Identificación de Riesgos en los Procesos y Procedimientos Formato No 2

No

PROCESO

RIESGO INTERNO

RIESGO EXTERNO

DESCRIPCION

CAUSAS

POSIBLES CONSECUENCIAS

CONTROL EXISTENTES

PROBABILIDAD

IMPACTO

NIVEL

PLAN ACCION MANEJO RIESGOS

RESPONSABLES

INDICADOR

1

ATRIBUTOS Y FUNCIONALIDADES AL SITIO WEB

Muchas conjeturas  en sus atributos y funciones orientadas al sitio web

Atributos y funcionalidades que no son apropiados para al usuario

No ponerse de acuerdo si añadir o no conjeturas más contundentes

Inconformidad por parte de los usuarios ya que consideran innecesarios tales atributos y funciones añadidas

Media

Alto

1

Oficina de planeación y sistemas

2

PREGUNTAR  A  LOS CLIENTES LO QUE QUIEREN

Tomar muy al pie de la letra lo que los clientes quieren

Retroalimentación y consideración de las necesidades de los clientes

La necesidad de escuchar al público y darles lo que están pidiendo para su mayor conformidad

Al tomarse demasiado en cuenta lo que los clientes quieren, se puede terminar perdiendo el norte de lo que en verdad se quiere hacer.

Baja

Alto

1

Realizar una visita por un grupo de la delegatura para revisar los riesgos que no fueron evaluados.

Realización de las visitas y las visitas donde faltó profundizar

3

ENCUESTAS EN LINEA

Elección de respuestas sin considerarlas adecuadamente

Retroalimentación y consideración de las necesidades de los clientes por medio de preguntas formuladas

La necesidad de saberlo que el público quiere y darles lo que están pidiendo para su mayor conformidad

No encontrar una claridad o tendencia exacta para saber lo que en verdad quieren y necesitan los clientes ya que las respuestas pueden ser muy variadas

Media

Medio

2

Reunión con agentes especiales o liquidadores para la socialización del manual

Alta dirección y Delegaturas

4

ENCUESTAS CARA A CARA

Elección de respuestas sin considerarlas adecuadamente

Retroalimentación y consideración de las necesidades de los clientes por medio de preguntas formuladas

La necesidad de saberlo que el público quiere y darles lo que están pidiendo para su mayor conformidad

No encontrar una claridad o tendencia exacta para saber lo que en verdad quieren y necesitan los clientes ya que las respuestas pueden ser muy variadas

Baja

Alto

1

Recordar la obligación de las supervisadas

5

OPERACIONES DE REGISTRO DE ACCESO

Malas formas de llevar a cabo la operación de registro

La formas en que se llevan los registros de acceso no son las más eficientes

Una mala metodología, programación o error en la base de datos

1-Incoherencias en los registros de acceso.

Media

Alto

1

Jefe Operaciones de registro

Numero de procesos o Numero. De sentencias en contra de la entidad.

2-Desinformacion en caso de que se necesiten en el futuro

6

SERVIDOR WEB Y SISTEMA DE SEGUIMIENTO

Problemas de sincronización para el seguimiento de pedidos

Desinformación al momento de transmitir los datos de envió en el seguimiento de los pedidos

A-Fallo en la sincronización del servidor y la base de datos

A-Resultados falsos y desinformación

Alto

Alto

Lista de chequeo para verificación de la información

Funcionarios de las áreas misionales

No. De procesos / No. De procesos no atendidos por falta de información

B-Fallo en la sincronización de los pedidos

B-Insatisfacción de los clientes

C-Demanda por parte de los clientes

7

REDACCION DE INFORME DE LOS PEDIDOS DEL MES ANTERIOR

Mala redacción, programación y registros

El informe ha sido mal redactado y programado

A-Una mala programación a la hora de tomar los registros

A-Resultados falsos y desinformación

Media

Media

 2

Revisión aleatoria por la jefe de la oficina o a quien designe del adecuado registro de los contratos

Jefe Oficina Jurídica

Total de reportes realizados por total de reportes no realizado

El informe toma registros erróneos

B-Malos registros que viene desde el mes anterior en la base de datos

B-Falta de credibilidad en todos los registros

C-Mala Redacción en el informe

C-Falta de credibilidad en los programadores

8

ENVIO DE ARCHIVOS A TRAVES DEL FIREWALL AL SERVIDOR

Los archivos no logran la aprobación de firewall

Alta

Media

2 

Diseñar un cuadro para de control de asignacion de consultas

Funcionarios Oficina Asesora Jurídica

No. De consultas / No. De consultas con criterios encontrados

A-Los archivos no contienen el formato, extensión o tamaño permitido

Fallo de aprobación por parte del firewall

B-Los archivos contienen algún agente malicioso

A-No aprobación del envío de archivos por parte del firewall

B-Retraso en las actualizaciones correspondiente a los registros y documentos

9

10

CONTROL INTERNO

No presentación oportuna de informes a los entes de control

No enviar los informes que se tienen que realizar dentro de las fechas exigidas por los organismos de control

Demora en la remisión de la información de las áreas involucradas.

