Documentos Administrativos

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. MEMORANDO

1.1. Etimología: Es un término Latino que significa “memorable”, “cosa que debe tenerse en la memoria”. Deriva de la forma latina (“mencionar, referir, recordar”)

1.2. Concepto: Es un documento administrativo, público comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad. Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

1.3. Función: Sirve para transmitir un mensaje: información, pedido, orden, justificación, permiso, amonestación, etc., todos ellos de acción inmediata. A través del memorándum también se hace entrega formal de un folleto, catálogo, reglamento, programa, etc.

1.4. Usos: Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma institución. Por su calidad de interno es un documento de “interoficina”.

Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.

Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

Se caracteriza por su brevedad y claridad de aquello que se pretende comunicar. No contiene saludo ni despedida.

1.5. Área de Difusión

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.

Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.

1.6. Facultad para firmar memorandos

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

1.7. Partes del memorando

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

 Lugar y fecha

 Código

 Destinatario

 Asunto

 Cuerpo

 Despedida o antefirma

 Firma y posfirma

 “con copia”

 Pie de página.

 Y las siguientes complementarias:

 Membrete

 Nombre del año

 Referencia

 Sello

 Anexo

1.8. Partes en las que se divide un memorando

Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:

a) Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.

b) Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento.

c) Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.

EJEMPLO 3: MEMORANDO 1

EJEMPLO 2 : EMPLEANDO UNA PLANTILLA WORD

1.9. Redacción del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:

Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase “sírvase...”

“Sírvase comunicar a esta dirección el record de... ”

Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: “sírvase...” (Como en el caso anterior) y “comunico a Ud....” como en el siguiente:

“Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer...”

Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:

“Por el presente...”

“Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso...”

“Me dirijo a Ud....”

“Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... ”

Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

IMPORTANTE:

El texto del memorando no tiene “párrafo de cierre”.

1.10. CLASES

Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple

1.10.1. Memorando simple

Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general,

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