LA MEMORIA Y EL BALANCE DEBEN SER ENCUADERNADOS EN EL MISMO “LIBRO”.

Página web: www.desem.org.uy

E-mail: empresasjuveniles@desem.org.uy

MANUAL PARA CONFECCIONAR LA MEMORIA Y EL BALANCE DE LA EMPRESA JUVENIL 2008

ATENCIÓN:

LA MEMORIA Y EL BALANCE DEBE LLEGAR HASTA EL LUNES 15 DE SEPTIEMBRE A LAS 18:00 HS EN FORMA IMPRESA A LAS OFICINAS DE DESEM (MALDONADO 2088).

NO DEBEN ENVIARSE POR E-MAIL.

LA MEMORIA Y EL BALANCE DEBEN SER ENCUADERNADOS EN EL MISMO “LIBRO”.

(CONVIENE ENTREGAR, ADEMÁS, UNA COPIA EN VERSIÓN DISKETTE Ó EN CD)

LA ENTREGA DE LA MEMORIA Y EL BALANCE ES UN REQUISITO NECESARIO PARA QUE LOS EMPRESARIOS JUVENILES SE GRADÚEN.

SI DESPUÉS DE HABER LEÍDO ESTE MANUAL DETENIDAMENTE Y DE RECIBIR LA CAPACITACIÓN, TIENEN DIFICULTADES PARA CONFECCIONAR LA MEMORIA Y/O EL BALANCE pueden contactarse con:

• sus consejeros junior, universitarios o senior

• sus auditores

• con DESEM Jóvenes Emprendedores al teléfono (02) 408 99 77 int. 3 o escribir un e-mail a empresasjuveniles@desem.org.uy

ÍNDICE:

Primera Parte: Memoria Anual Pág. 03

Segunda Parte: El Balance de la Empresa Juvenil Pág. 06

Conceptos básicos que todo buen empresario debe saber..................................................................................Pág. 08

PRIMERA PARTE: MEMORIA ANUAL

El objetivo de este manual es brindarles una metodología, que les facilite la realización de la Memoria anual. Por lo tanto, trataremos los temas fundamentales, y les comunicaremos nuestros criterios de evaluación de la misma.

Consideraciones Generales

Toda memoria será calificada básicamente por tres aspectos: Contenido, Presentación y Puntualidad de entrega.

El Contenido de la memoria debe, a la vez que respetar las indicaciones formales, cumplir con condiciones tales como: reflexión, razonamiento, conclusiones y críticas. Es importante que la memoria, además de ser un resumen de la actividad, brinde un valor agregado. Por lo tanto, se valorarán especialmente aquellos trabajos donde se evidencie un análisis de los sucesos.

La Presentación de la memoria cuenta con una parte formal, y otra creativa. Por un lado, debe respetarse el formato que estipulamos en la estructura interna. Por el otro, queda abierta la posibilidad de poner en juego la creatividad y la imaginación para hacerla más llamativa, más “viva” y más agradable de ser leída. Vale destacar que es otra muestra de como la empresa “se muestra” hacia terceros, y representa una oportunidad para consolidar la imagen organizacional.

La Puntualidad obedece estrictamente a la entrega antes de la fecha límite, acordada para el día Lunes 15 de Septiembre hasta las 18:00hs.

Participación por áreas

DIRECCIÓN GENERAL:

El Director General de cada Empresa Juvenil deberá contar brevemente la historia de la empresa. En su descripción puede incluir la explicación de como se formó la empresa, así como los pasos que fueron dando hasta el día de hoy y vivencias que considere vale la pena contar.

El Director General es el responsable último de la Memoria y Balance. Si falta el informe de algún área, él deberá redactarla.

DIRECCIÓN DE FINANZAS:

El Director de Finanzas deberá contar qué hizo durante las 17 semanas de ejercicio económico, acompañando la explicación con la hoja “Entrada de Datos” de la planilla contable.

DIRECCIÓN DE OPERACIONES:

El Director de Operaciones será el encargado de dar a conocer los procesos de compra de materia prima. Se deberá incluir cómo se elegían los proveedores, qué cantidad de materia prima compraron y con que fin.

