Informe final de Investigación Científica

INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA

JOHANNA PAHOLA CAICEDO ARCE

ANA EMILIA LÓPEZ

LEDA NORY LÓPEZ

DAGOBERTO VERGARA PADILLA

GRUPO 63669

SENA – SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ

2012

INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA

JOHANNA PAHOLA CAICEDO ARCE

ANA EMILIA LÓPEZ

LEDA NORY LÓPEZ

DAGOBERTO VERGARA PADILLA

GRUPO 63669

SANDRA LILIANA RUEDA

PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

SENA – SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ

2012

INTRODUCCIÓN

La presente investigación pretende aplicar el conocimiento adquirido en el método científico con relación a la problemática que hemos propuesto en cuanto a los fondos documentales que se generan en las organizaciones.

Debemos tener en cuenta que esta es una problemática generalizada en las diferentes administraciones sobre todo públicas y que contribuyen a la ineficiencia en la prestación de los servicios de consulta por parte de las unidades administrativas de archivo para la toma de decisiones, acceso a la información a los ciudadanos y pérdida de las mismas instituciones.

Esta situación de desorden, ha conducido a la eliminación indiscriminada, sustracción o deterioro de documentos por las inadecuadas condiciones de conservación y seguridad, y definitivamente han propiciado pérdida de información del patrimonio de la misma institución y para toda una nación. No menos importante es que esta desorganización ha sido elemento fundamental para favorecer la corrupción administrativa.

Cabe destacar que la organización archivística de los fondos documentales requiere compromiso institucional, ya que dicho proceso es bastante dispendioso y se requiere de un equipo humano especializado e idóneo.

Con la evolución en materia archivística, y las personas que tenemos la capacitación adecuada, podemos identificar y evaluar las diferentes situaciones, efectuar diagnósticos, emplear técnicas que permitan el adecuado criterio de la organización, y la debida conservación, preservación de los documentos y favorecer la eficiencia en la prestación de servicios de consulta a la información.

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OBJETIVO GENERAL

Comprometernos con la debida conservación y preservación de la información de las diferentes instituciones, basándonos en los procesos archivísticos, contando con personal idóneo y estando atento a los cambios que se generen en la normatividad vigente, apoyándonos en estrategias de almacenamiento de información, garantizando su custodia e integridad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Crear conciencia a las diferentes instituciones de la problemática de generar fondos acumulados.

• Lograr un mejoramiento sustancial en la recuperación, prestación de servicios archivísticos y en la conservación del patrimonio documental institucional.

• Diseñar metodologías que conlleven al mejoramiento de la organización documental.

• Resaltar la importancia de los diferentes procesos archivísticos que requieren los fondos acumulados.

• Responder a las diferentes inquietudes y la importancia del manejo documental para la gestión del conocimiento de las instituciones.

• Presentar soluciones a esta problemática y así contribuir con el mejoramiento de la calidad de los servicios de consulta a la información.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

“LA CANTIDAD DE DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN LOS FONDOS ACUMULADOS QUE ORIGINAN POCO ESPACIO PARA SU ALMACENAMIENTO, PERDIDA DE INFORMACIÓN, Y DETERIORO DE LOS DIFERENTES SOPORTES”

Vemos la necesidad que legalmente las empresas deben retener y almacenar archivos inactivos durante varios años en instalaciones que cumplan con las exigencias del Archivo General de la Nación.

Las empresas no cuentan con el espacio suficiente para estos fondos acumulados que se incrementan y las condiciones de vida de los documentos disminuyen porque en los entornos que los mantienen no son los apropiados para preservarlos, por los diferentes factores ambientales como la humedad, temperatura, infraestructura, hongos, iluminación etc, también hay que resaltar que en esos fondos acumulados, hay perdida de documentos y daño en sus soportes lo cual ocasionaría caos en su organización a la hora de encontrar algún tipo de información que podría ser crucial a la hora de tomar decisiones o que sería el testimonio de algún importante proceso

Es importante resaltar que los documentos hay que mantenerlos organizados basados en el reglamento que se encuentra en la LEY 594 DE 2000 “Ley General de Archivos” y en el Acuerdo 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” del Archivo General de la Nación.

Nuestro planteamiento del problema va dirigido a empresas públicas y privadas que prestan servicios públicos

MARCO TEÓRICO

El problema fundamental está en que las empresas almacenan su documentación en lugares pocos adecuados para mantener la conservación de los documentos, dejando que se deterioren poco a poco pensando que éstos ya son poco útiles para la sociedad por ello se ha perdido información importante en la historia de las organizaciones y por la falta de desconocimiento, ignorancia o de comunicación a las normas regidas para su preservación existen los fondos acumulados que al pasar el tiempo originan poco espacio, perdida de información, y aparte deterioro de los diferentes soportes que por factores ambientales afectan directamente al documento, factores como humedad, temperatura, iluminación, hongos, comején, etc

La protección y preservación del patrimonio documental, implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información.

Esto ocurre por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido condiciones de descuido imputables en muchos casos al escaso interés institucional en aquello que constituye nada menos que su propia memoria; más aún, la memoria colectiva de la nación.

En lo que hace a la conservación propiamente dicha, el combate de los problemas habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad, de las plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación con celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones definitivas.

Por ende, una preocupación común a los archivos, es encontrar remedios prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus acervos. De lo anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el establecimiento de políticas y normas sobre conservación en las instituciones públicas y privadas dedicadas a la protección del patrimonio.

Lo que queremos plantear dentro de nuestras alternativas de soluciones a estos problemas especialmente al de poco espacio, es ofreciendo el servicio de almacenamiento con las normas adecuadas del Archivo General de la Nación en el Acuerdo 049 del 05 de mayo de 2000 donde establece la  normatividad sobre “Conservación de Documentos y Condiciones de edificios y locales destinados a Archivos” y en su Acuerdo 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”  para la debida protección de los mismos en las organizaciones; además de los apropiados procesos archivísticos que ayudarán a asegurar su información y preservarlos de acuerdo con los tiempos dispuestos en la Tabla de Retención Documental, reduciendo costos mejorando la accesibilidad a la información y lo más importante liberación de espacio.

Dentro de los procesos archivísticos queremos plantear soluciones a lo que afecta el deterioro de los diferentes soportes con asesoría de personal especializado en restauración de documentos.

HIPOTESIS

¿POR QUÉ LAS EMPRESAS GENERAN FONDOS ACUMULADOS?

Para comenzar definamos que es un fondo acumulado, es el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Antiguamente a la organización documental no se le daba la debida importancia como lo es hoy en día, ya que a la gran mayoría de empresas les era de poco valor el tema. Sabemos que en todas las organizaciones la producción de documentos hace parte de sus actividades diarias, y sabemos que a través del tiempo se han perdido gran cantidad de información importante que hace parte de su historia como organización y todo, por generar en un “cuarto de san alejo o sótano” documentos que se creen que ya no serán útiles, además esto genera, deterioro de los mismos por los factores ambientales en los que se encuentran como son la humedad, que generan hongos, comején, la iluminación etc., y se van acumulando a través del tiempo hasta que el espacio de almacenamiento va disminuyendo.

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