Sanciones por los entes de Control.

Formular e implementar un cronograma especifico por areas , con responsables y periodo de presentación

Baja

Alto

 1

Revisión de la OCI

Oficina de Control Interno

Total normatividad difundida y aplicada en la entidad / Total normatividad emitida de aplicación en la entidad.

11

No elaborar el plan general de auditoria con vigencia anual

La normatividad establecida para la implementación del MECI, exige la presentación y aprobación del plan general de auditoria

Eventual falta de planeación por parte de la OCI; no celebración de Comité técnico de control interno

No aplicación del MECI

Cronograma y plan de auditoria

Alta

Alto

 1

Seguimiento a los informes y cronograma

Oficina Asesora del Control Interno.

No de informes presentados oportunamente / No de informes que debe presentar la entidad

12

No claridad de objetivos

El personal no tiene sus objetivos claros fundamental para saber cómo proseguir hasta alcanzarlos

A-No hay una clara comunicación y documentación por parte de los jefes y/o directivos hacía sus empleados

A-Atraso de los planes de la empresa

Investigar y crear un documento en el cual se demuestre con claridad que es lo que quiere la empresa y que rumbo tomar

Baja

Alto

 1

Plan de auditoria

Oficina Asesora del Control Interno.

No de auditorias realizadas / No de auditorias programadas

B-falta de interés por parte de los empleados

B-Acumulación de trabajos y  sobrecarga laboral

13

No creación de informes

No se están creando los informes que se requieren cuando se requieren para mantener un respectivo control interno

A-Falta de creación de carpetas para archivar los informes

Falta de pruebas a la hora de justificar

Crear documento en el muestre y justifique los informes que se han realizado

Baja

Alto

 1

Número de proyectos de desarrollo y/o renovación de la plataforma tecnológica Realizados / Número de proyectos de desarrollo y/o renovación de la plataforma tecnológica Programados

B-Falta de espacio físico necesario para archivar los informes

No se tiene un historial y control al cual recurrir en caso de ser necesaria una revisión

C-Pereza por parte del personal encargado de la realización del informe

D-Falta de tiempo para realizar el informe

14

No revisión diaria de email

No se revisa diariamente los correos electrónicos

A-Pereza por parte del personal encargado de la realización del informe

A-Desactualización de la información y lo que sucede asociado a la empresa

Reconsiderar la importancia de estar conectado con el exterior

Baja

Alto

 1

Número de mantenimientos de la plataforma tecnológica Realizados / Número de mantenimientos de la plataforma tecnológica Programados

B-Mala conexión a internet

B-No comunicación entre departamentos de la empresa

C-Falta de tiempo para realizar el informe

15

Uso de email privado para asuntos laborales

Los empleados usan sus correos electrónicos privados para enviar y recibir información sobre asuntos laborales

Falta de correos electrónicos exclusivos para asuntos laborales

Mezcla de información privada y laboral

No mesclar lo personal con lo laboral ya que pueden surgir problemas a futuro que incluso pueden ser grabes

Media

Medio

 2

Número de fallas en la plataforma tecnológica Ocurridas / Número de fallas en la plataforma tecnológica proyectadas

Falta de programa dedicado para trasmitir correos electrónicos laborales

Confusión y desinformación entre los empleados

16

Creación de backup

No se realizar copias de seguridad de toda la información de la empresa

Falta de medios para guardar la información

Riesgo de perder la información sin poder recuperarla

Reconsiderar la importancia de tener la información respaldada

Baja

Medio

2

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas todas las areas

Número de ataques por virus informáticos Controlados / Número de ataques por virus informáticos Detectados

Falta de conocimiento para realizar una correcta copia de seguridad

17

Contraseñas para cada equipo y correos electrónicos laborales

No se asigna una contraseña para cada equipo y correo electrónico laboral

Pereza por parte de los empleados encargados en crear las contraseñas para los equipos y correos electrónicos laborales

Fácil infiltración de cualquier persona y acceso a información privada de la empresa

