La comunicación en las organizaciones juega un papel importante de gran importancia, sin embargo

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TLALNEPANTLA

Alumna: Monroy Monroy Yesenia.

Profesor: Edgar Alfonso Becerril.

Asignatura: Habilidades Directivas II

Carrera: Ing. En Gestión Empresarial.

Grado: 4to Semestre

Trabajo a entregar: Unidad V

Unidad V: Comunicación Efectiva

        La comunicación en las organizaciones juega un papel importante de gran importancia, sin embargo, al no ser efectiva y no contar con métodos eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos tales como:

• Malos entendidos
• Notificación inadecuada de las prioridades
• Ordenes confusas
• Aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pienso que…, a mí me dijeron que…, yo no sabía que…)

Lo anterior genera un clima organizacional tenso y poco productivo

V.I Imagen Directiva.

         Es todo aquello que nos podemos quitar y poner con relativa facilidad. “el maquillaje” la modificación del cabello, la vestimenta, por lo tanto lo más fácil es modificar, se trata de actitudes tales como la generosidad, la cordialidad, discreción, el saber estar o la buena presencia.

V.I.I Concepto

        Cuando hablamos de imagen personal, no nos referimos no solo a algo mucho más amplio que incluye la postura, los movimientos, los rasgos, la manera de caminar, los rasgos físicos, la mirada, la risa, el tono de voz, la higiene, la cortesía, la educación, entre otros. Es un estilo de vida una forma de ser y actuar, y cada persona es diferente.

        Es muy importante cuidar nuestra imagen personal dado que lo primero que los demás observan de uno, esto es aun cuando no se pronuncie palabra alguna, podemos transmitir datos y proyectamos nuestra personalidad, esto es igual a través de la imagen que ofrecemos al exterior. De acuerdo a los psicólogos sociales cuando se produce el encuentro con una persona el periodo crítico son los primeros 5 minutos y las impresiones que se formen durante ese tiempo persisten y se refuerzan.  

Como dice las frases populares “la primera impresión es la que cuenta” y “no existe una segunda oportunidad para causar la primera impresión”

V.I.II El protocolo es el conjunto de reglas precisas que rigen todo proceso directivo (ceremonial).

El término ceremonial se refiere a: Es el Ambiente, el Acto, el Sistema que debe rodear las situaciones oficiales.

Para subsistir en un mundo que se presenta con alta competencia, cualquier empresa sea internacional o hasta microempresa lo más valioso que pueden tener y en consecuencia mantener en su imagen. Tener un estilo propio relacionarse de una forma adecuada, prestar atención a sus públicos, cuidare los detalles en la presentación. Es la aportación que le ofrecerá propio en el protocolo empresarial y que incidirá directamente en la cuenta de resultados, al ayudar a crear una diferencia sobre sus competidores:

1. Espejo Corporal. Se refiere a la precepción de la imagen que día a día presentan los integrantes o empleados en un centro de trabajo que permiten inferior desde su estado de salud, hasta la falta de alineación personal reflejándole con detalle en forma congruente y asertiva los cambios que puede hacer para mejorar su confianza, seguridad y la imagen personal que tendrá el impacto con la imagen de la institución o empresa.
2. Espejo de voz. Es otra forma de espejear (reflejar) desde el tono, el ritmo, y la velocidad de la voz de otra persona. Ejemplo: si una persona se expresa muy a prisa, la forma de reflejar es respondiendo lentamente, con seguridad para que a su vez comience a sentirse identificado con el ritmo de la conversación.
3. Espejo de la respiración. Es la tercera forma de observar tanto la profundidad, frecuencia y amplitud de la respiración de las demás personas. Estas tres formas de espejo solo son algunas formas que existen para crear empatía en un proceso de comunicación.

V.II. Conducción de las Presentaciones Orales y Escritas.

        Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se planifican con el suficiente tiempo y además se practican, el objetivo de este informativo es explicar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y exitosa.

