DOCUMENTACION LABORAL

DOCUMENTACION LABORAL

Introducción.

El artículo 31, inciso Nº 2, del Decreto con Fuerza de Ley Nº2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, prescribe que "toda aquellas documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones".

En virtud del precepto legal transcrito, es obligación del empleador mantener en los lugares de trabajo toda la documentación que deriva de las relaciones de trabajo. La documentación debe mantenerse en el lugar de las faenas, aún cuando la empresa disponga de oficinas centrales. Será procedente que la documentación laboral sea centralizada, en la medida que exista autorización de la Dirección del Trabajo.

Al tenor de las diversas normas jurídicas de índole laboral que regulan la relación de trabajo, es posible establecer que la documentación que el empleador está obligado a mantener en la empresa, es la que a continuación se indica:

1. Contratos individuales de trabajo.

2. Autorización de trabajo de menores.

3. Pacto de horas extraordinarias.

4. Registro Control de Asistencia.

5. Comprobante de pago de remuneraciones.

6. Libro auxiliar de remuneraciones.

7. Comprobantes de feriados.

8. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

9. Instrumentos colectivos de trabajo.

10. Finiquito.

En las próximas páginas se analizarán cada uno de los documentos laborales que se han enumerado.

Contratos Individuales de Trabajo

a. Concepto.

El legislador lo define indicando que es una convención por la cual el empleador y trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada.

b. Escrituración.

No obstante, el carácter consensual del contrato individual de trabajo, en cuya virtud éste se perfecciona por el simple consentimiento de los contratos, la ley impone la obligación, al empleador de proceder a su escrituración. En virtud del carácter consensual, no obsta a la existencia del contrato de trabajo, su falta de escrituración.

El plazo para la escrituración es la de 15 días de incorporado el trabajador, esta regla contempla dos excepciones, en cuyos casos, el plazo para escriturar el contrato de trabajo es de 5 días, también contados desde la incorporación del dependiente. Estas excepciones son:

1. Contratos por obra, trabajo o servicio determinado.

2. Contratos de duración inferior a 30 días.

c. Cláusulas mínimas.

El artículo 10 del Código del Trabajo, enumera las cláusulas mínimas que debe contener todo contrato. Estas cláusulas mínimas u obligatorias, son:

1. Lugar y fecha del contrato;

2. individualización de las parte con indicación de la nacionalidad y fechas de nacimiento e ingreso del trabajador;

3. determinación de la naturaleza de los servicios y del lugar o ciudad en que hayan de prestarse;

4. Monto, forma y período de pago de la remuneración acordada;

5. duración y distribución de la jornada de trabajo, salvo que en la empresa existiere el sistema de trabajo por turno, caso en el cual se estará a lo dispuesto en el reglamento interno;

6. plazo del contrato, y

7. demás pactos que acordaren las partes.

d. Modificaciones.

Toda modificación o alteración del contrato de trabajo deberá efectuarse de común acuerdo por las partes, debiendo ser consignadas por escrito y, además, deberán ser firmadas por las partes al dorso de los ejemplares del contrato o en un documento anexo.

Expresamente el artículo 11 dispone que no será necesario modificar los contratos para consignar por escrito en ellos los aumentos derivados de reajustes de establecidos en contratos o convenios del trabajo o en fallos arbitrales. Sin embargo, aún en este caso, la remuneración del trabajador deberá aparecer actualizada en los contratos por lo menos una vez al año, incluyendo los referidos contratos.

e. Sanciones.

En esta materia se pueden producir las infracciones que se indican en la sanción que a continuación se expone:

1. No escriturar contrato de trabajo, constituye infracción al artículo 9 del Código del Trabajo, sancionado con multa de 1 a 5 Unidades Tributarias mensuales, por el mismo precepto legal.

2. No escriturar contrato de trabajo oportunamente, es decir, fuera del plazo establecido por la ley. Infracción al artículo 9, sancionada en los mismos términos del número precedente.

3. Escriturar contrato de trabajo sin contener las cláusulas mínimas y obligatorias exigidas por el artículo 10, lo que constituye infracción al mismo artículo, sancionada por el artículo 477, del Código del Trabajo, con multa de 1 a 10 Unidades Tributarias Mensuales.

