Auditoria Operatuva

INTRODUCCION

En la auditoria operativa las técnicas son, métodos o modos de actuar que permiten al auditor obtener información destinada a sustentar, con evidencia suficiente y pruebas auténticas, su opinión o juicio sobre alguna materia objeto de su análisis e investigación.

Existen cuatro clasificaciones diferentes para las técnicas de Auditoría Operativa.: las técnicas básicas, las cuantitativas, las cualitativas y las técnicas de proceso.

TECNICAS BÁSICAS

Dentro de las técnicas básicas estaría:

* Cuestionario: tiene como propósito extraer información de una población determinada. Extrae datos, opiniones y actitudes de los miembros del complejo administrativo para configurar la información básica. A su vez, aplica las técnicas de auditoría y desarrolla las fases de esta. Las fases son: establecer los objetivos del cuestionario, planificar el contenido del cuestionario, redactar las preguntas , probar el cuestionario y finalmente, distribuir los cuestionarios.

Sus principales ventajas es que tiene un coste bajo, permite conservar el anonimato y permite trabajar con un volumen de población ilimitado.

* Entrevista: extrae información de una determinada persona. Extrae datos y opiniones de los miembros del complejo administrativo para configurar la información básica. Aplica las técnicas de auditoría y desarrolla fases de esta. Sus fases son: delimitación de la información que interese, elegir a los entrevistados, determinar los objetivos de la entrevista y como última fase, ejecutarla. La entrevista puede ser estructurada (preguntas definidas previamente), semiestructurada (entrevista perfilada previamente pero centrándose en matices más importantes) y entrevista abierta (no está perfilada previamente).

Es ventajosa ya que permite hacer un análisis flexible y profundo. Aun así, tiene un coste elevado, se trabaja con una población muy limitada y provoca problemas de validez debido a la influencia del entrevistador.

* Observación documental: recoge información gráfica y escrita que exista sobre el objeto de estudio que ya esté previamente definido. Se aplica para concretar mejor el objeto de estudio, para aplicar otras técnicas con un mejor conocimiento del campo de estudio y de los mecanismos necesarios y para conseguir información que solo se presenta de forma gráfica o escrita. Su procedimiento se basa en que tras extraer la información de cualquier documento que se considere importante: informes, documentales, reportajes… Su procedimiento es: recoger la información, analizarla y por último, clasificarla. Su principal ventaja es que facilita la concreción de los objetivos de la investigación lo que facilita el empleo de técnicas de auditoría operativa. Es importante descartar la información repetida.

* Observación directa: prepara, complementa, confronta y Verifica las conclusiones extraídas mediante otras técnicas. Se aplica para ampliar el campo de observación y permitir una visión de conjunto del escenario donde se agrupan los objetos de estudio. La observación directa es la inspección y el estudio que el analista lleva a cabo de los hechos de interés que se producen en el complejo administrativo de que se trate. El procedimiento que se debe seguir es: determinar los objetivos, planificar la observación, observar las características de organización más importantes y hacer una síntesis de la información obtenida y sacar conclusiones. Es una técnica ventajosa ya que da una visión general e intuitiva de la organización pero provoca errores en el sistema perceptivo y hace que la recopilación de la información sea más subjetiva.

Existen dos tipos de observación directa: la participante (el analista se integra en el grupo participando en las actividades que el observa) y la observación no participante (el analista se familiariza con las condiciones genéricas que caracterizan el universo que se estudia).

* Elaboración del trabajo de la auditoría operativa: Para llevarla a cabo es necesario haber elaborado otras investigaciones y programas. Su fin es estimar el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo la Auditoría Operativa. Se aplica para reconocer el tiempo global que requiere la investigación, estimar el tiempo por fases, determinar cuantitativamente y cualitativamente los recursos humanos que participarán, estimar los recursos materiales que han de emplearse y evaluar los costes de estudio. Sus etapas son: decidir el inicio del estudio, recoger la información básica, hacer la entrevista inicial y presentar el plan de trabajo, hacer entrevistas con los responsables seleccionados, hacer una recopilación general de información, realizar una encuesta específica a una muestra significativa del personal, analizar los datos, elaborar respuestas y recomendaciones, editar y presentar el estudio.