En lo que refiere a la producción, en caso de haberse realizado capacitación al personal de como producir el producto seleccionado, deberán contar el método utilizado. Asimismo, deberán describir los procesos de producción y cómo se organizó el personal para llevarlo a cabo.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El Director de Recursos Humanos tendrá como tarea informar acerca de los integrantes de la Empresa Juvenil. Si en la empresa existieron deserciones (renuncias) o ingresos (por ejemplo mediante la propuesta “La empresa crece”) cuando la empresa estaba en marcha, sería conveniente incluirlo en el informe además de mencionar quienes fueron, que cargo ocupaban y las razones por las cuales abandonaron o ingresaron a la empresa. Es necesario que nos presenten también el organigrama final de la Empresa Juvenil en comparación al inicial.

DIRECCIÓN DE MARKETING:

El Director de Marketing tendrá como función la de explicar como se llevó a cabo la investigación de mercado realizada, refiriéndose a la clientela a la que apuntan especificando su edad, sexo, etc. Sería conveniente que incluyeran todo el proceso de elección del producto y/o servicio detallando porque se eligió el que hoy llevan a cabo. Es muy importante mencionar la estrategia de ventas seguida así como la publicidad que realizaron (folletos, cartelería, medios de comunicación, etc.), como construyeron la página web y si hubo ventas a través del comercio electrónico.

DIRECCIÓN DE APOYO A LA COMUNIDAD:

El director de Apoyo a la Comunidad, nos tendrá que contar el servicio que la empresa realizó a la comunidad. Es importante que nos comenten como han manejado su responsabilidad social. Por lo tanto tendrán que escribir acerca de las campañas que han hecho, como las han realizado, quienes fueron los beneficiarios de las mismas, y que clase de seguimiento han hecho de las actividades realizadas.

Todo puede llevarse a índices: Kilogramos, Satisfacción, Dinero, Horas hombre, etc.

Otros elementos de la Memoria

Hay tres elementos en la elaboración de Memoria final que no pueden faltar:

a) Evaluación de la Empresa Juvenil por parte del Centro Educativo: así como la empresa juvenil deberá hacer una evaluación sobre todos los agentes del programa y de su Centro Educativo, les proponemos que busquen un contacto mayor. En esta oportunidad, cada Centro Educativo, desde su dirección, deberá evaluar la/s Empresas Juveniles que participan este año en el programa en el mismo. No es necesario que se extiendan demasiado, pero sí es importante que el formato sea escrito y con firma del evaluador.

b) Difusión de la experiencia hacia los futuros Empresarios Juveniles: Este segundo elemento tiene como finalidad que sean Uds. mismos quienes les cuenten a los posibles empresarios juveniles de la generación 2009 como vivieron la experiencia de participar en el programa y los aspectos en los que les dieron satisfacción. Creemos que es importante que lo realicen este año antes del fin de los cursos. La idea fundamental es que los chicos del año anterior puedan tener una idea más real de lo que implica Empresas Juveniles. La forma en que realizarán la difusión es libre, pero es importante que sea vivencial, y no meramente informativa. Como ideas iniciales, les proponemos: visitas a los salones de clase, actividades en el Centro Educativo, invitación a que participen de una reunión de la empresa, o cualquier otro método que se les ocurra. Se valorará especialmente la creatividad y el poder de alcance de la difusión.

c) “Una mirada hacia el futuro”: Este capítulo representa un ejercicio grupal, donde deberán poner a prueba muchas cosas que han aprendido durante el programa. Incluso deberán releer la memoria, y extraer conclusiones importantes. La propuesta es que puedan proyectarse en el tiempo y pensar que sería de la empresa si continuara su actividad. Para este análisis, deberán investigar las realidades de las demás empresas uruguayas, su régimen fiscal, tipo social, entre otras. ¿Qué pasaría si siguiéramos funcionando como empresa?. Deberán pensarse a Uds. mismos en un nuevo contexto, y por lo tanto, se encontrarán en un gran desafío. Se valorará especialmente el análisis que logre la empresa, y el grado de profundidad que alcance el supuesto.

Metodología

Para que puedan ordenarse mejor, les proponemos algunas herramientas básicas que les permitan organizarse bien, y poder cumplir con el objetivo en tiempo y forma.

A partir del día de la capacitación, tendrán aproximadamente un mes para elaborar la Memoria y el Balance. Por lo tanto, entendemos que el tiempo es un recurso valioso, les recomendamos que cuanto antes se reúnan con los empresarios que fueron capacitados, y elaboren un plan de acción donde coloquen todos las partes que debe tener la memoria y el balance, quién de los empresarios juveniles la va a realizar a cada una, quien las unirá para darle forma a la memoria y balance. En todo esto deberán considerarse las fechas límites para entregar en tiempo el documentos. Además les recomendamos establecer

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