Funcion Del Departamento De Compra

INTRODUCCIÓN

Producto de investigaciones realizadas a organizaciones de la región, de los sectores económicos publico y privado, y dentro del proyecto de investigación "La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un modelo gerencial", se presentan algunos conceptos relativos al control en la gestión de compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto de investigación, las experiencias adquiridas y los intercambios académicos realizados con Jefes de Compras.

Hablar del proceso, el control de gestión de compras daría para un artículo extenso donde se hiciera un análisis completo, desde la iniciación del proceso hasta la culminación de este, sin embargo hemos considerado que sería mas interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que ayude al lector a reflexionar sobre los controles internos que se deben aplicar en su actividad y alrededor de la gestión de compras.

Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a cabo en los seminarios de actualización sobre compras que se han mencionado anteriormente, y a la Bibliografía consultada podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la definición y al control ya que un concepto más amplio se plantea en el libro titulado "Como mejorar y controlar las compras" el cual se encuentra en impresión y donde se recoge las experiencias vividas en algunas empresas y las sugerencias planteadas por Directores de Compras que laboran en la región.

Presentaremos en este artículo la definición, los objetivos de la función de compras, así como el perfil del cargo por competencias laborales, y sus responsabilidades del Director del departamento, para concluir con el diseño de los controles internos respectivos y la automatización del manejo informático del Departamento de Compras.

DEFINICIÓN

Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector de la empresa. El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales es obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión de la organización.

Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización se señalan unos objetivos específicos al departamento de compras que parten de un principio: Cuidar los fondos de la Compañía y obtener utilidades.

El objetivo de utilidad esta implícito en el concepto de obtener:

• Materiales apropiados al precio adecuado.

• La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.

• Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisición de Materiales y servicios.

Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestión de compras.

2.1. Objetivos específicos de la función de compras:

• 1. formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.

• 2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.

• 3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.

• 4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.

• 5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.

• 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio.

• 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

• 8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.

• 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc.

• 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.

• 11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.

• 12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.

2.2. Definición del control interno en las compras

Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.

La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes dentro del léxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este artículo la palabra Control así como la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinámica.

El presente Manual esta estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el Departamento de Compras para Implementar[1]un sistema de gestión bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificación. La estructura del Manual de referencia se muestra a continuación:

Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento

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