La importancia de tener bajo una estricta seguridad la información

Baja

Alto

 1

Revisión del plan de auditoria presentados por los auditores

Todas las Areas

No se le toma importancia al asunto de seguridad y privacidad

Perdida y/o daño de la información

18

Complejidad de contraseñas

No se crean contraseñas lo suficientemente complejas para cada equipo y correo electrónico laboral

Pereza por parte de los empleados encargados en crear las contraseñas lo suficientemente complejas para los equipos y correos electrónicos laborales

Fácil infiltración de cualquier persona y acceso a información privada de la empresa

La importancia de tener bajo una estricta seguridad la información

Medio

Medio

 2

Ajuste de indicadores cuando sus resultados no son los programados

Perdida y/o daño de la información

No se le toma importancia al asunto de seguridad y privacidad

19

GESTION DE INFRAESTRUCTURA

Plataforma tecnológica no satisface las necesidades de la entidad

La infraestructura y/o plataforma tecnológica de la entidad no cuenta con los requerimientos necesarios para satisfacer las necesidades de la entidad o se encuentra desactualizada.

No se presentan proyectos para desarrollo y renovación de la plataforma tecnológica.

Atraso tecnológico de la entidad.

Renovación tecnológica descrita en el Plan de Inversión anual.

Baja

Alto

1

Revision del estado de cumplimiento de las meta cuando se realicen los seguimientos en los diferentes planes

20

Las metodologías no son acertadas y son anticuadas

Las metodologías escogidas por la empresa para el desarrollo de sus labores no son las que más le convienen

A-No se aclararon desde un principio si esas metodologías serian efectivas a largo plazo

A-Clara reducción en localidad final de los productos de la empresa

Tener claro cómo se va a proceder a crear los proyectos, actualizarlas de ser necesario

Alta

Alto

1

Aumento de la planta de personal, implantación herramientas de trabajo y/o diseño de planes de contingencia para evacuar tareas

B-No se han actualizado las metodologías acorde a las necesidades actuales de la empresa

B-Inconsistencias, huecos y fallas en la planeación del proyecto

21

Las metodologías no son aceptadas por el personal

Las metodologías escogidas por la empresa para el desarrollo de sus labores no son de agrado y/o conformidad para su personal

El personal considera que las metodologías de la empresa deben cambiar acorde a las exigencias del proyecto y las necesidades de hoy en día

A-Insatisfacción por parte de los empleados

Tener claro cómo se va a proceder a crear los proyectos, reconsiderar el agrado y aceptación ante el personal

Alta

Alto

1

No de Enfermedades Profesionales y Accidentes de Trabajo presentadas en el año

B-Atraso en los proyectos

C-Baja calidad en los productos finales de la empresa

22

Mala administración y financiación

La mala administración y financiación de la empresa ocasiona que sus fondos económicos sean mal distribuidos

A-Personal administrativo y contable con poco conocimiento

A-Inconformidad en el personal de cada departamento de la empresa

Vigilar constantemente lo que ocurre con los fondos y presupuesto

Alta

Alto

1

Consolidado encuesta individual y consolidado encuesta por áreas de capacitación y bienestar

B-Posibles extracciones ilegales del fondo de recursos económicos

B-Estancamiento de algunos departamentos por no recibir financiación para sus actividades

C-Estancamiento general de la empresa al no tener sustento económico fuerte y constante

23

Segregación de funciones

Se está dando muchas funciones a cada miembro del personal

A-No creación de cargos y contratación de más personal para ejecutar las funciones extras de los demás empleados

A-Cansancio y desgaste del personal ante la sobrecarga laboral

Distribuir adecuadamente las actividades que se deben ejercer

Alto

Alto

1

Que cada área elabore un cronograma de acuerdo a sus necesidades.  Que cada area elabore y administre su presupuesto. .

Ejecución presupuestal por área frente a cronograma.

B-Falta recursos económicos para contratar mas personal

B-Mala imagen y reputación ante el personal

24

Canales de comunicaciones

No se usan los canales de comunicación por los cuales se exijan a los empleados transmitir información

Los empleados no tienen claro cómo deben usar los canales

No se transmite la información rápidamente

Crea canales o capacitar al personal sobre su correcto uso

Baja

Alto

1

Continuar con el proceso de capacitación a los funcionarios sobre estados financieros y indicadores.

