Texto 235

ACUERDO No. 017

(27 de febrero de 2001)

Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Artículo 76 de la Ley 489 de 1998, previo concepto técnico del Departamento Administrativo de la Función Pública.

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Estatuto Interno que regirá la organización y funcionamiento del Archivo General de la Nación , cuyo texto quedará así:

CAPITULO I

NATURALEZA, OBJETIVOS, FUNCIONES Y DOMICILIO

ARTICULO SEGUNDO: Naturaleza y domicilio. El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, patrimonio independiente, constituido con bienes o fondos públicos comunes y el producto de ingresos propios, encargado principalmente de atender funciones administrativas y de prestar servicios públicos conforme a las reglas del Derecho Público. La entidad  tiene como domicilio, sede  de sus  órganos principales, la ciudad de Bogotá D.C. y jurisdicción en todo el territorio nacional.

ARTÍCULO TERCERO.- Autonomía Administrativa y Financiera. La autonomía administrativa y financiera del Archivo General de la Nación  se ejercerá conforme a los actos que lo rigen y en el cumplimiento de sus funciones , se ceñirá a la ley o norma que lo creó o autorizó y a sus estatutos internos, y no podrá desarrollar actividades o ejecutar actos distintos de los allí previstos, ni destinar cualquier parte de sus bienes o recursos para fines diferentes de los contemplados en ellos.

ARTÍCULO CUARTO: objetivos.

Son objetivos del Archivo General de la Nación:

1. Coordinar las instituciones archivísticas  que integran el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social adoptado por el Estado, así como también promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos.
2. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función  archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

ARTÍCULO QUINTO.- Son funciones del Archivo General de la Nación:

1. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación  y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte el Consejo Directivo.

1. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo General de la Nación  así como el que se le confíe en custodia.

1. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

1. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos en sus  diferentes ordenes: nacional, departamental, municipal, distrital, metropolitano, local, territoriales  que se  creen por ley, y territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle para garantizar la eficacia de la gestión del  Estado y la conservación del patrimonio documental así como apoyar los archivos privados que presenten servicios públicos y aquellos que revistan de especial importancia cultural o histórica. Todo esto mediante la asesoría, implementación de capacitación incorporación de tecnologías avanzadas en el manejo de la información archivística y establecimiento de programas de asistencia técnica y financiera.

1. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con las instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

1. Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del saber, así públicos como privados.

1. Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la administración pública.

1. Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para la decisiones de la gestión administrativa.

1. Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías conducentes al mejor desarrollo de la actividad archivística.

1. Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental, distrital, metropolitano, local, territorial que se creen por ley, territoriales indígenas, en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de los archivos.

1. Publicar y difundir obras de interés archivístico.

1. Adelantar en cualquier momento el control y vigilancia mediante visitas de inspección a los archivos de las Entidades del Estado con fines de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.

1. Brindar especial protección y asistencia a los archivos privados de interés, económico social, técnico, científico y cultural  y a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos  así como a los archivos familiares y de  personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

1. llevar el Registro de Archivos de personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación.

CAPÍTULO II

PATRIMONIO

ARTÍCULO SEXTO.- El patrimonio del Archivo General de la Nación  estará constituido por:

1. Apropiaciones del Presupuesto General de la Nación conformado por recursos de la nación propios.

1. Aportes en dinero y especie que reciba en donación de persona naturales o jurídicas, de derecho público o privado, nacional o extrajeras.

1. Toda la renta que perciba por servicios prestados.

1. Los bienes muebles e inmuebles que llegare a adquirir a cualquier título.

1. Las apropiaciones literarias y científicas que posee y las que en el futuro se ocasionen.

1. Los recursos que señala el artículo 9º de la Ley 80 de 1989.

CAPÍTULO III

ORGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN

ARTÍCULO SÉPTIMO.- La Dirección y administración del Archivo General de la Nación estará a cargo del Consejo Directivo y del Director General.

ARTÍCULO OCTAVO.- El Consejo Directo estará integrado por:

• El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.
• Un designado del Presidente de la República con su respectivo suplente, quienes serán designados para períodos de dos años.
• El Director del Instituto  Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la  Tecnología Francisco José de Caldas- “Colciencias”- o su delegado.
• El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado, quien deberá ser miembro de dicha Academia.
• Un experto en el campo de acción del Archivo General de la Nación, elegido por los demás miembros al Consejo Directivo de una terna presentada por el Ministro de Cultura.

PARÁGRAFO: El Director del Archivo General de la Nación participará en el Consejo Directivo, con derecho a voz pero sin voto. El mismo ejercerá la Secretaria Técnica del Consejo.

ARTÍCULO NOVENO: El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones:

1. Formular a propuesta del representante legal, la política general del organismo, los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo.
2. Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuó de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.
3. Conocer de las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la Administración de la entidad.
4. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que considere pertinentes y adoptar los Estatutos Internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.
5. Aprobar el proyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.
6. Establecer las tarifas que el Archivo General de la Nación pueda cobrar por concepto de venta de bienes y servicios, los ingresos recibidos por estos conceptos ingresarán al presupuesto de la entidad.
7. Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados.
8. Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administrativos y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección  y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional.
9. Expedir su propio reglamento.
10. Las demás que les señalen la Ley, el acto de creación y los estatutos internos.

PARÁGRAFO: Los actos administrativos del Consejo Directivo se denominarán Acuerdos y al igual que las Actas de sus reuniones serán suscritas por su Presidente y Secretario Técnico.

ARTÍCULO DÉCIMO.- El Consejo se reunirá ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando sea convocado por su Presidente, por el Director del Archivo General de la Nación o por solicitud de la mayoría absoluta de sus miembros.

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