Sistematización y parametrización proceso de contratos en la cooperativa de ahorro y crédito Fincomercio

Sistematización y parametrización proceso de contratos en la cooperativa de ahorro y crédito Fincomercio

Anyelina Baza Gómez

Fundación Universitaria para el desarrollo humano UNINPAHU.

Facultad de ingeniería y tecnología de la información

Ciencias de la información y bibliotecología

Anteproyecto

Descripción de las Causas e Identificación del problema        3

Formulación de pregunta        3

Hipotesis respuesta a problemática.        4

Objetivo general        4

Objetivos especificos        5

Justificación        5

Marco teórico………………………………………………………………………………………….............................5-8      

Metodología de recolección de datos………………………………………………………………………………9-10

1. Descripción de las causas e identificación del problema:

Actualmente en la cooperativa Fincomercio, la centralización y gestión de la documentación de manera correcta, no se ha establecido como un estándar para todos los procedimientos. Esta centralización y gestión oportuna de documentos  se ha enfocado únicamente en las actividades o procesos con mayor impacto en los servicios prestados a los asociados; dejando a un lado el seguimiento, gestión y trámite a actividades valiosas como la formalización, revisión, custodia y cotejo de los contratos que se celebran con proveedores de la cooperativa. De acuerdo a lo anterior no se tiene contemplado un procedimiento para la gestión y la centralización oportuna de los contratos, por lo se presentan demoras en la búsqueda y recuperación de estos documentos cuando se requieran, falta de trazabilidad a los contratos vigentes y próximos a vencer, y la materialización de riesgos en cuento a pérdidas económicas y de imagen que se pudiesen presentar por el incumplimiento del contrato, referente a actividades pactadas en la etapa precontractual, reprocesos o reclamos en las contrapartes.

1. Formulación de pregunta:

¿De qué manera se podría evitar la descentralización del proceso de contratos y como se podría formalizar el procedimiento de esta actividad dentro de la cooperativa?

1. Hipótesis respuesta a la problemática:

Según lo expuesto anteriormente se podría generar la parametrización de un flujo de trabajo en el gestor documental que actualmente está implementado en la cooperativa (workmanager) donde se integren todas las áreas pertinentes en el desarrollo de esta actividad, en este caso iniciaría con la radicación de la solicitud para la formalización de un contrato por parte de las áreas solicitantes, luego al área jurídica para su respectiva validación y generación del modelo contractual, y más tarde la respectiva custodia y cotejo de los documentos creados (Contrato y anexos) a cargo de gestión documental. Con esto se aseguraría el procedimiento desde un inicio, y se centralizaría toda la documentación en una sola unidad de información, en este caso en el software de gestión documental.

1. Objetivo general:

Diseñar un modelo de creación, organización, custodia, y seguimiento oportuno de los contratos dentro de la cooperativa; buscando la centralización y consolidación de la información, para disponer de la documentación organizada, accesible, acertada y oportuna cuando sea requerida.

1. Objetivos específicos:        

• Identificar una estructura de acuerdo al modelo que se requiere, con cada una de las actividades que se deben desarrollar dentro de la gestión de contratos, para la correcta parametrización del flujo de trabajo.
• Planear la centralización, organización, digitalización y custodia en el área de Gestión administrativa de todos los contratos y tipos documentales en relación con la creación y gestión de proveedores, que generan las diferentes áreas de la cooperativa.
• Crear un diagrama de flujo del proceso para el desarrollo de cada una de las actividades correspondientes a la ejecución del proyecto.

1. Justificación:

En este proyecto de investigación se determinará las causas principales de la descentralización de información, específicamente en el proceso de gestión y trámite de los contratos y la búsqueda de una solución eficaz que permita solventar la problemática que actualmente se presenta en la cooperativa, al igual que la disminución de factores de riesgo que impactan directamente la continuidad del negocio.

Es importante resaltar que actualmente Fincomercio es una empresa privada que en el marco legislativo de Colombia no está sujeto al cumplimiento obligatorio de la normatividad establecida conforme a las directrices del Archivo General de la Nación (AGN), pero se quiere alinear a las buenas prácticas que están ya estipuladas en el marco normativo vigente; esto como valor agregado y aplicado a los procesos que actualmente se llevan a cabo. Conforme a ello se desarrollará un modelo inicial de sistemas de información en cuanto a la sistematización para la creación, gestión y custodia de contratos, además de un modelo de entrada, proceso, salida, y retroalimentación que  nos van a permitir ver con claridad el reto del negocio; como estarán distribuidas las actividades administrativas, la organización, y los requerimientos tecnológicos generales que ser requieren para la solución definitiva a la problemática ya planteada.

La investigación documental, Científica, de campo y descriptiva, serán los tipos de investigación utilizados puesto que nos permitirán obtener la información a través de fuentes documentales; la planeación, diseño, organización, selección de muestra, recolección, análisis de datos, implementación de técnicas de, encuestas, el planteamiento del problema, la formulación de una hipótesis y la capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio; que en este caso irán enfocadas a la descentralización de la información y los principios generales para la creación, trámite, organización, descripción y custodia de la documentación.

En la etapa de investigación las herramientas de recolección de datos serán de gran importancia para identificar las necesidades claves además de las pautas generales que nos permitirán abarcar todos los requerimientos específicos para la correcta creación del procedimiento; por ello la entrevista y la encuesta serán claves en el desarrollo de la investigación.

Con la encuesta podremos formular una serie de preguntas que serán de tipo abierta o cerradas, encaminadas a resolver preguntas frente al proceso que actualmente se lleva a cabo, se planteará de igual manera una entrevista con cada uno de los líderes del proceso para obtener una información más completa y acertada.

Con la formulación de la solución a la problemática, se tendrán beneficios claves en la cooperativa como:

• Centralización de información, procesos y documentación.
• Optimización de tiempos en la búsqueda de documentos, cuando se requieran.
• Trazabilidad a los contratos vigentes y próximos a vencer.          
•  Mitigación de riesgos en cuento a las pérdidas económicas y de imagen que se pudiesen presentar por incumplimiento de contrato, referente a actividades pactadas en la etapa precontractual, incumplimiento reprocesos o reclamos en las contrapartes etc.

Estos beneficios generales apuntaran a objetivos pilares estratégicos de la compañía como la excelencia operativa (CO) y la virtualización de procesos (VP); por lo que su desarrollo e implementación serán de gran conveniencia no solo para la cooperativa, si no para asociados, proveedores y Stakeholders en general.

1. Marco teórico:

Antecedentes de estudio.

Urrutia (2000) Realizó una publicación en la Revista científica internacional del Departamento de Periodismo II de la Universidad de Sevilla: “La incorporación de las tecnologías de la comunicación a los sistemas de información en la empresa supone un proceso de aprendizaje organizacional. Las estructuras jerárquicas van desapareciendo gracias a la nueva cultura tecnológica de los directivos, y el departamento de TI asume la responsabilidad de la organización y diseño de los nuevos sistemas de información descentralizados. En definitiva, el papel reestructurador de las TI orienta a las empresas hacia nuevas formas de organización y de gestión documental”. Conforme a esto podemos resaltar la importancia de la aplicación de los sistemas de información en cuanto a la sistematización de procesos archivísticos, tales como la gestión y trámite documental; que son fundamentales en la centralización de la documentación.

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