ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL CONSULTORIO BARRIO ADENTRO SAN AGUSTÍN II

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PROGRAMA NACIONAL DE FOMACIÓN  EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL CONSULTORIO BARRIO ADENTRO SAN AGUSTÍN II, MUNICIPIO IRIBARREN,

PARROQUIA CONCEPCION BARQUISIMETO

        ESTADO LARA        

Participantes:

Ana Alburjes

Betty García

Edith Mujica

Gladys Cordero

Yestty Campos

Yamilet Gonzalez      

Tutora Asesora:    

María Angulo

Tutora Externa:

Nelsy Parra

Octubre 2018

I PARTE

DESCRIPCION DEL PROYECTO

1. DIAGNOSTICO SITUACIONAL

1.1 Descripción del Contexto

El estudio y análisis de los archivos, nos conduce a describir las características y situaciones en la que se encuentra físicamente, es por ello que se realiza la visita con el fin de lograr un diagnostico en el Consultorio Médico popular San Agustín II, donde se observó que el mismo no cuenta con un archivo adecuado, ni un  método de ordenación, tampoco cuentan con instrumentos descriptivos idóneos que garanticen localizar la información eficaz lo que hace que los usuarios no obtengan la información al momento preciso. A su vez se constató que el consultorio no posee el mobiliario idóneo para la implementación del archivo, de igual forma carece de espacio para la custodia apropiada de los documentos, así  como también la preservación de su integridad física.

1. Razón Social.  Nombre de la Organización:

La razón social de la Comunidad San Agustín, se denomina Consultorio Barrio Adentro San Agustín II dedicado al servicio de asistencia médica.

1. Naturaleza de la Organización: Producto y/o Servicio:

El Consultorio Barrio Adentro San Agustín II San Agustín, tiene la finalidad de promover, proteger y recuperar la salud, así como de reducir o de compensar la incapacidad irrecuperable, incluida el suministro de medios, recursos y condiciones para ello. Tiene como finalidad fundamental producir salud de la mejor manera posible en cada situación específica y constituye el eje del proceso social de generación de salud, es decir, producir salud para las personas, pero especialmente para la población en su conjunto.  La eficacia social del sistema es el principal indicador de desempeño del sistema de salud, es decir la de salud de la población.

1. Localización Geográfica:

El Consultorio Barrio Adentro San Agustín II, está ubicado en el Estado Lara, Municipio Iribarren, Parroquia Concepción, específicamente en la calle 43 entre carreras 15 y 16. Limita al Norte con la comunidad Raul Azperren y la comunidad San Agustín. Al Sur: con la comunidad Vencedores de Ayacucho. Al Este: con la comunidad Raul Azparren y al Oeste: con la comunidad San Agustín.

1. Historia de vida de la Organización:

La sede del Consultorio Barrio Adentro San Agustín II, en años anteriores funcionó como academia de baile en la cual al tiempo su dueña fallece, debido a ello la casa que da en manos de familiares creando allí una residencia donde los mismo residentes invadieron la casa. Los lugareños destruyeron la casa al nivel de deterioro. Posteriormente estas familias fueron reubicadas en la Ciudad Socialista Alí Primera. Por ende esta edificación fue tomada por el consejo comunal del sector donde se construiría una iglesia llamada Don Bosco, viendo esto como no prioritario, la comuna en construcción Batalla de Ayacucho en asamblea de ciudadanos y ciudadanas, se decidió tomar el espacio dándole funcionamiento al actual consultorio San Agustín II. Fue rehabilitado por esta comuna y por comerciantes del sector. Esto se dio el 25 de mayo 2015 (rehabilitación), y empieza  a funcionar como tal  en junio el mismo año  hasta la actualidad.

Cabe resaltar que  en dicho consultorio funcionan consultas integrales  y el equipo de  salud integral: la doctora. Ana María  Polanco y la Licenciada en enfermería  Nelcy Parra junto a la vocera del poder popular señora Flor Escalona , también se contó con la presencia de la diputada doctora Linda Amaro , el diputado David Freytes ,las organizaciones sociales tales como Consejo comunal Raúl Azparren, consejo comunal Mariscal de Ayacucho, San Vicente de Paul.

Al mismo tiempo se conformó un  Comité  Promotor, integrado por Licenciada Rosa Torres, Oscar Pérez, Alexander Arias, Víctor Escalona y la licenciada Nelcy Parra; en la actualidad se mantiene activo. Es importante acotar que este consultorio popular  trabaja para beneficiar a todas las comunidades adyacentes.

