La función de compras y aprovisionamiento

LOGISTICA INTEGRAL

APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

1.-La función de compras y aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

1.- El encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.

2.- La función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.

3.- Es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.

La función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.

El ciclo de una empresa productora es el siguiente:

COMPRAS (EXISTENCIAS PRODUCCIÓN - EXISTENCIAS VENTAS)

La empresa productora comienza con las compras de los materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacén (existencias). Una vez que se han fabricado los productos destinados a la venta, también están en el almacén mientras no se venden (existencias).

En el almacén se generan movimientos por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.

Ejemplo de empresa productora:

Una industria de automóviles, que mantiene existencias de materias primas y de componentes para la producción, y después de la producción mantiene existencias de coches fabricados a la espera de su comercialización.

En el caso de una empresa comercial el ciclo de aprovisionamiento implica menos movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna transformación. El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.

COMPRAS (EXISTENCIAS – VENTAS)

Ejemplo de empresa comercial:

Un supermercado, que únicamente mantiene existencias de productos para venderlos, sin ninguna transformación.

También pertenecen a este grupo las empresas de servicios que no sean comerciales, ya que deben tener unas existencias en sus almacenes, los materiales necesarios para realizar el servicio que ofrecen.

Ejemplo de empresa de servicio:

Una lavandería, que tiene un almacén con los productos de limpieza y otros suministros necesarios para prestar el servicio.

2.-El papel de las compras en la cadena de abastecimiento

Los profesionales de negocios responsables de compras, generalmente se encargan de la compra de materias primas, suministros y servicios. La administración de la cadena de suministros comprende la negociación de contratos necesaria para apoyar la producción de una compañía de productos y servicios.

Generar ahorros

La efectiva gestión de la cadena de suministros depende de la disponibilidad, volumen de compras, costo de productos y clases de materiales. Los materiales sujetos a escasez e inestabilidad de precios suponen más problemas para los profesionales de compras. Incluso las pequeñas reducciones en los costos de los materiales puede impactar en el presupuesto operativo total de una compañía, aumentando sus márgenes de ganancia. El personal de la cadena de compras y suministros, debe negociar en forma efectiva para obtener materiales de alta calidad al más bajo costo.

Gestionar contratos de manera eficaz

Los profesionales de compras adquieren artículos y servicios para la reventa, para consumo en el negocio o para su transformación en productos y servicios. Dirigir la compra normalmente involucra crear contratos a largo plazo entre el comprador y el proveedor. La compra indirecta implica transacciones asociadas con adquisiciones repetitivas usadas para el funcionamiento del negocio. Definiendo los requisitos para los materiales, analizando el valor y ordenando la logística y distribución de los mismos, los profesionales de la cadena de suministros se aseguran éxitos a largo plazo en el funcionamiento integral del negocio.

Mantener una relación productiva con los proveedores

Apoyar la operativa de una compañía normalmente significa proveer el continuo flujo de materiales y servicios requeridos para la producción. Comprando de manera competitiva a diversos proveedores, los profesionales de compras obtienen la cantidad justa de artículos y servicios de calidad al mejor precio. Negociar de modo persuasivo ayuda a maximizar la inversión y crea relaciones de trabajo lucrativas con los proveedores. Analizando el uso de los materiales, los encargados de compras trabajan con

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