Los aspectos clave que deben tenerse en cuenta en la preparación de la presentación

PONENCIA

Una ponencia es una propuesta o comunicación sobre un tema específico, que es analizada y examinada en una asamblea. La ponencia puede generar una resolución por parte de la asamblea en cuestión.

En el lenguaje cotidiano, se suele utilizar el concepto de ponencia para hacer referencia acualquier discurso o presentación que unapersona realiza frente a un auditorio. Ellanzamiento de productos en el marco de un evento, las exposiciones científicas y la argumentación académica son, en este sentido, distintos tipos de ponencias.

Por lo general, una ponencia consiste en la presentación de un proyecto o una propuesta de trabajo. Como su intención es didáctica o persuasiva, resulta indispensable que el ponente conozca en profundidad los temas tratados. La ponencia debe tener una introducción (para llamar la atención de la audiencia), un cuerpo central (donde se desarrolle el mensaje que se quiere transmitir) y una conclusión (que suele resumir lo expresado en el cuerpo central).

Es importante que la ponencia cuente con un adecuado soporte audiovisual que refuerce los conceptos o que ayude a la comprensión de los términos. Por ejemplo: el ponente puede apoyarse en diapositivas mientras habla, hacer pausas para mostrar pequeños vídeos, etc.

Sobre el final de la ponencia, resulta necesario dejar espacio para las preguntas o el diálogo. El ponente debe invitar al auditorio a realizar consultas, procurando responder con la mayor claridad posible. Es siempre importante no entablar diálogos personales con los participantes, en pos de una comunicacióndirigida a todos los presentes, con el objetivo de aclarar o ampliar los temas expuestos.

Uno de los aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de preparar una ponencia es el entorno en el cual tendrá lugar. De acuerdo a los temas a tratar durante la presentación, los organizadores deberán sopesar las ventajas y desventajas de una mesa redonda, de un aula magna, de un teatro o de una videoconferencia, entre otras opciones. No todas las exposiciones acarrean las mismas necesidades.

En algunos casos es indispensable tener una cercanía física con el público, lo cual posibilita la discusión de gráficos y documentos impresos en papel que no se desee distribuir por medios digitales; otras veces se desea reproducir vídeos de alta resolución en grandes pantallas, para la presentación de productos cuyos puntos fuertes giran en torno al diseño, tales como un nuevo modelo de ordenador o un programa de modelado en 3D.

Una vez escogido el sitio idóneo para la ponencia, es indispensable que lapromoción de la misma apunte al público adecuado. Esto impacta directamente en el enfoque de la presentación, que puede ser meramente técnico si se desea hablar con profesionales expertos en el área a tratar, o bien basarse en contenido amenizado para ser comprendido por personas que no cuenten con conocimientos específicos. En algunos casos, tales como la revelación de un producto que satisface a un amplio rango de consumidores, se busca un punto intermedio, que intercale información detallada con atractivos e impactantes vídeos.

Por último, es siempre beneficioso para una presentación contar con un ponente que no sólo conozca el tema a tratar en profundidad, sino que sienta una genuina pasión por el mismo y que sea capaz de transmitirla a su público. Además, si bien es necesario que se cumpla con todos los objetivos establecidos durante la organización, o sea, que no queden puntos sin cubrir, la audiencia siempre prefiere un tono espontáneo y con toques humorísticos por encima de un robot que repita sin emoción línea tras línea hasta finalizar su discurso. Un ponente carismáticopuede causar un impacto imborrable en la gente, generar un profundo interés en el tema expuesto.

¿Qué es una conferencia?

©Miguel Ángel Ruiz Orbegoso

Dicho sencillamente, una conferencia es una conversación. Pero primero entendamos lo que es un discurso, para ver la diferenccia.

El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia nos ayuda a entender que un discurso es la facultad de usar la mente (el razonamiento) para reflexionar o analizar los antecedentes, principios, indicios o señales de cualquier asunto con el fin de entenderlo. Cuando reflexionas, estás discursando, es decir, aplicando tu inteligencia, para entender un asunto y hasta para ser capaz de explicarlo inteligentemente a otras personas. Es una tarea que realizas en el interior de tu mente, una línea de razonamiento.

Conferencia es...

Es un "discurso" cuando expones los resultados de tus reflexiones ante una o más personas, porque se limitan a escucharte y a usar su inteligencia para discernir lo que dices. Pero cuando implicadialogar con tus oyentes se convierte en una "conferencia", porque "conferencia" sigifica básicamente conversar y ese es el sentido principal que le damos en Oratorianet.com, para diferenciarla claramente del "discurso".

Si anuncias tu presentación como un "discurso", pero al final del mismo permites tiempo para una sesión de preguntas y respuestas, el "discurso" se convierte en una "conferencia", porque hay un diálogo.

