Culpe a los muebles

ERGONOMÍA EN LA OFICINA

José Ignacio Gamboa

Diseñador Industrial

Gerente de Proyectos

Instituto De Ergonomía Andino IDEAERGO

Carrera 56A No. 126A - 72, Bogotá. Tel/Fax: 253 92 03

Palabras Claves: Ubicación, Distribución, Reconfiguración, Modular, Cubicular, Círculo Interno, Círculo Medio, Círculo Externo, Ajustabilidad, Movilidad, Comunicación, Privacidad.

Su jefe se queja porque Ud. no realiza su trabajo con todo su potencial?

Deje de culparse a sí mismo, culpe al mobiliario. La distribución de espacios individuales de trabajo, la distribución de los muebles de la oficina y el diseño de los edificios atacan a los individuos que trabajan en ellos.

Se disponen oficinas en lugares sin ventanas olvidando la evidencia que la luz natural va en favor de la productividad y de la salud. Nuestros perímetros comienzan a reducirse. Nuestra área personal se limita cada vez mas al simple escritorio, a veces hasta cedemos parte de él mismo. Si sus dominios terminan en las esquinas de su escritorio, usted estará a merced de ruidos externos, mala iluminación, polución, tráfico y problemas de comunicación.

Los trabajadores en países industrializados pasan gran parte de su vida laboral dentro de una oficina, pero el ser humano continúa trabajando en una ambiente que ha cambiado poco en los últimos años.

Aspectos como una buena iluminación, una silla cómoda, un buen sistema de almacenamiento, reducción del ruido y un buen sistema de control de la temperatura ambiente; hacen sentir mas cómodos a los trabajadores en la oficina. Pero aspectos psicológicos como la adecuada comunicación con los compañeros de trabajo, la privacidad y la posibilidad de concentración son igualmente importantes. En general lo adecuado es un ambiente que se pueda adecuar a las diferentes y cambiantes condiciones de trabajo. Actualmente muchas actividades monótonas como copiar y calcular son realizadas por máquinas y por lo tanto los oficinistas requieren poder concentrarse para realizar labores que exigen juicio y experiencia.

Culpe a los muebles

El primer paso hacia la oficina ergonómica es ampliar sus perímetros.

Piense en el espacio que usted llama su puesto de trabajo como si tuviera tres círculos concéntricos.

El más grande, el que probablemente comparte con otros, se extiende hasta las paredes externas de su edificio o el parqueadero. El del medio, el cuarto donde usted trabaja puede ser comunal o privado. El círculo interno, usualmente un escritorio, es realmente un espacio personal, su puesto de trabajo.

A menor control tenga Ud. sobre estos tres círculos, más se multiplicarán sus problemas de salud. Al contrario, las personas son más saludables y más productivas cuando pueden influir sobre su propio ambiente de trabajo. Es poco lo que se puede hacer sobre el diseño de un edificio pero usted puede rediseñar la distribución de muebles y áreas de circulación de su oficina o influir sobre la distribución de las nuevas oficinas. Recuerde que usted como usuario real de las oficinas es quien más puede aportar sugerencias que puedan hacer más cómodo su propio trabajo y el de sus compañeros.

Mirando primero a su círculo interno, su escritorio y su silla, puede medir qué tan grave es el deterioro de calidad de su espacio de trabajo. Si usted no ha exigido por su propio espacio, puede darse por vencido. Y si ha perdido control de su círculo interno usted probablemente no tiene control sobre ningún otro lugar en su oficina.

Debido a la idea errada de que nuestro espacio de trabajo no puede extenderse fuera de los bordes del escritorio, empezamos a odiar el tener que ir a la oficina.

No sabemos exactamente cuántas molestias dolorosas son causadas por problemas ergonómicos. El dolor se genera cuando tratamos de adaptarnos a las cosas. No solamente se requiere una buena silla ergonómica, esta debe ser complementada con un buen diseño del puesto, donde se debe haber tenido en cuenta la ubicación, el almacenamiento, la iluminación, el control del ruido y la ventilación, entre otros.

Adicionalmente entre la silla y su puesto debe haber una complementación perfecta, una silla muy grande no le va a permitir moverse cómodamente, una silla con un diseño de brazos inadecuado no le va a permitir acercarse adecuadamente al escritorio; una silla sin un sistema de ajuste neumático de altura del asiento no le va a permitir adecuar la altura a las diferentes tareas, como trabajo sobre el escritorio o digitación en el computador.