Durante la recolección de información en cuanto a la reseña histórica se realiza una entrevista estructurada a personas como Adán Añez Batista, la Profesora Rosa Torres ambos son parte de las luchas realizadas para que se formara este centro de salud.

1. Nombre de las Organizaciones vinculadas al Proyecto:

Entre los organismos relacionados para la realización de este proyecto tenemos: Consejo Comunal Vencedores de Ayacucho, Misión Sucre, Ministerio de Educación  Universidad Politécnica Territorial del Estado Lara Andrés Eloy Blanco.

1. Problemas, Necesidad o Intereses del Contexto

1. Descripción del Diagnostico Situacional:

Según Zerpa (2009), “El diagnóstico es un proceso que permite identificar y explicar los problemas y potencialidades que afectan a la población de una comunidad”. El objetivo de éste, es obtener información y reflexionar acerca de los problemas, necesidades, recursos y oportunidades para definir la visión colectiva del archivo. Así mismo, tiene como finalidad, sensibilizar y comprometer a la sociedad con los problemas que presentan, el cual les permite identificar las fortalezas y oportunidades del colectivo social, creando espacios para la participación y la organización informacional social.  

Partiendo de este concepto se deduce que para toda organización es primordial el preservar la información, así como también de crecer y mantenerse a lo largo del tiempo, con motivo de garantizar el bienestar colectivo; para ello, se han de organizar en forma ordenada las historias médicas de cada paciente de forma tal que les permita cada día ser eficientes, eficaces y efectivos.

Al abordar la comunidad y retomar las actividades de investigación para seguir con el desarrollo del proyecto socio integrador, se realizaron varias visitas al Consultorio Barrio Adentro San Agustín II, en la cual por medio de la técnica de observación directa y el sondeo de opinión, en relación a la organización del archivo se pudo detectar que el mismo no cuenta con un archivo adecuado, ni un  método de ordenación, tampoco cuentan con instrumentos descriptivos idóneos que garanticen localizar la información eficaz lo que hace que los usuarios  no obtengan la información al momento preciso. Todo ello basado en lo que dice Arias (2006) “La investigación debe estar presente cuando se pretende arribar a un diagnóstico de necesidades, o cuando el objetivo es probar la efectividad del plan, programa o proyecto”. Y es que si se necesita resolver un problema, o renovar algo se debe llevar a cabo primeramente una investigación, que nos conduzca a la resolución y toma de decisiones para solventar algún problema. Es por ello que primeramente se realiza un diagnóstico.

Chávez (2001) define las técnicas e instrumentos de recolección de los datos como “los medios que utiliza el investigador para medir el comportamiento o atributos de las variables. (p. 173). Para la recolección de datos utilizara  como técnica la encuesta que según Arias (2006),  “es una técnica que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de sí mismos, o en relación con un tema en particular” (p.72).Esta técnica “consiste en formular preguntas directas a una muestra representativa de sujetos  a partir de un cuestionario”, según Hurtado y Toro (ob. cit.).

Es de acotar que los documentos que se encuentran dentro del archivo del  Consultorio Barrio Adentro San Agustín II, tales como expedientes, y los documentos con información de la institución son una valiosa fuente de investigación, pero no se cuenta con la organización necesaria para acceder a dicha fuente donde se garantice el adecuado uso y manipulación de estos documentos con la finalidad de que esa información sea utilizada por los usuarios de manera provechosa y con un gran potencial de mayor beneficio con la misión de salvaguardar la documentación que en la institución se encuentran; se opta por la creación  de un archivo, con la finalidad de disminuir el deterioro, facilitar la información  y ser custodiado.

Así mismo, se constató que el consultorio no posee el mobiliario idóneo para la implementación del archivo, de igual forma carece  de espacio para la custodia apropiada de los documentos, así  como también la preservación de su integridad física. Así mismo se observaron  las siguientes problemáticas: Desconocimiento  de la tecnología en materia del proceso de archivo presentando una dificultad  al momento de la búsqueda de  información; de igual forma existe la falta de organización del acervo documental; se debe hacer hincapié en utilizar herramientas que permitan agilizar los procesos de consultas, tomando en cuenta las técnicas de manejo documental; se visualiza la necesidad de crear y establecer un sistema de archivo donde se contemple los procedimientos archivísticos  donde su organización física hasta el uso de la tecnología actualizada para así lograr el acceso y la difusión documental cumpliendo con la disciplina archivística.

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