William Deming

Toma de decisiones

La necesidad de tomar decisiones rápidamente en un mundo cada vez más complejo y en continua transformación, puede llegar a ser muy desconcertante, por la dificultad de asimilar toda la información necesaria para adoptar la decisión más adecuada. La teoría de las decisiones nació con Herbert Simon que lo utilizo como base para explicar la conducta humana en las organizaciones la teoría del compartimiento concibe la organización como un sistema de decisiones. En ese sistema, cada persona participa de forma racional y consciente, escogiendo y tomando decisiones individuales al respecto de alternativas racionales de comportamiento. Así, las organizaciones son un complejo sistema de decisiones y acciones.

Una decisión es el proceso de análisis y elección entre las alternativas disponibles de cursos de acción que la persona deberá seguir. Las decisiones se componen de los siguientes elementos:

1. Tomador de decisiones: es la persona que elige una opción entre varias alternativas futuras de acción.

2. Objetivos: son las metas que el tomador de decisiones pretende alcanzar con sus acciones (¿Qué quiere lograr?)

3. Preferencias: son los criterios que el tomador de decisión utiliza para hacer su elección ( aquí entra la subjetividad del proceso, pues las preferencias pueden ser diferentes para cada persona en una misma situación)

4. Estrategia: es el curso de acción que el tomador de decisión escoge para alcanzar sus objetivos, este depende de los recursos que se dispone. ( es la opción que se eligió, es decir la “decisión”)

5. Situación: son los aspectos del ambiente que involucra al que toma la decisión y que afectan su elección.

6. Resultado: es la consecuencia o resultante de una cierta estrategia.

La persona que toma las decisiones se encuentra en una situación en la que pretende alcanzar los objetivos, tiene sus gustos personales y tiene ciertas estrategias (cursos de acción, alternativas u opciones) para alcanzar los resultados. Para que la persona siga un curso de acción debe abandonar otras alternativas. Para esto existe un proceso de elección puede ser una acción reflejo condicionada, esta se basa en la experiencia y practica (como cuando se presionan los botones de un control en un videojuego) o producto de un razonamiento, planeación o proyección hacia futuro. La persona que toma la decisión elige una alternativa entre otras: si ella selecciona los medios apropiados para cumplir con un determinado objetivo, se dice que la decisión es racional. Este proceso de toma de decisiones se divide en siete etapas, que son:

1. Percepción de la situación que involucra algún problema (en este caso problema no siempre es algo malo, por ejemplo: la empresa vende una cantidad de producto mayor a la pronosticada la empresa tiene que decidir si producir más para satisfacer la demanda).

2. Análisis y definición del problema.

3. Definición de los objetivos

4. Búsqueda de alternativas de solución o de cursos de acción.

5. Evaluación y comparación de las alternativas.

6. Selección de la alternativa más adecuada al alcance de los objetivos.

7. Implementación de la alternativa seleccionada.

8. Evaluación de los resultados y retroalimentación.

El proceso de toma de decisiones permite solucionar problemas o enfrentarse a situaciones pero la subjetividad de las decisiones es enorme, por lo que antes de aplicar este proceso se debe conocer las siguientes observaciones:

1. Racionalidad limitada: para que una decisión pueda ser racional se necesita de la suficiente información para elegir la alternativa adecuada, pero esta información está condicionada a los recursos con los que se encuentren mientras más limitados sean más limitada será la racionalidad.

2. Imperfección en las decisiones: no existen las decisiones perfectas, simplemente unas son mejores que otras.

3. Relatividad de las decisiones: debido a que el proceso de toma de decisiones se selecciona una alternativa renunciando a las demás, las futuras decisiones se tomaran en base a decisiones anteriores.

4. Racionalidad administrativa: el proceso administrativos son básicamente procesos de toma de decisiones, pues consisten en la selección de métodos rutinarios para determinar y seleccionar los cursos de acción adecuadas siendo afectadas las personas que intervienen en el proceso.

5. Influencia organizacional: las organizaciones retiran la facultad de decidir ciertos asuntos a sus trabajadores y lo sustituye por el proceso de decisión propio de la empresa (por ejemplo los empleados no pueden elegir como elaborar el producto o servicio, la organización le capacita para hacer el trabajo a la manera de la empresa).

