Unidad Curricular: Sistemas Administrativos

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología

Universidad Nacional Experimental de la Gran Caracas (UNEXCA)

Programa Nacional de Formación en Administración

Unidad Curricular: Sistemas Administrativos

Sección: 130131

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INTRODUCCIÓN

A continuación se presentara un trabajo de naturaleza investigativo con el contenido analizado sobre los diseños de las estructuras que abarca un sistema administrativo para el debido funcionamiento de una organización y/o entidad, esto partiendo de los puntos que representan las distintas áreas administrativas de la organización, así mismo realizando un enfoque a sus funciones y el ¿por qué? Es fundamental la presentación da las determinadas funciones al igual que el seguimiento y la importancia de los procesos que en los sistemas administrativos se presentan.

Así mismo enfocando la parte jerárquica de una institución con el fin de conocer sus niveles y el control del poder dentro de la organización, esto con el objetivo de plantear quien toma la dirección que gestiona la organización a el objetivo planteado en el proyecto así como también quienes son los responsables de laborar en estos distintos procesos del sistema administrativo en el diseño de la estructura empresarial ya que estas funciones o procesos están de alguna manera relacionadas al objetivo general del sistema administrativo y el diseño de la estructura, ya que básicamente se realizan para el logro determinado de un objetivo en común.

ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

Las áreas de la empresa, siempre serán indispensables, puesto que las actividades más importantes que se desempeñan para alcanzar los objetivos, son precisamente, planteadas y llevadas a cabo por cada departamento.

Generalmente una empresa está conformada por al menos 5 a 6 áreas funcionales básicas las cuales son: Dirección General, Administración y Recursos Humanos, Producción, Finanzas y Contabilidad, Publicidad y Mercadotecnia e Informática, pero puede estar formada por muchas más.

• Dirección General

Es un área considerada la cabeza de la empresa. Establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Está relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que es quien las controla.

• Auxiliar Administrativo

Se trata de una persona encargada de auxiliar a dirección general y ser el filtro de información con mayor importancia o urgencia, además es el vínculo entre la dirección y los demás departamentos.

• Administración y Recursos Humanos

Está relacionada con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio desde contrataciones, hasta aplicación de campañas en el recurso humano. Por lo general es el emprendedor o empresario quien se encarga de esta área funcional.

• Producción

Este departamento lleva a cabo la producción de los bienes que la empresa comercializará. En otras palabras, este subsistema de operaciones o de producción tiene como objetivo la consecución de los bienes y servicios destinados a satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área de mercadotecnia o comercial.

• Finanzas y Contabilidad

En toda empresa es obligatorio que se lleven un registro contable, el mismo tendrá en cuenta todos los movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa.

• Publicidad y Mercadotecnia

Se encarga de realizar las investigación en el mercado, determinar cuál será el siguiente producto o mantenimiento de producto para llegar a una negociación en el mercado, además, se encarga de mantener vínculos con el departamento de producción para que éste lleve a buen puerto los resultados obtenidos en la investigación. Por otro lado, se encargará de realizar el mercadeo de los productos, posicionar en el mercado y presentar al mismo por medio de la publicidad.

• Informática

Se encarga de mantener siempre en buen estado el funcionamiento técnico y tecnológico de la empresa para evitar que aquellas tareas que se realizan por medio de un servidor computacional estén en mal estado y no se lleven a cabo los objetivos de la empresa. Es importante destacar que el número de áreas de la empresa dependerá del tamaño de la organización. En las pequeñas empresas las áreas funcionales se simplifican y se integran unas dentro de las otras.

VARIABLES ESTRUCTURALES

Son los componentes principales a través de los cuales una empresa se organiza para realizar su gestión interna. Entre los cuales se encuentran:

• Formalización

Es el grado en el cual las reglas, los procedimientos, las instrucciones y las comunicaciones están escritas y sirven para gobernar la actuación y la conducta de los miembros de la organización. La formalización incluye, los siguientes aspectos:

1. La declaración de los procedimientos de las operaciones diarias, las reglas que los regulan y las tareas de cada puesto de trabajo, incluyendo los contratos y acuerdos laborales.
2.  Los procedimientos que dirigen los procesos de toma de decisiones, por ejemplo: planes, programas y presupuestos.
3.  Los mecanismos para la transmisión o comunicación de la información a través de la estructura organizativa.

