POLITICA DE INVENTARIO FEBRERO

INTRODUCCION:

La formulación de una política es una respuesta a  garantizar niveles óptimos de inventarios, que marcará la pauta para llevar una adecuada administración de los mismos en donde se unifiquen los esfuerzos de las áreas funcionales.

Tener mercancías en los almacenes representa una alta inversión y repercuten en toda la empresa.

Cada área funcional tiene objetivos propios con respecto al inventario que se contraponen unos contra otros:

• Ventas. Maximizar cobertura de pedidos.
• Producción. Maximizar coberturas de materias primas, minimizar los cambios en las líneas de  producción, evitar picos, maximizar la utilización de la maquinaria y personal, minimizar tiempos muertos,
• Compras. Minimizar costos unitarios de materia prima  e identificar proveedores confiables.
• Finanzas. Minimizar la inversión en inventarios: reducir el riesgo financiero, maximizar el flujo de efectivo.

DEFINICION:

Inventario. Es el conjunto de bienes apreciables en dinero disponibles para la venta.

OBJETIVO:

• Brindar a la Gerencia una herramienta para la toma de decisiones.
• Contribuir con la eficiencia de los procesos
• Identificar las oportunidades de mejora en cada proceso
• Definir el nivel deseado de inversión en inventarios
• Mantener los niveles de inventario físico adecuados.

ALCANCE:

Aplica desde la planificación de la adquisición de las materias primas, recibo, administración, distribución en planta, consumo y entrega al cliente.

ABASTECIMIENTO:

Las materias primas e insumos se deben adquirir de manera oportuna y en las cantidades adecuadas para satisfacer las necesidades de los procesos productivos.

EXCESOS DE INVENTARIO:

El exceso de inventario es uno de los problemas más comunes en empresas, se acumulan los stocks; esta práctica conlleva a la generación de costos ocultos que se deben asumir.

El exceso de stock se debe manejar con medidas como:

• Comprar basado en planificación de necesidades
• Generar reportes que permitan un análisis constante del inventario para permitir su uso.
• Definir políticas claras de compras.

AGOTADOS:

La falta de inventarios para abastecer a los procesos productivos es un problema que impacta de manera contundente la  relación producción-ventas; y por consiguiente las consecuencias a nivel operacional.

Dejar de atender un mercado por falta de inventarios es asumir unos costos de oportunidad.

Los agotados se deben evitar teniendo en cuenta:

• Contar con proveedores confiables
• Implementar seguimientos al proceso de compras
• Llevar un buen control de la producción.
• Definir necesidades  claras en materia de ventas.

VENCIMIENTO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS:

Las materias primas e insumos expuestos a vencimientos como sustancias químicas deben someterse a controles rigurosos tanto físicos como en sistema.

El control debe permitir un seguimiento con el fin de dar un uso apropiado o su disposición antes de su vencimiento.

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO:

La empresa debe brindar las condiciones apropiadas para la conservación de las materias primas, semielaborados y terminado.

Cada responsable en sus respectivas áreas debe velar que cuenta con esas condiciones y garantizar de manera permanente una adecuada conservación de los materiales bajo su custodia.

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO:

Este es un tema que se debe analizar detenidamente teniendo en cuenta que las condiciones de almacenamiento podrían verse afectada si es superada la capacidad de almacenamiento.

La capacidad de almacenamiento debe estar asociada a factores como:

• Una adecuada planificación de compra
• Un adecuado control de la producción

ROTACION DE INVENTARIO: (definir días por tipo de producto)

El concepto de rotación debe aplicarse desde que se planifican las compras, la producción y la distribución a los clientes.

Cada responsable en la custodia de inventarios debe hacer una revisión de los stocks, e identificar aquellos que no rotan e informar oportunamente para la toma de decisiones, y así evitar deterioro que conllevan a pérdidas futuras o castigos de inventarios.

CONTROL DE INVENTARIO:

Cada Coordinador y/o responsable en la custodia de inventarios debe implementar las siguientes actividades que aseguren una administración apropiada de los stocks.

1. Llevar un adecuado control de entradas y salidas de inventarios (físico como virtual)
2. Identificar los insumos y materias primas, semielaborados y terminado en forma apropiada.
3. Asignar responsables por tipos de inventarios.
4. Hacer seguimientos  a las personas asignadas como responsables de cada tipo de inventario.
5. Garantizar un correcto almacenamiento del inventario.
6. Realizar inventarios cíclicos mensuales programados, con el aval del  Jefe de Costos e Inventarios.
7. Llevar un archivo de manera organizada de las evidencias de los inventarios cíclicos realizados.
8. Mantener de forma permanente con buen orden y aseo las bodegas donde se almacenan los productos.
9. Documentar mensualmente la gestión o el compromiso sobre la buena administración de los inventarios.
10. Notificar oportunamente la producción.
11. Liquidar todas las órdenes de fabricación de manera oportuna
12. Entregar y/o recibir oportunamente los productos notificados
13. Cerrar las ordenes de fabricación de manera oportuna
14. No dejar mercancía en pasillos, esta debe permanecer en lugares que garanticen su conservación.
15. Llevar registro de la producción diario.
16. Llevar el control de la generación de retal

RESPONSABILIDAD FRENTE A LOS INVENTARIOS:

Almacén General: Jefe de Almacén

Despachos: Jefe de Despachos

Sala de Venta: Coordinador de Sala de Venta

Áreas de producción: en primera instancia la responsabilidad recae sobre el Jefe de Planta, quien cuenta con sus respectivos Coordinadores que se encargan de velar, gestionar, controlar y custodiar adecuadamente los stocks.

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