HERRAMIENTAS DE GESTIÓN Y TOMA DE DECISIÓN GERENCIAL

GERENCIA INTEGRAL

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN Y TOMA DE DECISIÓN GERENCIAL

1. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

Instrumentos de trabajo para la mejora de la gestión y la resolución de problemas: Las actividades a desarrollar en un ciclo de mejora son complejas, más aún cuando es necesario el trabajo en equipo. Para facilitar la labor de los equipos de mejora, existen multitud de herramientas.

Algunas de las herramientas tienen mayor utilidad en una fase, otras pueden ser utilizadas en cualquiera de las fases, esto depende de la naturaleza de cada herramienta y las necesidades de cada una de las fases.

Aunque existen otras maneras de clasificar las herramientas de gestión, las podemos clasificar como herramientas verbales y herramientas de datos.

Herramientas verbales: Son aquellas cuyos resultados son subjetivos y aportan creatividad.

Herramientas de datos: Son aquellas objetivas y no creativas.

Cada gestor debe escoger de la batería de herramientas aquellas que entienda que le son de mayor utilidad en cada fase de la mejora.

Se puede encontrar también como: Herramientas de Gestión.

1.1. Ventajas

Las herramientas de gestión no tienen una utilidad cerrada, sino que cada una de ellas puede aportar una serie de beneficios a las organizaciones.

Dado que estas herramientas se utilizan cuando las empresas quieren tender a la mejora, las ventajas del uso de herramientas de gestión se pueden resumir en las siguientes actividades:

• Detectar los problemas u oportunidades de mejora.

• Priorizar los problemas para seleccionar el que vamos a resolver.

• Analizar este problema para agrupar o relacionar sus causas.

• Buscar e Implantar la solución. Mejora de la calidad.

1.2. La Importancia De Contar Con Herramientas De Gestión

Hoy en día, toda empresa de cualquier tipo y tamaño, puede contar gracias a los avances tecnológicos y a la disponibilidad de herramientas con un buen sistema de gestión que le resulte accesible y que la acompañe en su crecimiento.

En este sentido, es especialmente necesario que toda PYME, opte por el uso de herramientas de gestión que le sirvan tanto en la operatoria diaria como para poder medir todas las variables relacionadas a su negocio.

1.3. Objetivo

Es lograr una planificación de las actividades en el mediano y largo plazo que le redunden en beneficios operativos y económicos.

Un buen sistema de gestión permite:

• Obtener indicadores y estadísticas.

• Contar con alertas impositivas.

• Poder suscribirse al sistema de facturación electrónica.

• Poder reconocer cuál es el producto de mayor y menor rendimiento y llevar una contabilidad en línea.

Permite también:

Administrar la información de los proveedores, de los costos y los valores que deben tener los productos de la empresa, entre otras funcionalidades.

Una de las principales ventajas que brinda contar con un sistema de gestión es que logra establecer un planeamiento estratégico de la compañía, facilitando a sus directivos el enfoque en lo realmente importante, con la seguridad garantizada del resto de los procesos, ya que se evita la sobrecarga de trabajos y la dificultad para acceder a la información del negocio. Si bien la primera etapa del proceso de implementación es ardua, el sistema generará, en un mediano plazo, la posibilidad de organizar estratégicamente la información y permitirá obtener mejores resultados administrativos.

Dentro de este tipo de paquetes de herramientas de gestión se encuentran, como principal, los ERP- Enterprise Resource Planning, enfocados hacia la gestión administrativa, impositiva y contable de las empresas, que permiten tener información detallada de la operatoria diaria de toda cualquier actividad comercial y productiva.

Como complemento, encontramos el CRM - Customer Relationship Management, que permite llevar un registro y gestión de los clientes. Todo CRM funciona como una gran base de datos, que ayuda a detectar oportunidades de venta y seguimientos de post–venta. Por otro lado, encontramos también el sistema “tablero de comando”, que es una herramienta que organiza distintos indicadores para calcular y obtener reportes más específicos de una operatoria.