• Especialización

Las tareas pueden ser especializadas en dos dimensiones:

• Amplitud o Alcance (especialización horizontal): tiene que ver con cuantas tareas diferentes están contenidas en cada posición horizontal. El puesto está altamente especializado en la dimensión horizontal cuando la persona realiza una tarea muy simple y repetitiva.
• Profundidad de la especialización (especialización vertical): Puede ser poco profunda o profunda. Cuando es poco profunda se conoce como altamente especializada en la dimensión vertical. La especialización vertical separa el desempeño del trabajo de la Administración del mismo. Ej.: poca profundidad, solo ejecuta. Profundidad separa la administración de la ejecución.

• Capacitación y adoctrinamiento

La capacitación, se refiere al proceso por el cual se enseñan los conocimientos y las destrezas relacionadas con el cargo. Es el parámetro de diseño para el ejercicio del mecanismo coordinador llamado estandarización de destrezas. La capacitación NO es considerada un parámetro de diseño importante.

Por otra parte, el adoctrinamiento es el proceso por el cual se transmiten e indican las normas organizacionales. Antes de que la persona comience a realizar la tarea debe estar lo suficientemente socializada como para poder exhibir el comportamiento deseado. Los programas de aprendizaje generalmente contienen una buena dosis de adoctrinamiento junto con la capacitación. Estos programas de adoctrinamiento interno son importantes cuando las tareas son delicadas o se realizan en lugares remotos, así se asegura que los individuos que trabajan defenderán los mejores intereses de la organización.

• Agrupamiento de unidades

El agrupamiento es un medio para coordinar el trabajo en la organización y tiene 4 efectos importantes:

1. Establece un sistema de supervisión directa entre posiciones y unidades
2. Se nombra un gerente en cada unidad  
3. Es el encadenamiento de todos estos gerentes lo que crea el sistema de autoridad formal. 
4. Se constituye el mecanismo coordinador de supervisión directa.

El agrupamiento requiere que las posiciones y unidades compartan recursos comunes.

Los criterios de departamentalización.

  1- Conocimiento y destreza: por ej.: aprendices calificados y no calificados, etc.

  2- Agrupamiento por procesos de trabajo y función: producción, comercialización, etc.

  3- Agrupamiento por tiempo: turno mañana, turno tarde, etc.

  4- Agrupamiento por producto o servicios que se brindan.

  5- Agrupamiento por cliente.

  6- Agrupamiento por zona geográfica o lugar.

• Sistemas de planeamiento y control

Los sistemas de planificación y control van juntos regulando las producciones e indirectamente también el comportamiento. Existen 2 tipos de planeamiento y control:

• Control de desempeño: el cual se encarga del comportamiento general y tiene como propósito regular los resultados de una unidad determinada.
• Planeamiento de la acción: este busca regular acciones específicas y  está orientado hacia las actividades específicas. Por ejemplo: comercializar nuevos productos, construir una nueva plata, etc.

• Dispositivos de Enlace.

Las organizaciones han desarrollado todo un grupo de dispositivos para alentar los enlaces entre los individuos. Estos dispositivos pueden ser:

• Gerentes integradores: tiene poder formal, que incluye aspectos de decisión que atraviesan los departamentos pero nunca su autoridad se extiende a la autoridad formal sobre el personal del cada departamento. Para controlar su comportamiento, el gerente integrador debe usar su autoridad de decisión y sus poderes de persuasión y negociación.
• Posiciones de enlace: cuando es necesario disponer de una cantidad de contacto para coordinar el trabajo de dos unidades se puede establecer formalmente una posición de enlace para encaminar la comunicación directamente dejando de lado los canales verticales.
• Fuerzas de tarea y comisiones permanentes: La fuerza de tareas es un grupo formado para llevar a cabo una tarea determinada, y el comité permanente es un agrupamiento interdepartamental, que se reúne regularmente para discutir temas de interés común.

• Estructuras matriciales: es una base de agrupamiento que reúne el criterio funcional y por producto o proyecto de mismo tiempo, así la organización evita elegir una base en lugar de otra, eligiendo ambas al mismo tiempo.

• Centralización y descentralización.

La centralización es el medio más cerrado de coordinar la toma de decisiones en la organización, ya que las decisiones son tomadas por una sola persona, y luego implementadas a través de la supervisión directa

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