Vida Social

Sistemas.

Concepto.

Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones como frío, calor, etc.

Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

Sistemas de información.

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información. A continuación se dan varios ejemplos de detalles que son importantes para el analista de sistemas:

• Canales informales: ¿Qué interacciones existen entre las personas y los departamentos que no están descritos en los procedimientos de operación?

• Interdependencias: ¿De que otros departamentos y componentes de la organización depende un elemento en particular?

• Personas y funciones claves: ¿Cuáles son las personas y elementos mas importantes en el sistema para que este tenga éxito?

• Enlaces críticos de comunicación: ¿Cómo es el flujo de información e instrucciones entre los distintos componentes de la organización?¿Cómo se comunican las áreas entre sí?

La anterior no es una lista exhaustiva de preguntas pero recalca la importancia de investigar y analizar la manera en que operan las organizaciones.

En contraste, durante el diseño los analistas tienen la responsabilidad de identificar las características importantes y necesarias que deben tener los nuevos sistemas. El analista especifica la forma en que va operar el sistema y los subsistemas, las entradas requeridas, las salidas que se deben producir, y los trabajos que se efectuaran tanto por las computadoras como en forma manual. Por otro lado, los analistas también participan en el control de los sistemas básicamente de dos formas: la primera cuando describen los elementos de control, tales como estándares y métodos para evaluar el desempeño en relación con los demás estándares para los sistemas de información que diseñan. Al mismo tiempo, los sistemas que especifican proporcionan información a los directivos y usuarios que permite a estos determinar si los sistemas que administran funcionan correctamente. Incorporar mecanismos de retroalimentación es un paso esencial en el diseño ya que su inclusión permite sostener las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los sistemas perdurara si hace falta un control adecuado.

Sistemas de administración.

Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular las decisiones. Cada vez que se necesite la información, esta se prepara y presenta en una forma y formato diseñados con anterioridad.

Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones

...