ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES
Enviado por Fredy Olaya • 13 de Agosto de 2015 • Ensayos • 991 Palabras (4 Páginas) • 148 Visitas
ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES
La buena organización de los documentos permite una rápida identificación de la información, valorar sus funciones y necesidades operacionales.
Para llevar a cabo la correcta organización de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
- Estimar la cantidad de documentos que van a formar parte de la unidad documental (carpeta) asegurando que no se disminuya la facilidad de consulta.
- Cada unidad documental debe conservar máximo 250 folios.
- Los documentos se deben legajar de tal manera que todos queden alineados a la
parte superior de la hoja.
- Los documentos deben estar libres de todo tipo de material metálico: ganchos de
cosedora, clips, etc.
- Se debe legajar con gancho de plástico, no metálico, para evitar deterioro de los documentos por factores de corrosión u oxidación.
- Se debe evitar perforar el documento más de una vez, y al momento de hacerlo evitar la pérdida de información.
- Se recomienda realizar una selección, expurgo o descarte documental; para evitar archivar:
- copias y/o duplicados, de documentos originales que estén perfectamente localizados.
- Propaganda, folletos plegables (si estos no cumplen función de soporte), tarjetas de invitación, catálogos, publicaciones comerciales.
- Borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.
- Cotizaciones desactualizadas.
- Todo escrito a lápiz, puesto que no tiene valor jurídico.
- Los documentos fax, se deben fotocopiar y conservar la copia, ya que este es un papel tipo térmico que tiende a desmejorar.
- Folios en blanco, folios carentes de valor documental.
- Este expurgo y/o descarte debe hacerse inmediatamente estemos seguros que el documento ha cumplido su función o ha perdido su validez, para que no se convierta en “papeles de oficina” y al momento de prepararlos para la fase de transferencias documentales haya un avance significativo.
- Otro aspecto importante para tener en cuenta al momento de organizar la documentación, son sus fechas extremas. El primer folio que conformara la carpeta deberá ser aquel que tenga la fecha más antigua y la última será la que tenga la fecha más reciente. A lo anterior le denominamos Fecha Inicial – Fecha final.
Una vez organizada la documentación y haya cumplido con las recomendaciones anteriores, llevamos la unidad documental al siguiente paso que es la foliación.
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa, para ello debemos tener en cuenta:
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