Documentos Administrativos En Una Institución Educativa

1. ¿Qué es la correspondencia?

Es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares, o bien podemos decir que es le medio de interrelación entre personas, originado por diversos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, así: Comercial, diplomática, familiar y oficial.

2. Correspondencia Oficial:

Se denomina correspondencia Oficial, a la que trata de asuntos relacionados con el Estado, ya sea está dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno y entre funcionarios públicos.

Entre las comunicaciones escritas de este género de correspondencia podemos considerar:

 Oficio

 Providencia

 Resolución

 Dictamen

 Notificación

 Acuerdo

 Decreto

 Informe

 Trascripción

3. Oficio:

Es un instrumento Oficial por medio del cual se puede, solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética, puntuación y redacción.

Cuando en el Oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafos distintos cada uno, esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.

4. Los elementos que forman el Oficio son:

 Número de Oficio y Referencia

 Lugar y Fecha

 Destinatario

 Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio.

 Vocativo

 Contenido o cuerpo del oficio.

 Despedida

 Firma y cargo del quien envía

 Indicadores de archivo, copias a otras autoridades u oficinas, correlativo.

5. ¿Cuándo se utiliza el Oficio?

Es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango y viceversa.

Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo, para dirigirse al personal a su cargo, o cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación.

Los instrumentos por los cuales pueden dar respuesta a los oficios son:

Providencia Administrativa

Providencia Resolutiva

Informe

Resolución

6. MODELO DE OFICIO

Ministerio de Educación

Dirección Departamental de Educación

Guatemala, C. A.

Oficio No. DDEG – 01 – 2006.

Ref. FCR/Calderón

Guatemala, 10 de marzo de 2006.

Licda. Mariela Mayli Toja Lone

Coordinadora Sector Sur

Departamento de Guatemala.

Distinguida Licenciada Toja Lone

La presente tiene como objetivo de informarle que usted, ha sido designada a participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizará en la Universidad de Guadalajara, México del 20 de febrero al 10 de marzo del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos a la unidad de Relaciones Públicas de esta Dependencia Ministerial, en los próximos días.

Se hace necesario que nos presente el tema a disertar en tan importante conferencia mundial, por lo que también deberá de proporcionarnos a más tardar el 30 de enero copia de los temas que usted escogerá, así como el material guatemalteco que necesitará para proporcionar a los participantes de todo el mundo.

Las carpetas de su conferencia, las podremos preparar en su oportunidad, así como el viaje que la UNESCO le concede.

Distinguido Supervisor Educativo, aprovecho la oportunidad para felicitarlo y ratificarle mi saludo y respeto.

Licda. Sandra Patricia Cruz

Directora Departamental de

Educación de Guatemala

c.c. archivo

7. PROVIDENCIA

Una providencia es el instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite o para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial, existen dos clases de providencias.

Providencia Resolutiva: en ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita con anterioridad.

Providencia Administrativa: es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual, el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita Informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.

La Providencia se escribe con los siguientes objetivos:

Solicitar antecedentes.

Ratificar asuntos

Escuchar a otra persona

Solicitar pruebas

Enviar a archivo.

Los elementos que conforman la providencia son:

Nombre de la oficina administrativa

Fecha (escrita en letras)

Asuntos objetivos

Número de la providencia

Objetivo de la misma

Firma del funcionario que le envía.

Aplicación:

Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia, una petición recibida. Es necesario, que en la providencia, se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con mayúsculas.

7. MODELO DE PROVIDENCIA RESOLUTIVA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL

COORDINACIÓN SECTOR SUR.

COORDINACIÓN SECTOR SUR, Municipio de Villa Nueva, Guatemala, diez de julio de dos mil trece. ----------------------------------------------------------------------------------

ASUNTO: JOSÉ DANIEL GARCÍA CHUTÁN, Director de la Escuela Nacional

Rural Mixta de la Aldea San José, Municipio de Villa Nueva, Departamento de Guatemala, Solicita incremento en cuota de Refacción Escolar, para el año dos mil siete, por la cantidad de Q. 5.00 por cada padre de familia, o representante que inscriba a los alumnos, ante la comisión de finanzas de esta escuela, adjunto veinte folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el primer semestre del dos mil siete.

PROVIDENCIA No. 645 – 2006.

Analizada la solicitud, y sobre la base del Acuerdo Ministerial No. 185 Artículos Noos. 12, 13 y 16; se autoriza la cuota extraordinaria de Q. 5.00 cinco quetzales exactos), para el fondo destinado de refacción escolar para el ciclo escolar dos mil siete, quedando bajo control de la comisión de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil siete.

Lic. Abad André Muñiz García

Coordinador Sector Sur Guatemala

c. c. archivo

7. MODELO DE PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA

COORDINACIÓN TECNICA ADMINISTRATIVA

SECTOR SUR.

 SUPERVISIÓN EDUCATIVA No. 91 – 96 Guatemala, nueve de mayo de dos mil trece. -------------------------------------------------------------------------------

ASUNTO: ANA PATRICIA GARCÍA CHUTÁN, de treinta y cinco años de edad, guatemalteca, vecina del Municipio de villa Nueva, Profesora de Enseñanza Media y Catedrática en el Instituto nacional Básico de Villa Nueva, jornada Matutina, solicita la autorización de Creación y funcionamiento de la Academia comercial de Mecanografía Básica “Id y Enseñad”, en jornadas: matutina, vespertina y nocturna, con sede en la 3ª. Calle 5 – 60 zona 1 de

Villa Nueva.

PROVIDENCIA No. 91 – 26 24 – 2006.

Atentamente pase el presente expediente a la Sección de Control Académico de la Unidad de Desarrollo de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Guatemala, para que se sirva emitir el Dictamen correspondiente, adjunto treinta y nueve folios.

Lic. Alan Javier Muñiz García

Supervisor Educativo

c.c. archivo

8. INFORME

Es una comunicación escrita que da a conocer el resultado de una revisión, investigación o estudio de un asunto. Este puede ser:

8.1 Informe memorándum

8.2 Informe Formulario

8.3 Carta Informe

8.4 Informe Formal

8.1 Informe Memorándum o memorando:

La palabra memorándum o memorando, procede directamente del latín memorándum, que quiere decir, cosa que de tenerse en la memoria.

La significación que se a dicha palabra, debido a estar relacionada con las cosas que deben recordarse, es la de “libreto o agenda donde se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse”.

Se utiliza dentro de la misma dependencia. De jefes a subalternos y viceversa. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el número correspondiente con las iníciales de la autoridad y fecha en la esquina superior derecha. Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por carecer de frases de cortesía. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se anotan las iníciales de quien lo envían manuscritas, ya sea después de su nombre, en el encabezamiento o en el punto y final.

Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia, no requiere contestación.

Es

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