Los empleados ignoran los canales de comunicación

Atraso en actividades que requieran coordinación entre departamentos

25

Encuestas a clientes con resultados negativos

Las encuestas a los clientes revelan la insatisfacción que sienten los clientes con los productos de la empresa, lo cual es negativo para la empresa

A-Se ha descuidado mucho la calidad de los producto y ello da mala reputación de la empresa ante el cliente

A-Reducción de ganancias y fondos de presupuesto

Reconsiderar lo que quiere el cliente y lo que necesita

Baja

Alto

1

Continuar con el proceso de capacitación a los funcionarios sobre  herramientas y tecnológicas

B-Se están ofreciendo productos que el cliente simplemente no quiere adquirir

B-Desconfianza e incluso odio de algunos clientes hacia la empresa

C-El cliente no está de acuerdo con algunas políticas que la empresa a implementado en su infraestructura

C-Falta de credibilidad ante sus clientes

D-La competencia ofrece mejores productos y ofertas

D-Riesgo de caer en banca rota

26

Objetivos y metas no claras

Los objetivos y metas que se han fijado no son lo suficientemente claros para el personal

A-La persona a cargo de la fijación de objetivos necesite adquirir más habilidad a la hora de expresarse y crear metas de la empresa

A-Ir a ciegas realizando proyectos puede ocasionar que se termine desviando mucho la proyección que desde mucho antes tenía la empresa

Media

Alto

1

No de requerimiento por no reporte de información

B-No se está haciendo una correcta revisión, investigación y aprobación sobre los objetivos y metas

B-Todos los proyectos de la empresa se ven claramente afectados

C-Atraso en los proyectos y su entrega al cliente

D-Insatisfacción del cliente al saber que el producto que estaba esperando le fue aplazada su fecha de entrega

27

Hacer siempre lo que el cliente quiere

Se debe considerar siempre lo que el cliente quiere, pero en ocasiones el cliente pide mucho más de lo que realmente necesita y de lo que la empresa puede lograr

A-El cliente pide muchas funciones extra para su producto que pueden llegar a ser muy costosas de implementar

A-Se obtendrá un producto el cual tendrá tantas funciones extras que en última instancia algunas de estas van a quedar olvidadas

Reconsiderar lo que quiere el cliente y lo que necesita

Alta

Alto

1

No de controles de legalidad mal enfocados

B-El cliente pide algo que se sale mucho del presupuesto

B-Se afecta el presupuesto de la empresa ya que la implementación de funciones extras fue muy costosa

28

TALENTO HUMANO

Insuficiencia de habilidades en el personal

El personal no posee los suficientes conocimientos y habilidades para ejecutar sus actividades

A-No se ha hecho suficientes capacitaciones

A-Lentitud en la ejecución de actividades y eventualmente atrasos en el cronograma

Prestar mayor atención a los filtros, proceso de selección y capacitaciones

Media

Medio

2

B-Las capacitaciones no han sido suficientemente claras para el personal

B-Estancamiento cuando se presenten incidencias al no poder resolverlas

C-El personal no adquirió los suficientes conocimientos en sus tiempos de estudios

29

Falta de personal

No se tiene suficiente personal contratado

A-No se han hecho contrataciones en los último meses

Prestar mayor atención a los filtros, proceso de selección

Baja

Alto

1

- Base de datos y comparativo de comportamiento de indicadores

B-Los filtros son demasiado exigentes para la elección y contratación del personal

C-La empresa no es atractiva para laborar en ella (mala reputación)

D-No se tiene suficiente presupuesto para pagar los nuevos cargos

30

Reclutar personal innecesariamente

Se está reclutando personal que no es necesario

A-La empresa posee fuertes ingresos económicos y considera que puede tener personal extra

A-Sobre cupo en los departamentos

Prestar mayor atención a los filtros, proceso de selección

Baja

Alto

1

Información perdida

B-Los filtros no son lo suficientemente exigentes

B-Poco trabajo para algunos miembros del personal

C-Los altos rango en la empresa dan permiso inmediato para contratar personal sin haber pasado por un filtro y proceso de selección

C-Derroche de dinero y desgaste del presupuesto de la empresa

31

Falta de incentivos

Al personal no se le está dando motivos extra para que mejore con su rendimiento y premiarlo por su buen trabajo

A-No hay presupuesto suficiente

A-Mala imagen de la empresa ante su propio personal e incluso ante sus clientes

Reconsiderar lo que puede hacer que el personal tenga un mejor rendimiento

Alta

Alto

1

Contestar de fondo la petición del usuario

B-Las normas y políticas de la empresa lo impiden

B-Falta de interés por parte del personal a la hora de realizar sus actividades

C-No se ha considerado los incentivos como estrategia para mejorar la productividad de la empresa al estimular al personal de que haga un buen trabajo siempre