GUIA SOBRE REALIZACION DE TRABAJO ESCIAL DE GRADO

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”

BARINAS ESTADO BARINAS

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”

BARINAS ESTADO BARINAS

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Prof:

Maria Rivas Nadal

Bachiller:

Larry Medina

Jenny Jáuregui

VII Semestre

Administración

Barinas. Diciembre 2009

INDICE

Introducción…………………………………………………………………. 4

CAPITULO I

Planteamiento del problema……………………………………………….. 5

Objetivo de la Investigación……………………………………………….. 8

Chiavenato…………………………………………………………………… 9

Justificación del problema…………………………………………………..10

Delimitación del problema…………………………………………………..11

Interrogantes………………………………………………………………….12

Como se manifiesta………………………………………………………….13

Objetivo de la investigación…………………………………………………14

Alcances y limitaciones de la investigación……………………………… 15

Objetivos del manual de procedimiento administrativo de la Unellez…. 16

Procedimientos……………………………………………………………….17

INTRODUCCIÓN

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han

encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal.

Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

Por lo tanto en el siguiente trabajo especial de grado se pretende Diseñar un manual de procedimientos administrativos. En el área administrativa de la universidad experimental de los llanos occidentales Ezequiel Zamora del estado Barinas

CAPITULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto.

También permiten ver en forma precisa las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, detectar errores, contribuir a la correcta ejecución de las tareas encomendadas al personal y apoyar la unión en el trabajo, permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución de las tareas, proporcionar información básica y precisa para mejorar

la planeación de medidas administrativas, permitir la selección de personal, servir de medio de integración al personal recién ingresado, proporcionar ideas para el mejor aprovechamiento de los recursos tanto materiales como humanos y ser un instrumento útil para la orientación e información al público.

En este sentido las organizaciones con visión futurista, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los mas utilizados como son los manuales.

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramienta gerencial utilizada para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable

La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.

En Venezuela para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.

La Universidad de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ) la más importante universidad pública ubicada en los llanos venezolanos con su sede principal y rectorado en la ciudad de Barinas, estado Barinas, Venezuela. Creada por Decreto Presidencial

1.178 del 7 de octubre de 1975, es actualmente una universidad de carácter autónoma, más lleva 5 intervenida por las políticas de funcionamiento que se le estaban dando para el 2002; con estudiantes a nivel de licenciatura, técnicos superiores, pregrado postgrado, doctorados.

Esta universidad actualmente presenta una problemática relacionada en el área de administración debido a que no cuenta con un sistema o una herramienta que permita la ejecución la organización y el control de las labores o actividades del sistema universitario en lo que respecta al área administrativa,

, lo que genera el retraso en los mismos. Ya que no posee un documento formal que le indique las actividades de los procedimientos de entradas y salidas de dichos materiales importados.

La problemática anteriormente descrita genera lo siguiente:

• Desconocimiento de las funciones o actividades, ya que, el departamento de administración no cuenta con un documento formal que le permita ejecutar organizar y controlar la secuencia lógica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento de área administrativa de la universidad nacional experimental de los llanos occidentales Ezequiel Zamora.

• Perdida de tiempo al realizar las actividades referentes al área administrativa

De esta manera se evidenció a través de una entrevista con el encargado del área administrativa, quien es la persona encargada de llevar a cabo las actividades que se ejecutan en el área administrativa, lo cual se realizaba de forma empírica tanto así que se presenta descontrol no hay efectividad ni eficiencia en la ejecución de la actividad y por lo tanto los resultados son pésimos.

A raíz de la problemática se enfocan las

siguientes interrogantes:

¿Que diagnostico se detecta en el área administrativa con la implantación del manual de procedimiento de los servicios administrativos?

¿Conoce el departamento de administración los pasos que deben ser realizados en la ejecución de las actividades y labores del servicio administrativo?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Diseñar un Manual de Procedimientos de los servicios Administrativos La Universidad de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ). para llevar la organización control ejecución y secuencia lógica de las actividades de los procedimientos administrativos..

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del departamento de administración de La Universidad de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ)

Identificar los pasos a seguir para llevar a cabo la organización, control, ejecución y secuencia lógica de las actividades de los procedimientos administrativos..

Preparar el Diseño del manual de procedimientos de los servicios administrativos de La Universidad de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ)

CHIAVENATO

Según I. Chiavenato, el mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades dirigidas hacia la producción de bienes (productos) o a la prestación de Servicios, son planeadas, coordinadas,

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