ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES

ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES

La buena organización de los documentos permite una rápida identificación de la información, valorar sus funciones y necesidades operacionales.

Para llevar a cabo la correcta organización de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

• Estimar la cantidad de documentos que van a formar parte de la unidad documental (carpeta) asegurando que no se disminuya la facilidad de consulta.

• Cada unidad documental debe conservar máximo 250 folios.

• Los documentos se deben legajar de tal manera que todos queden alineados a la

    parte superior de la hoja.

• Los documentos deben estar libres de todo tipo de material metálico: ganchos de

    cosedora, clips, etc.

• Se debe legajar con gancho de plástico, no metálico, para evitar deterioro de los documentos por factores de corrosión u oxidación.

• Se debe evitar perforar el documento más de una vez, y al momento de hacerlo  evitar la pérdida de información.

• Se recomienda realizar una selección, expurgo o descarte documental; para evitar archivar:

• copias y/o duplicados, de documentos originales que estén perfectamente  localizados.

• Propaganda, folletos plegables (si estos no cumplen función de soporte), tarjetas de  invitación, catálogos, publicaciones comerciales.

• Borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.

• Cotizaciones desactualizadas.

• Todo escrito a lápiz, puesto que no tiene valor jurídico.

• Los documentos fax, se deben fotocopiar y conservar la copia, ya que este es un papel tipo térmico que tiende a desmejorar.

• Folios en blanco, folios carentes de valor documental.

• Este expurgo y/o descarte debe hacerse inmediatamente estemos seguros que el documento ha cumplido su función o ha perdido su validez, para que no se convierta en “papeles de oficina” y al momento de prepararlos para la fase de transferencias documentales haya un avance significativo.
• Otro aspecto importante para tener en cuenta al momento de organizar la    documentación, son sus fechas extremas. El primer folio que conformara la  carpeta deberá ser aquel que tenga la fecha más antigua y la última será la que  tenga la fecha más reciente. A lo anterior le denominamos Fecha Inicial – Fecha final.

Una vez organizada la documentación y haya cumplido con las recomendaciones anteriores, llevamos la unidad documental al siguiente paso que es la foliación.

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa, para ello debemos tener en cuenta:

• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.

• Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

• La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.

• No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

• Se debe foliar de manera consecutiva, es decir sin repetir ni omitir números.

• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis.

• Se debe escribir el número de folio en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

• Se debe escribir el número de folio de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

• No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

• No se deben foliar las pastas ni las hojas guarda.

• No se deben foliar hojas en blanco, copias idénticas o fotocopias Coincidentes.

• Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.

• Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).

• En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

• Si existen errores en la foliación, esta deberá corregirse con una línea oblicua sobre el número a corregir; no con tachones ni enmendaduras.

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