Pasos para preparar una presentación oral:

1. Clasifiquen los objetivos y determinen los que son específicos. Al principio es importante formular los objetivos generales y específicos que pretendemos desarrollar en nuestra presentación oral. Estos objetivos debieran servir como principios de organización para el desarrollo de la introducción del cuerpo principal y conducción del mensaje.
2. Analice la audiencia. Al preparar la presentación es importante considerar la composición de la audiencia, esto significa que es lo que sabemos con respecto al público receptor de nuestro mensaje, el cuela es su nivel de conocimiento sobre el tema específico a tratar, cual es la actitud inicial que deberían considerar y tener con respecto al tema, que recomendaciones deberían considerarse. Esta información puede usarse para adoptar su presentación y la concurrencia.  Debe estar especialmente consiente de que las audiencias están generalmente compuestas de personas que tienen diferentes niveles de conocimiento actitudes y valores. Existen dos tipos homogéneos y heterogéneos, deben de considerar el sexto nivel socioeconómico y cultural que tiene el público al dirigir.
3. Seleccione sus materiales considerando que usted presentara oralmente puede variar de alguna manera con el contenido del escrito, debe tener en claro que la información incluirá-excluirá en su presentación.
4. Es útil considerar el tiempo que requerirá para desarrollar cada uno de las áreas importantes de la pena ensayar y tomar tomando en cuenta el tiempo asignado
5. Organicen sus materiales. Es necesario determinar en primer lugar el orden lógico en que ira el material seleccionado, posteriormente es también importante preparar una sección introductoria con los puntos clave que se incluirán en la presentación y una sección de conclusión en que enfatice los puntos importantes discutidos. Es también relevante prestar atención al uso apropiado de la transición de una idea a otra.

5.3 ELEMENTOS ESCENCIALES DE LA PRESENTACION EFECTIVA

        Todos enfrentamos en algún momento una situación en la cual tenemos que realizar una presentación ante un grupo. Por eso es importante desarrollar la habilidad y con frecuencia las presentaciones efectivas a grupos grandes y pequeños, esto puede ser un elemento diferenciador y positivo en la formación y trayectoria profesional:

1. Conozca la audiencia. Lo primero  que usted debe definir y conocer es “a quien le va hablar”. Es fundamentar enfocar el tema, la propuesta y la forma en la que se realiza la presentación de acuerdo a nuestra audiencia. Debemos definir el leguaje que nos vamos a comunicar y el nivel de especialización en el que podemos incurrir.
2. Comience por el final. Muy a menudo se tienen presentaciones que inician y terminan sin un propósito. El resultado es que el público queda tal cual que el inicio de la presentación. Es fundamental definir claramente cuál es el mensaje final que debemos comunicar al público. Escriba la última frase de su presentación, ya que con ello podrá llevar a la audiencia a la misma conclusión
3. Aplique técnicas de relajación estas pueden ser ensayando el discurso frente al espejo , personas de su confianza, observando y poniendo atención a las señales que les lanza el grupo al cual le está presentando el discurso, observar videos relacionados con la temática de su discurso, realice ejercicios de respiración cada vez que le permitan la fluidez en su presentación
4. Utilice el formato clásico. El formato clásico de cualquier presentación es: “inicio desarrollo y conclusiones”  si usted se asegura que la presentación cuenta claramente con estos tres elementos tendrá la certeza que es efectiva, aumentando indudablemente su poder de persuasión en la audiencia dando una idea clara de la presentación, desde el inicio hasta su conclusión.
5. Disminuya su ritmo

La primera reacción de la presentación de la mayoría de los presentadores novatos es hablar exclusivamente de experiencia previa y excesivamente rápida. Se requiere de transmitir el mensaje a un ritmo en el que todos comprendan lo que se está comunicando. Con pausas de tal suerte que se permite la reflexión de la audiencia.

1. Comuníquese en varios canales  La comunicación en la efectiva requiere de cuatro canales simultáneamente: tono de voz, palabras, lenguaje corporal y ritmo de la presentación, distintas personas requieren de estos cuatro canales o elementos con el fin de transmitir el mensaje. Para aumentar la efectividad se deberán realizar algunas variaciones durante la presentación. En algunas ocasiones se requerirá un ritmo más acelerado y otras por el contrario más lento.

     En ocasiones será necesario gesticular y en otras será más apropiado un            menor movimiento corporal.

Escoja bien las palabras que va a utilizar, no todas las palabras son igualmente   persuasivas o estimulantes para las distintas personas, finalmente utilice distintos tonos de voz

1. Utilice el humor con mucho cuidado.

Aquí la regla de oro parece ser “ante la duda absténgase”. No todas las personas tienen el mismo sentido del humor este elemento es más crucial si se tiene un grado alto de confianza con la audiencia, la utilización del humor en las presentaciones es una habilidad excesivamente compleja que haremos bien en dejar para los más expertos, toda vez que es riesgoso realizar una broma, toda vez que se empleen para cubrir el contenido del mensaje y lista mucho del nivel de las personas

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