Apsa 3

Proyecto Final

Descripción del proceso:

La empresa se dedica a la venta de productos varios, así como alimentos y entre otras cosas, la cual surgió la necesidad de automatizar algunos procesas para agilizar las actividades, estos cambios son muy necesarios debido a que la empresa va en un crecimiento muy efectivo, al principio no se necesitaba de muchas opciones para la realización de las actividades pero hoy en día la situación es complicada ya que cuando en su momento las ventas apenas alcanzaban los Q, 200,000.00 actualmente superan los 5 millones por lo que la misma situación nos obliga a realizar cambios que se detallan a continuación. Los cambios se refieren a una composición u organización de nuestra manera de trabajar, implementaciones de otros recursos que nos ayudan a avanzar y poder cubrir las necesidades del cliente a buen tiempo, estos recursos que emplearemos nos ayudará a disminuir ciertos gastos que ayudaran a la empresa a salir adelante ya que de ello dependo nuestras dependencias laborales.

Como Funciona Actualmente?

Actualmente la empresa funciona con muchas situaciones que no permiten la agilización de labores, ya que cuando se toman los pedidos el vendedor debe llenar la información completa de cliente con su pedido en una hoja anotando cada información del productos y precio de forma manual, en el cálculo de las comisiones el personal debe calcular y revisar cada venta efectuada al día y calcular las comisiones de forma individual las mismas, para el cálculo de las retenciones de los colaboradores el personal debe realizarlo de forma individual y no por un determinado grupo.

Otra de las situaciones que se trabaja actualmente en la empresa es que las informaciones se encuentran en diferentes archivos sin tener a la vista de la misma y para buscar dichas informaciones se debe tomar su debido tiempo para hacerlo, las informaciones se encuentran por cantidades totales y no por separado por lo que se solicita que se automaticen varias situaciones con el fin de mejorar y aprovechar el recurso que se posee.

Como lo automatizará y que cambios implementará?

Se automatizará algunos procesos con el fin de aprovechar los recursos que se posee y con ellos poder consolidar todas las informaciones en un solo archivo, para ello se generó un archivo en Excel y con ello se generó un menú que permite trasladarse a deferentes informaciones ya sea de Ventas, Administración, Clientes, Inventarios, Comisiones, Sueldos o Planilla y entre otras áreas, esta situación no permite poder tener a la vista la información necesaria así como también en resumida cantidad de todas las actividades realizadas, se implementaron campos donde a través de formulaciones se calcularán las bonificaciones de acuerdo a diversos porcentajes, se creó un formato de Pedidos la cual facilitará la toma de pedidos en vista que los vendedores únicamente anotarán el código del cliente y código del producto y automáticamente el sistema les agregará el resto de información en vista a que los campos están automatizados de acuerdo a la información de códigos que se ingresarán, a la vez se restringieron los datos de o columnas que no podrán ser modificados.

Así mismo a través del menú se podrán trasladarse a diferentes actividades utilizando las opciones de Hipervínculos, así como también la vinculación y concatenación de datos.

Esas automatizaciones nos ayudarán para poder agilizar nuestras diferentes actividades diarias y con ello poder servir de la mejor manera a nuestros clientes y que el producto pueda llegar en buen tiempo o entrega.

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