Esta técnica permite conocer a priori el alcance de la investigación y el esfuerzo necesario pero siempre hay elementos que es imposible prever y que no son muy previsibles.

TECNICAS CUANTITATIVAS

Está formada por:

* Descriptores de actividades: necesita como requisito tener información de los cuestionarios ACO y SARA, tener datos sobre la realización de actividades, la dotación de recursos humanos… Su propósito es disponer de unos indicadores-descriptores de las actividades que permitan realizar un diagnóstico y elaborar propuestas sobre aspectos como la contribución de cada actividad básica dentro de un procedimiento, la relación coste-utilidad de las actividades y la distribución de las actividades según la finalidad. Sus aplicaciones son limitadas: dependen del objetivo que el analista pretende alcanzar. Detecta y suprime actividades de poca utilidad, orienta las unidades hacia actividades productivas y redistribuye las funciones y actividades entre los empleados para aumentar su rendimiento y reducir costes.

Su procedimiento se fundamenta en realizar un análisis cruzado de procedimientos y actividades, hacer un análisis coste/valor de las actividades y finalmente, aplicar la metodología SARA

Tiene todas las ventajas inherentes al hecho de poder expresar numéricamente una realidad de carácter difuso como es la realización de actividades. Pero para el analista comporta cierta dificultad en la realización de los cálculos y la interpretación de resultados. Para los gestores a los que se dirige la información, es difícil la comprensión de algunos conceptos.

* Soporte para la racionalización de los procedimientos administrativos: es necesario haber realizado un análisis básico de procedimiento administrativo, principalmente de circuito. Pretende disponer de una metodología que permita cuantificar a algunos parámetros básicos de un procedimiento administrativo como el tiempo de realización de trámites, los agentes que intervienen en el procedimiento o el conjunto de datos contenidos en el procedimiento. Se aplica para racionalizar los elementos administrativos eliminando la redundancia de datos, reorganizarlos y disminuir el tiempo de realización del procedimiento el cual tiene como realidad física el expediente que está compuesto por un conjunto de documentos con una serie de datos que se deben consignar dentro de cada documento y una serie de agentes que intervienen en el circuito. El procedimiento se fundamenta en confeccionar una tabla de relaciones entre los datos para elaborar de un diagrama tipo PERT, confeccionar tablas entre datos/responsables y datos cruzados y plantear un nuevo circuito administrativo. Es ventajosa porque es una metodología sistemática, sencilla y potente pero su nivel de análisis obliga a manejar muchos datos.

* Análisis de la sustentabilidad del personal: es necesario tener los datos de encuesta cualitativa dirigida al personal laboral y a la información respecto a quién sustituye habitualmente a un empleado. También hay que tener una lista con las funciones teóricas de cada empleado. Su fin es determinar las relaciones de sustituibilidad que hay en plantilla. Se aplica para evaluar en nivel de integración de la plantilla, detectar a individuos clave dentro del conjunto de la dotación de personal, descubrir asignaciones incorrectas de funciones, estructuras orgánicas informales e diferencias en la forma de desplegar funciones. Para llevarlo a cabo, se debe tener una encuesta personalizada que sirva para obtener la información que responda a las preguntas ¿quién o quienes sustituyen al empleado para realizar una función X? ¿a quién o quienes sustituye al empleado para realizar una función X?. A continuación se diseña la matriz de sustituibilidad, se efectúa la distribución de personal sobre la base de los grupos por unidades orgánicas, se formaliza la matriz de sustentabilidad, se calculan los indicadores y se interpretan los resultados.

Es una técnica sencilla en la práctica y sirve para detectar asignaciones incorrectas de funciones o para localizar estructuras orgánicas formales. Es conveniente emplear ordenadores cuando se tienen muchos empleados y funciones.

* Evaluación de la carga de recursos: es necesario poder acceder a la información de los cuestionarios ACO y SARA. El fin es disponer de una metodología que permita una aproximación a la cantidad de recursos materiales que se necesitan para realizar unas actividades determinadas. Para llevarlo a cabo se elabora una tabla de recursos/procedimientos-funciones, se elabora una tabla de empleados/funciones y se estiman las necesidades de los recursos. Esta técnica permite establecer criterios relativamente objetivos para valorar los recursos de unidad. Aun así, los datos en los que se basa sobre los cuestionarios ACO y SARA no son objetivos por

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