FORMA CÓMO SE PREVIENEN LOS AT E IT EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS

METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CALIDAD

Las necesidades de las organizaciones para conseguir eficacia, eficiencia y mejora continua en todas sus funciones y actividades, que generalmente requieren el uso de documentos, conlleva a replantear las estrategias de acciÛn e implementar sistemas de gestiÛn de calidad que les ayuden a entender su comportamiento, su entorno y sus necesidades de informaciÛn, tendientes al mejoramiento de la calidad de sus procesos, productos y servicios. Las organizaciones deben cambiar simplemente porque el mundo cambia. Eso no es nuevo pues siempre ha ocurrido y es bien sabido que quien no se ajusta al dinamismo de los cambios simplemente est• condenado a la desapariciÛn. El mayor problema que existe al respecto en la actualidad es que el cambio es muy r•pido y se difunde inmediatamente. Esto se debe en gran medida a la tecnologÌa y al volumen de informativo. Se ha generado m•s informaciÛn en los ˙ltimos 30 aÒos que durante los previos 5000. La ediciÛn de un periÛdico dominical contiene m•s informaciÛn que la que una persona del siglo XVII recibÌa en toda su vida. Ahora la base de conocimientos de la humanidad se duplica en menos de dos aÒos. No es que la informaciÛn en sÌ misma sea un problema, en realidad Èste radica en su

procesamiento. Entendida como una necesidad imperante en la toma de decisiones y en la soluciÛn de problemas organizacionales, la informaciÛn es un elemento clave para incrementar la calidad y la competitividad. Sin embargo, si no existe la suficiente apertura para ver en el cambio una fuente de oportunidades desarrollo y crecimiento, la organizaciÛn no podr• disponer adecuada y eficazmente de toda la informaciÛn necesaria para desarrollar sus procesos al ritmo del contexto actual. Las organizaciones que pervivan ser•n solo aquellas que entiendan la necesidad de una adecuaciÛn r•pida, a veces vertiginosa a nuevos entornos econÛmicos, nuevas tÈcnicas y tecnologÌas, aplicadas a los procesos, comenzando por el informativo y la toma de decisiones.

Cuando se habla de sistemas de calidad se debe considerar como punto de arranque el estudio exhaustivo de la organizaciÛn, para evaluar y detectar con ello tanto debilidades como fortalezas, inclusive antes de escoger una compaÒÌa certificadora y de realizar una preauditorÌa.

Las condiciones operativas del mercado internacional han cambiado significativamente en las dos ˙ltimas dÈcadas debido, entre otros factores, a la globalizaciÛn, la velocidad y accesos a la informaciÛn, cuyas fluctuaciones han ocasionado que una mayor y abierta situaciÛn de competencia entre organizaciones, y que estas hayan recurrido a la implementaciÛn de sistemas de calidad como una de las estrategias para incrementar su competitividad, siendo uno de los m•s socorridos el sistema de normatividad ISO-9000. El presente trabajo plantea desde la concepciÛn

teÛrica de los sistemas y de la metodologÌa de sistemas blandos (Soft System Methodology, SSM), los elementos para el estudio de las organizaciones, tendientes a implementar sistemas de gestiÛn de calidad, asÌ como el papel determinante que juega la informaciÛn documental en todos los procesos organizacionales, en el que debe destacarse la necesidad de un sistema de gestiÛn documental suficiente que permita disponer de dicha informaciÛn oportuna y eficientemente.

Anales de DocumentaciÛn, 2011, vol. 14, nº 1

LA INFORMACI”N DOCUMENTAL PARA LA IMPLEMENTACI”N DE SISTEMAS DEÖ 3

2. OBJETIVO

Evidenciar la necesidad de informaciÛn documental para la implementaciÛn de sistemas de gestiÛn de calidad a travÈs de la metodologÌa de sistemas blandos. Es decir, que el sistema de informaciÛn documental debe alimentar y ser alimentado desde un enfoque sistÈmico de aprendizaje social en la organizaciÛn, para el diseÒo de soluciones eficaces a problemas complejos. Entonces, el diseÒo adecuado de un sistema de informaciÛn documental suficiente constituye el apoyo para implementar, no solo los sistemas de calidad sino cualquier otro sistema y acciÛn que se tome dentro de la organizaciÛn, ll•mese polÌtica, certificaciÛn, procedimiento, toma de decisiones o cualquier otra tendiente a la mejora continua y la satisfacciÛn del cliente.

3. DESCRIPCI”N DE FUENTES MATERIALES Y M…TODOS UTILIZADOS

A. Concepto de sistema

De acuerdo con Felipe Ochoa, ìun sistema puede ser concebido como:

• Un conjunto de elementos que interact˙an y tienen un objetivo com˙n.

• Un conjunto ordenado de procedimientos, relacionados entre si, que contribuyen a

realizar una funciÛn. • Una serie de funciones, pasos o procedimientos, que permiten obtener un resultado predeterminado.

• Un conjunto de partes, elementos, componentes o funciones interrelacionados que

conducen a un fin especificoî (Ochoa Rosso, p. 9).

El autor, Peter Checkland, seÒala que el concepto

...