Características de las cuentas

IMPORTANCIA

Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa; sería muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cuánto tenemos en cada activo, cuanto debemos y cuál es el capital del propietario, si no contamos con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo, si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “Caja”; si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos “Cuentas por Cobrar”; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarán en una cuenta llamada “Mobiliario”, lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por Pagar”, etc. Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el concepto a que se refiere.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos:

• Cuentas Reales

• Cuentas Nominales

Cuentas reales

Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Además las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas reales van a conformar el estadofinanciero conocido como Balance General. Entre estas cuentas tenemos:

- Cuenta de Activos. Va a estar representada por todos los bienes y derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en términos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas cuentas se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos diferidos, otros activos y valoración.

• Activo circulante. Está formado por todas aquellas cuentas que registran los activos más líquidos; tales como el efectivo y todos aquellosactivos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente, a partir de la fecha del “Balance general”. Dentro de este rubro de “Activo circulante”, se han de colocar las cuentas más liquidas primero; o sea, las más fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.

El Comité de Procedimientos Contables del Instituto Americano de Contadores Públicos Titulares, define los activos circulantes como: “El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero o consumir, durante el ciclo económico del negocio”. Este mismo organismo aclara que: “los gastos pagados por anticipado no son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino porque de no haberse pagado exigirían en su lugar el consumo de activos circulantes, durante el ejercicio económico” referido.

• El activo fijo o inmovilizado. Está formado por todos aquellos bienes de la empresa que reúnen las siguientes características:

a. Propiedades de la empresa

b. Son de naturaleza permanente

c. Están destinados para el uso y NO para la venta

d. Tienen, además, un cierto valor considerable.

Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia físicaespecial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la plusvalía, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrán se aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al liquidarse la empresa. Al momento de clasificar los activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de “tangibles” e “intangibles”, se han de colocar primeramente los MAS FIJOS. Así ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son los vehículos.

• Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, también llamados cargos, están formados por partidas de GASTOS, de tal condición, que benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio económico.

Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todavía; tal es el caso de los gastos de organización, mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campañas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad particular, en cuanto a la ubicación de las cuentas

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