Los sistemas pueden implementarse de dos maneras: o bien en las propias oficinas de los clientes; o bien, se puede alquilar el uso en servidores tercerizados. Lo importante a remarcar es que, al momento de implementar un sistema de gestión, se opte por la metodología que mejor se adapte a la necesidad de la empresa. En este sentido, es recomendable tener presente un presupuesto mayor, con el fin de obtener un sistema que pueda ser diseñado “a medida” de los requerimientos del propio negocio y no optar por soluciones “estandarizadas”.

Como fue mencionado, es importante destacar que implementar un sistema de gestión no es una tarea sencilla; implica un compromiso de cada uno de los miembros de la compañía, especialmente sus Directivos. Sin embargo, los resultados valen el esfuerzo realizado. Informatizarse y organizar los procesos internos de una empresa son una gran decisión para optimizar la gestión y, en consecuencia, optimizar resultados.

1.4. Empowerment

El empowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores.

A través de la aplicación del empowerment, los trabajadores o equipos de trabajo tienen mayor poder de decisión, mayor autoridad para resolver los problemas, mayor autonomía en el desempeño de sus funciones, y mayor responsabilidad por la ejecución de las tareas, por las metas y por los resultados.

1.4.1. Objetivo

Distribuir niveles adecuados de poder, autoridad, autonomía y responsabilidad en toda la organización y, de ese modo, fortalecer a todos los miembros de ésta, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando al máximo sus conocimientos, habilidades y capacidades.

Permitir un mayor fortalecimiento en los miembros de la empresa así como poder aprovechar mejor sus competencias, aplicar el empowerment permite lograr una mayor eficiencia en la toma de decisiones, en la resolución de problemas y en la ejecución de tareas.

1.4.2. Ventajas y Beneficios

a. Incremento en la productividad.

b. Mejora en la calidad total.

c. Mayor satisfacción del cliente.

d. Mayor competitividad.

e. Mayores utilidades o rentabilidad.

1.4.3. Requisitos Que Se Deben Cumplir

-Proporcionar información adecuada: Para que le permita tomar decisiones acertadas al trabajador, resolver problemas de forma efectiva y ejecutar tareas de manera eficiente.

-Proporcionar herramientas y recursos adecuados: El trabajador debe estar bien entrenado y capacitado contando con todas las provisiones necesarias para el buen cumplimiento de sus tareas.

-Brindar retroalimentación: Para que el empowerment sea aplicado con éxito es necesario líneas directas de comunicación con el trabajador de tal manera que se pueda responder sus preguntas, proporcionar orientación, y proporcionar información que le permita a éste saber si está ejecutando la tarea de manera correcta.

-Evaluar y recompensar el desempeño: Al finalizar la tarea se debe evaluar los resultados obtenidos y si éstos no cumplen con las expectativas, se debe analizar los errores y las consecuencias, pero si sí cumplen o sobrepasan las expectativas, se debe reconocer y recompensar el trabajo realizado, ya sean con estímulos, recompensas económicas o con una mayor delegación de poder y autoridad.

1.5. Benchmarking

El benchmarking es una técnica o herramienta de gestión que consiste en el seguimiento de empresas similares a la nuestra o de empresas líderes en el mercado, con el fin de evaluar sus productos, servicios, procesos y demás aspectos, compararlos con los nuestros y con los de otras empresas, identificar lo mejor, y adaptarlo a nuestra empresa, agregándole nuestras mejoras.

Aplicar el benchmarking no significa simplemente espiar o copiar, sino tomar como referencia los mejores aspectos de otras empresas, incluyendo sus productos, servicios, procesos de trabajo, prácticas empresariales, políticas, estrategias, métodos, etc., para luego aplicarlos en la nuestra, pero siempre agregándoles nuestra creatividad.

El Benchmarking se basa en el principio de que hoy en día es difícil inventar algo nuevo pues casi todo ya está creado, y no hay razón para gastar dinero y tiempo creando cosas nuevas, sino que lo sensato es tomar como referencia y adaptar lo que ya existe y lo que mejores resultados está dando.

1.5.1. Tipos De Benchmarking

a. Benchmarking interno: Cuando el benchmarking se aplica dentro de la empresa; por ejemplo, cuando se toman como referencia las prácticas utilizadas por una determinada área de la empresa, que a diferencia de las otras, está obteniendo excelentes resultados.

b. Benchmarking competitivo: Cuando

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