO DE REFERENCIA

Este manual se encuentra soportado por el siguiente marco legal:

• Acuerdo 060 de 2001 del AGN, establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
• GTC (Guía Técnica Colombiana) 185 del ICONTEC.
• NTC 3393 (Norma Técnica Colombiana), del ICONTEC, norma que rige la elaboración de documentación comercial.
• NTC 3234 del ICONTEC, que rige la elaboración de comunicaciones oficiales.
• NTC 3397 del ICONTEC, que rige la elaboración de memorandos.
• NTC3394 del ICONTEC, establece y unifica los requisitos de elaboración de actas administrativas.
• NTC 3588 del ICONTEC, que rige la elaboración de informes administrativos.
• NTC 3369 del ICONTEC, que rige la elaboración de sobres comerciales.
• NTC 4228 del ICONTEC, que rige la elaboración de una idónea hoja de vida corporativa.

6.        DEFINICIONES Y CONCEPTOS:

• ORTOGRAFIA: Es la parte de la gramática normativa que fija las reglas para el uso delas letras y signos de puntuación en la escritura. La ortografía se basa en la aceptación de una serie de convenciones por parte de una comunidad lingüística con el objeto de mantener la unidad de la lengua escrita.
• SIGNOS DE PUNTUACIÓN: Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente utilizamos en los escritos para marcar las pausas necesarias. Entre los cuales están: La coma. El punto y coma El punto Los dos puntos Los puntos suspensivos Los signos de interrogación Los signos de admiración El paréntesis El guion Las comillas
• LA COMA: (,): La coma indica una pausa breve en la lectura. Se emplea para: separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o. Ejemplo: Tenía chocolates, masmelos, bombones y colombinas.  Para separar dos miembros independientes de una oración, hay o no conjunción, entre ellos. Ejemplo: El artista cantaba, la gente aplaudía, y los más jóvenes no paraban de brincar.
• EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones autónomas.
• EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo.
• EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo EL PUNTO FINAL (.): Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.  Se emplean para: Señalar el final de una oración.  Detrás de las abreviaturas.
• LOS DOS PUNTOS (:): se emplean: En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales. Antes de empezar una enumeración. Antes de una cita textual. En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus sinónimos.
• PUNTOS SUSPENSIVOS (…): se emplean: Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía  Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes {…} o paréntesis (…).
• SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?): se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escriben: Al principio y al final de la oración interrogativa directa.
• -SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!): Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Se escriben: Para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También van entre signos de exclamación las interjecciones.
• EL PARENTESIS {( )}: se emplea: Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.  Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares
• EL GUIÒN (-): se emplea: Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un dialogo. Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.
• LAS COMILLAS (“): se emplean: A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje. Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que no pertenece a la lengua española
• GRAMATICA: La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso delas lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
• SINTAXIS: Es la parte de la gramática que se encarga de unir y coordinar las palabras para formar oraciones y en informática es el conjunto de reglas con las cuales nos regimos para programar un programa.
• ORACION: La oración es el constituyente sintáctico más pequeño posible, capaz de realizar un enunciado o expresar el contenido de una proposición lógica, un mandato, una petición, una pregunta o, en general, un acto elocutivo que incluya algún tipo de predicación.
• PRONOMBRES RELATIVOS: Los pronombres relativos son un tipo de pronombre que se refieren a un referente anterior, o antecedente, e introducen una oración subordinada adjetiva de la que forman parte. De relativo que encabezan puede ser visto como un sintagma complementarte. Clases de pronombres relativos. Qué. Quien, quienes. El que, la que, los que, las que, el cual, la cual, los. Cuales, las cuales. Cuyo, cuya, cuyos, cuyas. Lo cual, lo que. Lo que
• REDACCION: La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico.
• COHERENCIA: La coherencia es una propiedad de los textos bien formados que permite concebirlos como entidades unitarias, de manera que las diversas ideas secundarias aportan información relevante para llegar a la idea principal, o tema, de forma que el lector pueda encontrar el significado global del texto.
• EL PARRAFO: Un párrafo es una unidad de discurso en un texto escrito que expresa una idea o un argumento, o reproduce las palabras de un orador. Está integrado por un conjunto de oraciones que tienen cierta unidad temática.
• COMO ESCRIBIR UN BUEN PARRAFO: Escoge un tema sobre el cual escribir. Escribe una buena oración principal.3. Para sustentarla, busca los detalles apropiados.4. Desecha los detalles irrelevantes.5. Construye y enlaza las oraciones coherentemente.6. Concluye con una oración apropiada.
• COHESION: Es la relación de dependencia entre dos elementos de un texto que pertenecen a distintas oraciones. Para lograrla, se utilizan distintos recursos, como ser: los conectores, la referencia, la elipsis y la sustitución. Se relaciona, entonces, con la organización.
• DIGITACION: Es la técnica mediante la que se elige cuáles dedos y posiciones dela mano se han de utilizar para tocar un instrumento musical. Por ejemplo al tocar el piano, los acordes y melodías pueden interpretarse mediante distintas combinaciones de dedos. La digitación -en este contexto- consiste en la selección de cual dedo utilizar en cada tecla, para cada nota.
• ERGONOMIA: La ergonomía es la disciplina científica que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del trabajador.

Figura 1 posicion incorrecta

[pic 2]

Figura 2 posición correcta

[pic 3]

TECLADO: En informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora.

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