Opinión personal

Todos los seres vivos se encuentran día a día frente a un sin número de toma de decisiones que dependiendo de qué tan correctas sean éstas pueden cambiar el rumbo de sus vidas. El saber si la decisión que se tomó es efectiva o eficiente, solo puede ser conocida en el momento cuando se llega a la conclusión que el objetivo o fin deseado ha sido satisfecho en la totalidad o al menos en su mayoría. Cuando damos una decisión equívoca, ésta nos puede obligar a tomar otra mala decisión, lo que entendí del libro fue que una decisión surge de un problema y es todo un proceso el que se tiene que llevar a cabo para poder realizarla adecuadamente, y esta decisión se ve afectada por muchos factores principalmente la cantidad de recursos disponibles. Cuando tomas una decisión cierras el paso a otras alternativas que quizá pudieron ser mejores, que quizá no se pudieron ver o realizar por falta de recursos, por ese motivo es común que la decisión que se toma no siempre sea perfecta tan solo tiene que ser la mejor posible con los recursos seleccionados, porque al elegir un curso de acción abrimos camino a una serie de futuras decisiones que estarán ligadas a decisiones pasadas por lo que un error es fatal, siempre se debe de analizar y comprobar que se seleccionó la mejor opción.

Mejora continua

La mejora continua tuvo su inicio con autores vinculados con la teoría matemática, empezando así con los primeros trabajos del control estadístico de la calidad. La filosofía de la mejora continua se deriva del Kaizen (cambio bueno) que en la actualidad es sinónimo de mejoramiento continuo, implementado por el involucramiento activo de todos los miembros de la organización en las actividades que realizan y en la manera de llevarlas a cabo, se trata de siempre buscar la forma de hacer mejor las cosas, pero el Kaizen no se trata únicamente de lograr hacer mejor las cosas, sino lograr resultados como la eliminación de desperdicio, reducción de costos y aumento de la calidad.

El cambio es endémico. En realidad, el kaizen es una forma de pensar y actuar basada en los siguientes principios.

1. Promover perfeccionamientos continuos.

2. Enfatizar a los clientes.

3. Reconocer los problemas abiertamente.

4. Promover la discusión abierta y franca.

5. Crear e incentivar equipos de trabajo.

6. Gestionar proyectos por intermedio de equipos multifuncionales.

7. Incentivar la relación entre las personas.

8. Desarrollar la autodisciplina.

9. Comunicar e informar a todas las personas.

10. Capacitar a todas las personas.

El mejoramiento continuo es un principio básico de la gestión de la calidad donde la mejora continua debería ser un objetivo permanente de la organización para incrementar la ventaja competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas.

Los 14 Principios de Deming

Diferentes autores han hecho referencia a la mejora de la calidad ofreciendo diferentes puntos de vistas, metodologías y elementos a considerar sobre el tema. Pero el principal es el Dr. Deming quien sugiere una nueva y radical definición de la función de una empresa: Más que hacer dinero, es mantenerse en el negocio y brindar empleo por medio de la innovación, la investigación, la mejora constante y el mantenimiento (todo lo anterior es parte de la mejora continua). Para ello creo los siguientes principios:

1. Crear constancia de mejorar el producto y servicio, con el objetivo de ser competitivos, permanecer en el negocio proporcionando puestos de trabajo. Este primer principio es válido y lo seguirá siendo de por vida, pues la mejora en productos y servicios nunca acabará. Investigar, Desarrollar e Innovar de forma permanente,

2. Adoptar una nueva filosofía para afrontar el desafío de una nueva economía y liderar el cambio.

3. Dejar de depender de la inspección en masa. Aquí se busca conocer los procedimientos de la calidad para reducir costos y mejorar procesos.

4. Acabar con la práctica de hacer negocios teniendo como base únicamente al precio. Minimizar el costo total en el largo plazo y reducir a un proveedor por elemento estableciendo una relación de lealtad y confianza.

5. Mejorar constantemente y siempre el sistema de producción y servicio, identificando y solucionando los problemas. Esto mejorará la calidad y reducirá los costes.

6. Implantar la formación. Instituir el entrenamiento de habilidades, capacitar a los trabajadores para que realicen un trabajo de calidad y estos mismos se puedan dar cuenta de posibles errores u oportunidades de mejora.

7. Adoptar e implementar el liderazgo para la dirección de personas, reconociendo sus diferencias, habilidades, capacidades y aspiraciones. El propósito del liderazgo es ayudar al equipo a mejorar

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