Organizacion En Las Comunicaciones

Índice

1-Introducción

2-Comunicación escrita formal en las or5ganizaciones

3-Cartas

4-Oficio

5-Relación

6-Memorándum

7-Circular

8-Actas

9-Minutas

10-Informes

11-Redacción de un informe técnico

12-Aspecto de un lenguaje

13-Semiótica

14-Sintáctica

15-Pragmática

16-Semántica

17-Conclusión

18-Bibliografía

20-Anexos

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones hoy en día necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicación de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivos en relación a las demás organizaciones.

Es por esta razón que la comunicación es la imagen de una preparación del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de comunicación en cada uno de ellos y mucho menos una organización. Por ello la comunicación tiene como finalidad entregar un mensaje ya sea a una sola persona o a un grupo de personas, en las organizaciones existen diferentes tipos de comunicación escrita, cada una con una finalidad diferente y es importante que conozcamos el buen uso de estos, ya que es de suma importancia para alcanzar las metas de la empresa.

LA COMUNICACIÓN ESCRITA FORMAL EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro una compleja organización, dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

• Operacionales, se refiere a tareas u operación.

• Reglamentarios, ordenes e instrucciones.

• Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.

Si ampliamos la concepción de comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos. La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, entre otros. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la corporación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional, así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Hay diversos tipos de comunicación organizacional, entre ellos tenemos:

CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre-impresos).

Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente, estas pueden ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

OFICIO

Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como sociedades, sindicatos, clubes y otras.

También se dice que es toda comunicación escrita que procede de las diversas dependencias del gobierno, ya sea nacional, estadal, municipal. Por extensión, se da el mismo nombre a las comunicaciones que los particulares envían a las oficinas públicas, con las que establecen relaciones entre sus intereses y los de la administración pública.

Este es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

El oficio se clasifica en don grupos según su procedencia y destino, entre ellos tenemos:

 Externo: aquellos que proceden de cualquiera de las oficinas de gobierno no pertenecientes al ramo de la oficina destinataria, así como la que el público envía para su tramitación.

 Interno: aquellos que se giran entre sí las oficinas de igual dependencia.

 Estructura: Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes: Lugar y fecha, numeración, nombre y dirección del destinatario, asunto, referencia, cuerpo o texto, despedida, antefirma, firma y post-firma, iniciales, anexos y distribución

RELACIÓN

La relación es la correspondencia o conexión que hay entre dos o más cosas y sirve para indicar la referencia o el traslado de una cosa a otra según un determinado tipo de conocimiento.

Por consiguiente, la relación tiene múltiples usos, por ejemplo, de la exposición que se hace un hecho o de un relato. Una relación es, en literatura, la narración de los hechos de un viaje; para el folclore musical, en países como Argentina y Uruguay, una relación es un tipo de diálogo en verso entre el hombre y la mujer.

De la misma forma también nos encontramos con lo que se conoce como relaciones públicas, este se emplea para referirse a una actividad profesional que realiza una persona que consistente en, mediante técnicas y herramientas comunicativas, el dar a conocer y darle prestigio a diversas empresas o negocios.

MEMORÁNDUM

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

También se puede decir, que un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción y puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar. Aunque la palabra correcta es memorándum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivación del plural del vocablo original (memoranda).

Características:

- Se redacta en tercera persona.

- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

- Utiliza la construcción positiva.

- no usa rodeos de palabras.

- Las oraciones son directas y claras y cortas

CIRCULAR

Son cartas o avisos con información igual, es decir el mismo texto, dirigidos a diversas personas para dar a conocer alguna orden, información, sugerencia, entre otros. Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva sociedad, invitación a eventos o cualquier cambio de interés general para todo el personal que labora en la institución.

Estas se clasifican de acuerdo a su naturaleza y destino en internas y externas:

 Circulares internas: Se envían dentro de la misma empresa u organización, pueden iniciar con una salutación así: C. Director: C. Jefe de Departamento:, Colegas:, Compañeros:, Asociados:, Colegiados:, Agremiados:, Estudiantes:, etc.

 Circulares externas: Se envían a los amigos y relacionados para informar de algunas novedades, invitaciones o cualquier otro motivo, son usadas en el ámbito comercial, sustituyen ventajosamente a los folletos y se pueden emplear como un medio publicitario permanente, por cuanto resultan económicas.

Por otra parte, su estructura dar a conocer noticias, informaciones a un colectivo en el cual debe ser clara, concisa, precisa, breve y usar un lenguaje propio de manera que sea comprensible, fácil de leer y entender, da forma que el lector se sienta estimulado y se entere de todo el contenido.

Existen dos tipos de circular, que son: las voluntarias y las obligatorias.

 La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

• Ofrecer los servicios de algún negocio

• Dar a conocer un nuevo producto

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