LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DERECHO ADMINISTRATIVO VENEZOLANO

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DERECHO ADMINISTRATIVO VENEZOLANO

1 Concepto de documento desde el punto de vista jurídico.

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna

cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicos

o privados.

Documento Público.

Es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario

judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias

voluntades y la fecha en que se producen.

Documento Privado.

El redactado por las partes interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin intervención de registrador, notario u

otro funcionario público que le de fe o autoridad.

Concepto de documento según el Código Civil Venezolano.

Artículo 1.355. “El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio

probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está

destinado a probar, salvo los casos en que el instrumenta se requiera como solemnidad del acto.”

Artículo 1.356. “La prueba por escrito resulta de un instrumento público o de un instrumento privado.”

El instrumento público según Código Civil Venezolano.

Artículo 1.357. “Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales

por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe

pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.”

Artículo 1.358. “El instrumento que no tiene la fuerza de público por incompetencia del funcionario o por

defecto de forma es válido como instrumento privado, cuando ha sido firmado por las partes.”

Artículo 1.359. “El instrumento público hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, mientras

no sea declarado falso:1º, de los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber efectuado, si tenia

facultad para efectuarlos; 2º, de los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber visto u oído,

siempre que este facultado para hacerlos constar.”

Artículo 1.360. “El instrumento publico hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, de la

verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realización del hecho jurídico a que el

instrumento se con trae, salvo que en los casos y con los medios permitidos por la ley se demuestre la

simulación.”

Artículo 1.361. “Igual fuerza probatoria que la determinada en el artículo anterior producen el instrumento

público y el instrumento privado, entre las partes, aun de las cosas que no han sido expresadas sino de una

manera enunciativa, con tal que la enunciación tenga una relación directa con el acto Las denunciaciones

extrañas al acto sólo pueden servir de principio de prueba.”

Artículo 1.362. “Los instrumentos privados, hechos para alterar o contrariar lo pactado en instrumento

público, no producen efecto sino entre los contratantes y sus sucesores a Título universal. No se los puede

oponer a terceros.”.

Los instrumentos Privados según Código Civil Venezolano.

Artículo 1.363. “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes

y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho

material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.”

Artículo 1.364. “Aquél contra quien se produce o a quien se exige el reconocimiento de un instrumento

privado, está obligado a reconocerlo o negarlo formalmente. Si no lo hiciere, se tendrá igualmente como

reconocido.

Los herederos o causahabientes pueden limitarse a declarar que no conocen la firma de su causante.”

La falsedad de los instrumentos.

Artículo 1.380. “El instrumento público o que tenga las apariencias de tal puede tacharse con acción principal

o redargüirse incidentalmente como falso.”

La Exhibición de Documentos.

Artículo 436. “La parte que deba servirse de un documento que según su manifestación, se halle en poder de

su adversario, podrá pedir su exhibición.

A la solicitud de exhibición deberá acompañar una copia del documento, o en su defecto, la afirmación de los

datos que conozca el solicitante acerca del contenido del mismo y un medio de prueba que constituya por lo

menos presunción grave de que el instrumento se halla o se ha hallado en poder de su adversario".

La Tacha de los Instrumentos.

Artículo 438. “La tacha de falsedad se puede proponer en juicio civil, ya sea como objeto principal de la

causa, ya incidentalmente en el curso de ella, por los motivos expresados en el Código Civil.”

El Reconocimiento de Instrumentos Privados.

Artículo 444. “La parte contra quien se produzca en juicio un instrumento privado como emanado de ella o

de algún causante suyo, deberá manifestar formalmente si lo reconoce o lo niega, ya en el acto de la

contestación de la demanda, si el instrumento se ha producido con el libelo, ya dentro de los cinco días

siguientes a aquel en que ha sido producido, cuando lo fuere posteriormente a dicho acto. El silencio de la

parte a este respecto, dará por reconocido el instrumento.”

2. La noción de documento administrativo.

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos

que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en

el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Función de los documentos administrativos.

Son dos (2) las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

Función de Constancia.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus

posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de Comunicación:

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración

Pública. Dicha comunicación es - tanto interna - entre las unidades que componen la organización

administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Características de los documentos administrativos.

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado

como “documento administrativo”.

Producen efectos jurídicos.

No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la

producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos. Los documentos

administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo.

El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.

Su emisión es válida.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos,

exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Tipos de Documentos Públicos.

Los documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitación de que consta todo procedimiento.

Esta clasificación sería la siguiente:

Documentos de Iniciación.

1. Acuerdo de iniciación del procedimiento

2. Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud

3. Petición de mejora voluntaria de la solicitud

4. Acuerdo de adopción de medidas provisionales

5. Acuerdo de acumulación de procedimientos

6. Acuerdo de práctica simultánea de trámites

Acuerdo de Iniciación del Procedimiento.

Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de

iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos:

cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden

superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a

los posibles interesados.

Requerimiento de Subsanación de Defectos en la Solicitud.

Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento

...