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ALMACENAMIENTO: Es la actividad de guardar productos desde que se reciben hasta que se

entregan, de manera ordenada y con el correspondiente registro de cada uno de los productos.

Comprende las siguientes actividades:

-Almacenado en un lugar destinado a tal fin, con las siguientes características: cerrado, seguro – lo

que implica que deberán ser guardados bajo llave –, fresco y seco, fuera del alcance de personas

no autorizadas. Siempre se deberá procurar despachar a las Unidades o Servicios los productos

adquiridos con la mayor anterioridad posible para evitar su permanencia innecesaria en la bodega.

-Revisar regularmente los productos para detectar cualquier signo de deterioro o pérdida.

-Manejo computacional del stock almacenado y su gestión.

-Recepción de los productos en bodega.

-Verificación que las guías de despacho se correspondan a los productos que se recepcionan.

-Verificación de las facturas.

-Verificación de que los productos recepcionados en bodega corresponden a los solicitados

mediante las órdenes de compra emitidas a través del portal Mercado Público.

-Salida controlada de los productos de la bodega.

-Despacho físico de los materiales.

•

CONTROL DE STOCK: Procedimiento realizado por la Unidad de Bodega, que tiene por objeto asegurar

una cantidad exacta y constante de productos en bodega, cuidando de no sobrepasar la capacidad de

almacenamiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos

de abastecimiento.

•

FACTURA: Documento tributario entregado por los proveedores, que representa un crédito a favor de

estos y que respalda el pago de la Institución, respecto de la adquisición de de productos o servicios, y

que está asociado a una orden de compra previa.

•

FORMULARIO DE SALIDA DE BODEGA: Documento foliado, de uso y registro interno del Hospital,

utilizado para trasladar mercadería fuera de la bodega hacia las Unidades o Servicios de la institución.

Este formulario de salida de bodega debe estar siempre visado por el jefe de Bodega.

•

GUÍA DE DESPACHO: Documento tributario, utilizado por el proveedor que acompaña la entrega de

mercadería a la Bodega de la Institución. La descripción y cantidad de los productos descritos en la guía

de despacho debe coincidir íntegramente con los productos descritos en la orden de compra y con los

productos entregados materialmente en bodega.

• ORDEN DE COMPRA: Documento emitido por el Hospital, en calidad de comprador, en el cual se

solicitan ciertos productos o servicios, y se detallan las características del producto, la cantidad, el precio,

UNIDAD DE COMPRA: Es la unidad dependiente de Abastecimiento, que tiene la responsabilidad de

adquirir productos y/o contratar los servicios necesarios para el continuo y normal funcionamiento del

Hospital.

•

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO: equipo de personas que gestiona los procesos de adquisición de

productos, procurando asegurar la calidad de los mismos, a objeto de proporcionar la seguridad de que

éstos cumplen con los criterios técnicos establecidos en las bases de licitación, el nivel prescrito de

calidad y los requerimientos de oportunidad.

SECCIÓN DE BODEGA: Sección dependiente de la Unidad de Abastecimiento, encargada del

almacenamiento, registro y control de los stocks e inventario de artículos, materiales e insumos, que se

requiere para el normal funcionamiento de la Institución.

•

ENCARGADO DE BODEGA: Responsable de recepcionar, almacenar, resguardar, gestionar stock y

distribuir los bienes que se encuentren en dicha dependencia, debiendo llevar todos los registros y

estadísticas que hagan posible conocer en forma permanente la existencia de los diversos elementos

almacenados, y despachado a los distintos servicios clínicos, unidades o departamentos del Hospital.

•

EJECUTIVOS DE RECEPCIÓN Y DESPACHO: Llevan el control físico de los materiales que llegan a

bodega, verifican que cumplan con las especificaciones solicitadas, emiten las recepciones

correspondientes, y almacenan y custodian los productos en los lugares establecidos para cada ítem.

Separan y entregan los materiales pedidos por los Servicios o Unidades con solicitudes autorizadas y

rebajadas del archivo valorizado. Informan la situación de cada producto a las Unidades de Compra.

•

ENCARGADO DE SOLICITUD DE PEDIDOS A BODEGA: Es el funcionario designado por cada

Servicio Clínico y Administrativo, responsable de coordinar las necesidades de su unidad y de estar

interiorizado de los procesos y procedimientos de la unidad de abastecimiento.

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