Documentos Administrativos

INSTRUMENTOS OFICIALES

5.1 NOTA OFICIAL

Documento mediante el cual se tratan asuntos de menor importancia o menos informales que en el oficio y sin mayor trascendencia. Los elementos que lo conforman son: Referencia. (parte superior derecha), Número de carta, Fecha y Asunto.

Es aplicado cuando el asunto es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio.

5.2 OFICIO

Es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos o funciones. Por medio de él se puede hacer solicitudes, rendir informes, acusar de recibo, transmitir disposiciones u órdenes. Generalmente se usa para informar alguna disposición. Los elementos que lo conforman del título y cargo a quienes se dirige. Contenido o cuerpo del oficio, Despedida, Firma y cargo de quien envía, Indicadores de archivo. Generalmente se aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio. Se utiliza en el sistema educativo y lo puede utilizar el director del plantel educativo, apra dirigirse a los subalternos, también a jefes del mismo nivel o de mayor jerarquía.

5.3 PROVIDENCIA

Es el instrumento que se utilizar para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. Es un instrumento que se elabora como consecuencia de una petición escrita. Providencia Resolutiva: es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguirse, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una función legal. Los elementos que lo conforman son: Nombre de la oficina administrativa, Fecha (escrita en letras). Asuntos objetivos, Número de Providencia, Objetivo de la misma, Firma del funcionario que lo envía. Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida. Es necesario que se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe en letras y la frase completa se anota en mayúsculas.

5.4 MEMORANDO

Quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria. Es decir cosas que deben recordar. Los elementos que lo conforman son: En mayúscula la palabra MEMORANDO. No. ------, Para : (Oficina o funcionario), Asunto: breve, Fecha:.

Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asunto con la finalidad de no olvidar u omitirlos.

5.5 ACTA

Es un documento que se prepara en le libro autorizado para el efecto, que contiene descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado. Otro si: alterúm=además de esto. Se escribe unido y con inicial mayúscula (Otro si). Se coloca antes de las firmas; de lo contrario, la persona escribe y seguidamente coloca su firma. En conclusión el otro si se usa para agregar algo que no está escrito dentro del cuerpo del acta. Los elementos que lo conforman son: Lugar, fecha y hora, identificación de participación. Cuerpo del acta o cláusulas o puntos tratados. (Primero). Cierre, Firmas de los participantes. En las transcripciones o certificaciones de actas los entrelineados y testados ya no deben aparecer. Por lo tanto se hace sin errores; sin embargo el otro si debe escribirse, asimismo el nombre de las personas que firmaron el acata. Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial de la institución. Testados y entrelineados; se utiliza cuando se cometen errores u omite algunas palabras dentro del acta. Primero se tacha con guiones el error, luego entrelinear las palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea válido, se tiene que testar al final del acta, después del cierre y antes de las firmas. Se puede testar después de firmas pero para que tenga validez es necesario firmar otra vez. Cuando una acata tiene muchos errores se puede anular a través de otra, no se borra ni se usa correctores

5.6 CONOCIMIENTO

Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o entregado alguna cosa. Los elementos que lo conforman son: lugar y fecha, Nombre de quien recibe, Descripción de lo recibido, Nombre y firma del receptor. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos

5.7 CIRCULAR

Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, aclaratorios que sobre una materia envía

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