Control En Enfermeria

CONTROL

INTRODUCCIÓN

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Algunas de las definiciones que se han dado de este tema son:

Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”.

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”.

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”.

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

• En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

• En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

• En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

• Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

DEFINICIÓN

Por lo tanto podemos concluir al control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO

OBJETIVO DEL CONTROL

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.

Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deberá aportar información oportuna, ya que la mejor información tiene escaso valor cuando se torna obsoleta.

Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que, todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.

Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.

Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.

Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles

PRINCIPIOS DEL CONTROL

Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegación.

De los Objetivos: El control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.

De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error.

De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.

Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.

De la Excepción: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

De la Función Controlada: La función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

ETAPAS DEL CONTROL

En general, el proceso de control, cualquiera sea el objeto (humano o material) que se quiera controlar, puede ser dividido en cuatro etapas:

1) Establecimiento de normas: Las normas representan las metas de la planificación. Se procura, en general, que ellas sean cuantificables, lo que requiere, sin duda, un buen trabajo de planificación. Sin embargo, no es obligatorio que todas las normas se expresen en unidades físicas o monetarias. Una empresa puede proponerse conseguir un alto grado de cooperación entre los jefes y sus equipos. Otra empresa organiza un programa de relaciones públicas con el fin de conseguir una buena imagen por parte del público y de la comunidad en general. Ambos objetivos no pueden ser representados, ni expresados en términos cuantificables; por lo tanto, estas normas son más difíciles de especificar.

La clave del control efectivo consiste en establecer las normas para medir la actividad. El ideal es establecer normas objetivas, es decir, normas tales que dejen, poco o ningún campo para apreciaciones subjetivas. En este sentido, las normas cuantificadas cumplen con ese ideal. Por ejemplo, fabricación de 150 chamarras al mes, adquisición de $ 2.100 en lanas; venta de 50 chamarras en el mes de enero o ventas en enero por un valor de $ 4.200.

Indudablemente, hay normas, como el mejoramiento de la imagen de la empresa en el medio, o el aumento del grado de cooperación entre capataces y subordinados, que no pueden ser expresadas en términos numéricos y, por lo tanto, dan cabida a apreciaciones subjetivas. Sin embargo, aun en estos casos, deben buscarse indicadores que permitan, en cierta forma, cuantificarlas. Las técnicas modernas de estudios de opinión pública o ciertos instrumentos desarrollados por los psicólogos sociales, pueden permitirnos cuantificarlas, aunque sea de una manera indirecta.

2) Medición de la actividad: En la medición del trabajo realizado, algunas actividades pueden ser muy simples de medir, mientras que otras presentan serios y difíciles problemas. Por ejemplo, un trabajo que es repetitivo fluye en una corriente bastante estable y es totalmente objetivo y puede ser medido, en general, de una manera bastante precisa: Esto sucede cuando pensamos en una línea de producción, como es el caso de una línea de fabricación de galletas. El trabajo se va controlando a medida que las galletas van pasando por diferentes puntos dentro del proceso y, en general, no presenta problemas delicados. Igual cosa se puede decir de la producción de cemento, de planchas de acero, de bolas para molinos mineros, etc.

Diferente es el caso de los trabajos de tipo creativo, irregulares en cuanto a su ocurrencia y variedad. Por ejemplo, el trabajo del diseño de un nuevo producto.

Esto sucede, en general, con todos los trabajos de asesoría dentro de una empresa y con aquellos trabajos que tienen como objetivo resultados intangibles. Por ejemplo, el entrenamiento del personal, el mejoramiento de la moral interna de la empresa, la efectividad de las comunicaciones, la eficiencia de la función compras y el mejoramiento de la actitud de los trabajadores hacia la empresa.

Una vez que se ha establecido la norma o el standard, el paso siguiente es el de controlar lo que se ha hecho. Es importante porque nos entrega la información real, que luego es comparada con la norma de control. La forma de realizar esta medición puede ser variada, incluyéndose principalmente la observación personal, los informes orales y los informes escritos.

La observación personal significa que el administrador (capataz, superintendente, jefe de departamento, etc.) va al área de actividades y observa lo que se está haciendo. Hay quienes señalan que no existe ningún sustituto para la observación de primera fuente y agregan que el contacto directo da un cuadro íntimo de lo que sucede.

Un ejemplo de este método es la visita periódica que hacen los jefes de ventas a las diferentes oficinas de ventas o sucursales de la empresa. En el caso de producción, podemos observar

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