4. No consignar por escrito las modificaciones al contrato de trabajo, infracción al artículo 11, sancionada por el artículo 477, con multa de 1 a 10 Unidades Tributarias Mensuales (U.T.M.).

• Toda infracción sancionada por el artículo 477, debe incrementarse hasta en 0,15 U.T.M., por cada trabajador afectado por la infracción en aquellas empresas con más de 10 trabajadores afectados por la mencionada infracción.

COMPROBANTES DE PAGO DE REMUNERACIONES

El artículo 54 del Código del Trabajo impone al empleador, la obligación de entregar, junto con el pago de la remuneración, un comprobante que debe contener las siguientes menciones:

Indicación del monto pagado.

La forma como se determinó.

Las deducciones efectuadas.

El incumplimiento de esta obligación constituye infracción el artículo 54 del citado Código, sancionado con multa de 1 a 10 U.T.M., por el artículo 477 del mismo cuerpo legal.

El período durante el cual el empleador debe mantener este tipo de documentación no se encuentra indicado expresamente por la ley, sino que para determinarlo es preciso recurrir a las normas de prescripción contenidas en el artículo 480 del Código del Trabajo, las cuales, nos determinarán que el tiempo que debe mantenerse esta documentación es el necesario para prescribir los derechos que digan relación con él.

Conforme a las normas de prescripción, los comprobantes de pago de remuneraciones deberán conservarse durante dos años mientras se encuentra vigente la relación laboral y, durante seis meses, una vez que se ha extinguido.

COMPROBANTES DE FERIADO

Al momento que el dependiente haga uso de su feriado anual, el empleador deberá suscribir un documento en que conste tal circunstancia, denominado comprobante de feriado, él que deberá contener, a lo menos:

Individualización del trabajador.

. Cantidad de días que se conceden de feriado.

Período que abarca el feriado.

. Período al que corresponde el feriado.

Este documento que debe contener las menciones que se han indicado, debe ser firmado por el trabajador y archivarse en la documentación de la empresa.

Al igual que en lo expuesto en lo relativo a los comprobantes de pago de remuneraciones, los comprobantes de feriado deben mantenerse en la empresa durante dos años mientras se encuentre vigente la relación laboral y durante seis meses, una vez que ha concluido.

Libro auxiliar de remuneraciones

Como medida de publicidad en el pago de las remuneraciones, se impone la obligación a todo empleador que tenga 5 o más trabajadores de llevar un libro auxiliar de remuneraciones.

Debe advertirse que, el libro auxiliar de remuneraciones debe llevarse en los casos que el empleador tenga 5 o más trabajadores, en cambio, el registro control de asistencia y de horas trabajadas, debe llevarse siempre, cualquiera sea la cantidad de trabajadores.

El Reglamento Nº 375, de 5 de septiembre de 1969, regula la forma de llevar este libro, disponiendo lo siguiente:

El Libro Auxiliar de Remuneraciones contendrá, a lo menos, las siguientes menciones:

º Nombre y apellido del trabajador, y

º Remuneración imponible, no imponible y remuneración total. Los empleadores podrán consignar otros antecedentes, como asimismo las remuneraciones desglosadas por rubros, ítem, o partidas más detalladas debiendo en todo caso, asentarse en forma separada las remuneraciones imponibles de las que no sean y la remuneración total.

Las anotaciones en el libro se harán en cada período de pago o por períodos mensuales, indicándose claramente el período que comprenden.

Al término de cada ejercicio financiero, los patrones o empleadores deberán sumar lo pagado durante cada año a los trabajadores incluidos en el Libro Auxiliar de Remuneraciones.

El término "trabajador", usado en este reglamento comprende sólo a aquellos que tengan la calidad jurídica de obreros o de empleados.

Sólo se considerará como gastos para los fines del Impuesto a la renta que afecta al respectivo patrón o empleador, el monto de las remuneraciones que se registren en el Libro Auxiliar de Remuneraciones, siempre que éstos reúnan los requisitos establecidos en la Ley de la Renta, sin perjuicio de lo prevenido en el inciso 2º del artículo 5º respecto de los estipendios pagados a personas que no tengan la calidad de empleados u obreros.

Las anotaciones que se consignen en este libro no constituirán prueba de que las remuneraciones a que ellas se refieren hayan sido pagadas y/o percibidas, a menos

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