Definición Sintética

Control

Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se corresponden con los planes, el control también puede utilizarse para evaluar la eficacia del resto de las funciones administrativas: la planeación, la organización y la dirección.

Definición Sintética:

* Es la recolección sistemática de datos.

* Control sobre resultados.

Todo control implica, necesariamente la comparación de lo obtenido con lo esperado, pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo, prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo que esperaron. Tal procedimiento constituye el control sobre los resultados. El control puede considerarse como la detención o corrección de las variaciones. La importancia de los resultados obtenidos por las actividades premiadas, es probable que ocurran algunos errores, pérdida de esfuerzos y ser causa de desviaciones injustificadas del objetivo que se persigue. Es de importancia tener presente que el propósito del control es positivo, es hacer que sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas.

El proceso de control consiste:

* Establecer estándares y métodos para medir el rendimiento.

* Medir el rendimiento.

* Determinar si el rendimiento se corresponde con los estándares trazados y en caso necesario.

* Tomar medidas correctivas.

Pasos para el funcionamiento del control:

* Determinar el objetivo del control.

* Precisar los objetivos del control.

* Definir las normas.

* Conocer la realidad.

* Comparación de lo real contra el plan.

* Análisis de desviaciones.

* Adopción de medidas.

Precisar los tipos de control:

* Control previo.

* Control directivo o de dirección.

* Control a corriente.

* Controla posterior.

Controles previos a la acción (precontroles). Garantizan que antes de emprender una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos financieros son los más comunes de este tipo de control (anticipar los gastos), aunque también lo es la calendarización (identificar actividades a realizar y el tiempo que llevará cada una). El concepto de estos controles es evitar que se presenten problemas y no arreglarlos una vez ocurridos.

Controles directivos o de dirección: Llamados también de avance o cibernéticos, tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna norma o meta y permitir que se realicen acciones correctivas antes de terminar las acciones. Los controles directivos dan resultado sólo si el administrador tiene información precisa y oportuna de los cambios del entorno o en el avance hacia la meta deseada.

Control a corriente: Este tipo de control se realiza a lo largo de todo el proceso de producción y/o servicio. Lo pueden realizar los directivos o administradores o los mismos obreros.

Controles posteriores a la acción: Miden los resultados de una acción que ha concluido. Así establecen las causas de cualquier desviación que se aleja del plan o el estándar y los resultados que se aplican a actividades futuras similares. Se usan también como base para recompensar o alentar a los trabajadores que prestan servicios. Por ejemplo, sobre cumplir una norma puede conllevar un estímulo salarial. La definición de Mocker divide el control en 4 etapas:

1. ESTABLECER PARÁMETROS Y MÉTODOS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO: En una situación ideal, las metas y objetivos establecidos en el proceso de planeación estarán definidos en términos claros y mensurables, que incluyen plazos específicos. Esto resulta importante por varios motivos. En primer lugar, las metas definidas vagamente, por ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados del departamento X” resultan palabras huecas hasta que los administradores empiezan a especificar QUÉ quieren decir cuando plantean “mejorar” y lo que pretenden HACER para alcanzar tal meta y CUANDO se proponen alcanzarla. En segundo lugar, las metas definidas con exactitud (por ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados del Departamento X realizando seminarios y talleres sobre habilidades de manipulación durante los meses de poca actividad comercial: marzo y abril “), se pueden evaluar con más facilidad en cuanto a cumplimiento y utilidad que los enunciados “huecos”. Por último, los objetivos establecidos con exactitud y mensurables, se pueden

comunicar con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se pueden usar para cuantificar el rendimiento. Esta capacidad para comunicar metas y objetivos con la mayor exactitud es muy importante para el control, pues por lo general, son varias y diversas las personas que intervienen en el proceso de planeación y control.

2. MEDIR EL DESEMPEÑO: Todos los aspectos del control se manifiestan en un proceso constante y repetitivo, dependiendo su frecuencia del tipo de actividad que se mida. Así los niveles de seguridad de las partículas sólidas del aire pueden vigilarse continuamente en un laboratorio del Centro de Ingeniería Genética y Biotecnología, mientras que el avance de los objetivos de expansión a largo plazo de la organización hacia nuevos mercados, posiblemente sean revisados por la dirección general uno o dos veces en el año. Sin embargo, debe precisarse que los buenos administradores evitan que pase mucho tiempo entre una medición del rendimiento y otra.

3. DETERMINAR SI EL RENDIMIENTO CONCUERDA CON EL ESTANDAR: En muchos aspectos, este es el paso más fácil en el proceso de control. Se supone que las complejidades ya fueron resueltas en los primeros pasos. Ahora se trata de comparar los resultados medidos con las metas o criterios determinados con anterioridad. Si el desempeño corresponde con los estándares establecidos,

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