Al momento que Ud. se sienta frente al computador, una serie de efectos independientes se multiplica. Lectores de discos e impresoras llenan su mesa, adicionando ruido en sus propias narices. Repentinamente usted se encuentra frente a un monitor por horas y cada luz de la oficina le molesta. Además usted está rodeado de otros aparatos como el módem, el fax, el teléfono y su estado de ánimo depende del buen funcionamiento de estos; ni hablar de todos los cables que cuelgan de estos aparatos.

Su oficina le puede hacer su trabajo más eficiente o crearle problemas, pero la solución esta en sus manos. Use la siguiente lista para identificar problemas. Comience, de esta manera, a crear un ambiente ergonómico, que le haga más cómodo, agradable y productivo su trabajo.

Una mala selección de una silla

Puede generar problemas en la espalda, en los brazos, el cuello, adormecimiento de las piernas y pies fríos.

Una mala selección de un escritorio

Puede generar fatiga visual, estrés, dolores por pequeños movimientos repetitivos en espalda, antebrazo, muñeca y mano.

Un mal sistema de almacenamiento

Puede generar estrés, alergias y accidentes

Un mal control del nivel de ruido

Puede generar ansiedad, comportamiento agresivo, falta de concentración, pérdida auditiva.

Una mala iluminación

Puede generar fatiga, depresión, fatiga visual y dolores de cabeza.

Una mala circulación de aire

Puede generar alergias, dolores de cabeza y mareos.

Un teclado inadecuado

Puede generar problemas del túnel carpiano caracterizados por dolores severos en el cuello, hombros, brazos, muñecas y manos.

Un mal monitor

Puede generar fatiga visual, alergias y posibles efectos por radiación.

Una impresora inadecuada

Puede generar estrés y baja concentración

Un puesto de trabajo inadecuado

Puede generar estrés, baja motivación, problemas de circulación, musculares y de espalda.

Un mal programa de correo electrónico

Puede generar estrés, comportamiento agresivo y problemas emocionales

El uso prolongado del teléfono

Puede generar estrés y problemas en el cuello y en los hombros.

El territorio

Para muchos de nosotros la oficina es un lugar donde estamos propensos a sufrir posibles accidentes. Mientras mas afuera estemos de nuestro puesto de trabajo, a mayores riesgos estamos expuestos y mayores compromisos debemos tomar.

Lo importante es empezar a ejercitar cierto control fuera de nuestro círculo interno.

Las divisiones modulares

La oficina abierta se ha vuelto muy popular en nuestro medio, pero si pensamos un poco en la esencia del término modular, podemos ver que un archivador que requiere de un montacargas para moverlo, no es modular. La oficina modular requiere de piezas que sean fáciles de mover y ensamblar (con herramientas normales) que pueden ser reubicadas a medida que se requiera.

Cuando esto es así y las oficinas se pueden reconfigurar fácilmente, los grupos de trabajo que requieren estar cerca pueden ser ubicados donde mejor convenga. Los sicólogos han encontrado que muchos de los temores y problemas que generan comportamientos negativos en las organizaciones se presentan porque simplemente unos no saben lo que otros están haciendo.

Algunas compañías creen que la oficina abierta es la panacea para ubicar a todos sus empleados y piensan que un espacio se puede simplemente dividir en cubículos, por lo tanto las paredes modulares que estaban diseñadas para crear independencia entre un puesto y otro comienzan a estar mas cerca de las personas y rodeándolos de ruido y polución visual.

Muchas veces estos cubículos una vez instalados, son rara vez reubicados o en algunos casos debido a problemas de modularidad del sistema son difíciles de reubicar o de cambiar su acabado sin tener que desbaratar todo el sistema.

Herramientas

Permita que todas sus herramientas de trabajo estén a la vista, su trabajo será mas eficiente si usted las puede ver. Las herramientas que no están a la vista son raramente utilizadas. Usted merece el ambiente más eficiente y motivante posible. Los paneles de oficina abierta permiten ubicar rieles de accesorios, siempre a la vista y al alcance de la mano.

Las reuniones de grupos de trabajo son frecuentes, pero hacerlas en la oficina de alguno de los miembros no es lo más conveniente, no hay espacio suficiente; el teléfono interrumpe con frecuencia y la gente se distrae viendo el material que encuentra a la mano.

Destine espacios para salas de reuniones, pequeños, medianos y grandes; reconfigurables, que permitan al grupo la privacidad, la concentración y por lo tanto el correcto manejo del tiempo y la eficacia en la meta propuesta.

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