Pocedimiento De Compras

1. OBJETIVOS

Disponer de un mecanismo de control eficaz sobre el total de los egresos financieros por concepto de compras de gasto corriente (Materiales), adquisición de Activos Fijos (Maquinaria, muebles y Herramientas), servicios (Alquileres, Honorarios, etc.), gastos financieros (Multas), etc.

Garantizar que las Solicitudes de Compra y/o Servicios sean de conocimiento del Jefe del departamento.

Contar con un control para evitar la duplicidad de requerimientos, calidad inferior a la requerida, obsolescencia del producto, etc.

2. ALCANCE

El presente procedimiento de Adquisición de Compras y/o Servicios, y su cumplimiento es obligatorio por parte de todas las Áreas de la Empresa involucradas, sin excepción de ninguna naturaleza.

3. DEFINICIONES

• Compra Normal.- Es aquella adquisición de bienes o servicios planificada y que NO debe generarse a través de Caja Tesorería o Caja Chica.

• Compra Caja Tesorería.- Es aquella adquisición de bienes o servicios no planificada por tanto, se considerará como de emergencia.

Para la aplicación de este punto, se deben cumplir con dos condicionantes: primero, que no se cuente con un Proveedor Fijo o Contrato Marco para los bienes o servicios solicitados y segundo que la compra no pueda esperar el tiempo de ejecución del procedimiento de compra normal.

• Proveedor Determinado.- Estos proveedores son aquellos con los que se llegó a acuerdos comerciales de alto beneficio para la empresa para la adquisición de ciertos bienes o servicios, por tanto, cualquier solicitud de compra de estos artículos serán adjudicados directamente a este proveedor.

• Activo Fijo.- Se define como todo activo tangible que se tiene para la prestación de servicios y/o producción de bienes.

Se consideran como activos fijos lo siguiente: terrenos, edificaciones, vehículos, maquinaria y equipo, instalaciones, muebles y enseres, equipo de oficina, equipo de computación, equipo de comunicación, obras en ejecución, herramientas y software. Cuya característica principal es que tengan un costo mayor a los 100 $u$ (Cien 00/100 Dólares Americanos) y que su vida útil sea mayor a 12 meses.

4. REFERENCIAS

• G.AD.02.F1; Solicitud de Pedido

• SISTEMA MENTOR; Solicitud de compra de material

• SISTEMA MENTOR; Solicitud de servicio

• SISTEMA MENTOR; Solicitud de pago de servicio

• SISTEMA CUENTAS POR PAGAR; Comprobante de pago a proveedores

5. RESPONSABILIDADES.

5.1. Los jefes de cada una de las unidades de la empresa son responsables por cumplir cabalmente este procedimiento para generar las compras en general.

5.2. Todos los jefes de unidad serán responsables de los talonarios de su área.

6. DESCRIPCIÓN

6.1. PARA EFECTUAR SOLICITUD DE COMPRA Y/O CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO.

6.1.1. El procedimiento se inicia cuando una unidad sea de estructura o de un proyecto detecta la necesidad de realizar una compra o la contratación de un servicio, en lo posible durante la mañana, dejando solo compras urgentes para el resto del día, mediante el formulario Solicitud de Pedido G.AD.02.F1

6.1.2. Una vez definido el requerimiento, la Unidad Solicitante debe generar una Solicitud de Compra y/o Servicio en el formulario establecido para ese fin, utilizando el Sistema MENTOR para este propósito.

6.1.3. La Unidad Solicitante, deberá demarcar si la compra normal, corresponde a un Gasto Corriente o Activo Fijo.

6.1.4. Luego la solicitud de compras deberá ser verificada por almacenes para este propósito se deberá comunicar al departamento indicando el numero de la solicitud, Almacén verificara si se cuenta con el material en existencia o no, en caso de no existir en almacén el material, Almacenes aprobara el formulario (en forma digital), para el caso de la solicitud de servicio no se requiere verificación por parte de almacén.

6.1.5. Una vez verificada la orden de compra de material o solicitud de servicio esta deberá ser impresa y firmada por área responsable según la siguiente tabla, posteriormente se entregara la solicitud al departamento de compras

FIRMAS AUTORIZADAS PARA REALIZAR COMPRAS

1ra 2da 3ra

Jefe de Área Gerencia de Área Gerente de Administración

6.2. COMPRA DE MATERIAL

6.2.1. Administración deberá verificar si existe un proveedor determinado o Contrato Marco para los bienes o servicios solicitados.

6.2.2. El departamento o unidad demandante del Bien o Servicio, deberá efectuar mínimamente 3 (tres) cotizaciones en diferentes empresas, con el objetivo de contar con varias opciones de análisis y de oferta, a efecto de contar con el mejor bien o servicio a contratar, pero cuidando la economía de la Empresa.

6.2.3. La Jefatura Administrativa, deberá elaborar un cuadro comparativo, que permita conocer la mejor oferta, considerando las características que la hacen la mejor opción.

6.2.4. Administración remitirá a los socios para su revisión y aprobación (mediante correo electrónico y/o en físico), las cotizaciones, el cuadro comparativo y el Formulario de Solicitud.

6.2.5. Los socios, luego de su respectivo análisis, confirmaran su aprobación vía correo electrónico y/o con la firma en el cuadro comparativo, el mismo que deberá ser adjuntado a la solicitud de Contratación y/o Compra de Bienes y/o Servicios.

6.2.6. El departamento o unidad solicitante deberá remitir a la Gerencia Administrativa Financiera, para su programación de contratación o compra, adjunto al formulario de Solicitud de Contratación y/o Compra de Bienes y/o Servicios (en doble Ejemplar): las cotizaciones, el cuadro comparativo, correo de confirmación de los socios

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