Documentos Administrativos En Una Institución Educativa

1. ¿Qué es la correspondencia?

Es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares, o bien podemos decir que es le medio de interrelación entre personas, originado por diversos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, así: Comercial, diplomática, familiar y oficial.

2. Correspondencia Oficial:

Se denomina correspondencia Oficial, a la que trata de asuntos relacionados con el Estado, ya sea está dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno y entre funcionarios públicos.

Entre las comunicaciones escritas de este género de correspondencia podemos considerar:

 Oficio

 Providencia

 Resolución

 Dictamen

 Notificación

 Acuerdo

 Decreto

 Informe

 Trascripción

3. Oficio:

Es un instrumento Oficial por medio del cual se puede, solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética, puntuación y redacción.

Cuando en el Oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafos distintos cada uno, esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.

4. Los elementos que forman el Oficio son:

 Número de Oficio y Referencia

 Lugar y Fecha

 Destinatario

 Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio.

 Vocativo

 Contenido o cuerpo del oficio.

 Despedida

 Firma y cargo del quien envía

 Indicadores de archivo, copias a otras autoridades u oficinas, correlativo.

5. ¿Cuándo se utiliza el Oficio?

Es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango y viceversa.

Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo, para dirigirse al personal a su cargo, o cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación.

Los instrumentos por los cuales pueden dar respuesta a los oficios son:

Providencia Administrativa

Providencia Resolutiva

Informe

Resolución

6. MODELO DE OFICIO

Ministerio de Educación

Dirección Departamental de Educación

Guatemala, C. A.

Oficio No. DDEG – 01 – 2006.

Ref. FCR/Calderón

Guatemala, 10 de marzo de 2006.

Licda. Mariela Mayli Toja Lone

Coordinadora Sector Sur

Departamento de Guatemala.

Distinguida Licenciada Toja Lone

La presente tiene como objetivo de informarle que usted, ha sido designada a participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizará en la Universidad de Guadalajara, México del 20 de febrero al 10 de marzo del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos a la unidad de Relaciones Públicas de esta Dependencia Ministerial, en los próximos días.

Se hace necesario que nos presente el tema a disertar en tan importante conferencia mundial, por lo que también deberá de proporcionarnos a más tardar el 30 de enero copia de los temas que usted escogerá, así como el material guatemalteco que necesitará para proporcionar a los participantes de todo el mundo.

Las carpetas de su conferencia, las podremos preparar en su oportunidad, así como el viaje que la UNESCO le concede.

Distinguido Supervisor Educativo, aprovecho la oportunidad para felicitarlo y ratificarle mi saludo y respeto.

Licda. Sandra Patricia Cruz

Directora Departamental de

Educación de Guatemala

c.c. archivo

7. PROVIDENCIA

Una providencia es el instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite o para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial, existen dos clases de providencias.

Providencia Resolutiva: en ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita con anterioridad.

Providencia Administrativa: es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual, el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita Informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.

La Providencia se escribe con los siguientes objetivos:

Solicitar antecedentes.

Ratificar asuntos

Escuchar a otra persona

Solicitar pruebas

Enviar a archivo.

Los elementos que conforman la providencia son:

Nombre de la oficina administrativa

Fecha (escrita en letras)

Asuntos objetivos

Número de la providencia

Objetivo de la misma

Firma del funcionario

...