Pero ten cuidado, si anuncias tu presentación como una "conferencia", los instruidos estarían justificados para suponer que toda la reunión estará matizada por una conversación fluida entre el orador y el auditorio y pudieran sentirse libres para interrumpirte a cada rato con preguntas o comentarios.

Por eso, si anuncias tu presentación como un "discurso" pero al final del mismo permite una sesión de preguntas y respuestas, tú o el presidente de la reunión deberán indicar claramente el protocolo que seguirán a fin de que no producir desorden o confusión en la sala. Estas son algunas diferentes opciones de conferencia:

1) Se permitirá que el auditorio interrumpa en cualquier momento, ya sea para hacer preguntas y ofrecer comentarios cuando lo deseen, porque al final no habrá sesión de preguntas y respuestas.

2) Sírvanse anotar sus preguntas en una libreta, porque el orador invitará al auditorio a hacer preguntas y ofrecer comentarios al final de cada punro principal.

3) Sírvanse acercarnos sus preguntas y comentarios en una hoja de papel, porque el oradot seleccionará las más relevantes y se concentrará en estas por 5 (10 ó 15 minutos) al final de su discurso.

a) Esto es para que recuerden sus preguntas y, llegado el momento, las expresen a viva voz desde sus asientos.

b) O para que el encargado recabe las preguntas y les sean alcanzadas por el presidente al orador por escrito.

Recuerda: La "conferencia" es una conversación entre el orador y su auditorio, o entre los panelistas de un panel, o entre un entrevistador y su entrevistado. En cambio, un "discurso" es un monólogo en el que presenta o explica sus ideas y conclusiones sin mediar diálogo alguno con nadie.

¿Pudiera haber una conferencia sin diálogo?

En cierto sentido sí. Pero para entender lo que es una conferencia sin diálogo es importante entender primero lo que es un "discurso" y lo que significan las preguntas retóricas. Ya vimos arriba lo que es un "discurso". Veamos lo que son las preguntas retóricas.

Una pregunta retórica es una pregunta que el orador hace sin esperar que el auditorio responda audiblemente. Es un diálogo mental entre el orador y su auditorio. Por ejemplo, dice: "¿A buen entendedor...?" y deja que el auditorio complete mentalmente la oración: "¡Pocas palabras!". Por lo tanto, es una pregunta que el oyente responde mentalmente.

Ahora bien, no solo hay preguntas retóricas, sino toda clase de expresiones retóricas. Por ejemplo, cuando decimos: "Sabemos lo que sucederá si no bebemos agua por varios días" (el auditorio pensará: "Moriremos" o "nos deshidratamos"); o cuando decimos: "Si uno salta sin paracaídas desde un avión, no puede esperar caer como una plumita" (el auditorio pensará: "¡Por supuesto, se matará!"). No son preguntas, pero abren un diálogo mental entre el orador y el auditorio. Lógicamente, esto implica un manejo hábil de la pausa y de la empatía. Por eso se dice que los mejores actores son los que entienden mejor el sentido de la empatía. ¡No actúan, sino viven su papel y lo transmiten al espectador tal como el espectador lo entendería!

Por lo tanto, aunque no ocurre un diálogo verbal audible, está ocurriendo un diálogo mental, retórico. El orador sintoniza a nivel mental y emocional con el auditorio y no necesita que este responda audiblemente. Sabe o intuye casi exactamente lo que la mayoría está pensando, no porque sea adivino, sino porque la experiencia le ha permitido alcanzar un profundo conocimiento de la mentalidad del oyente promedio. De esta manera, aunque el oyente no le responda verbalmente, mutuamente saben lo que ambos están pensando y conversan mentalmente -por decirlo así. Está ocurriendo una verdadera conferencia o conversación porque las ideas están de hecho fluyendo en ambos sentidos.

Ilustrémoslo con lo que ocurre con un conferenciante en lenguaje de señas que hace una presentación ante un auditorio de audioimpedidos. No hay voz, no hay sonido, pero el público entiende perfectamente lo que quiere decirles porque todos están captando las ideas y reaccionando con igual facilidad como sucedería si estuviese hablando.

Algo similar ocurre con el lenguaje retórico. El orador y el oyente fluyen en su comunicación con un intercambio de ideas, no solamente de palabras habladas, cumpliendo el propósito de la comunicación, sino con el lenguaje de las emociones, de mucho más valor que las palabras. De modo que en cierto sentido se la puede considerar como una "conferencia" aunque no esté ocurriendo un diálogo verbal, porque el orador está manifestando y despertando en sus oyentes la empatía requerida para la comunicación en doble vía.

Lógicamente, una advertencia: Aunque esto exige un manejo hábil de las relaciones humanas y del conocimiento del ser humano, y el orador pudiera intuir hasta cierto punto razonable lo que sus oyentes están pensando, no debería ser tan presuntuoso de dar por sentado que sabe lo que todossus oyentes están pensando. Pudiera haber quienes no concuerden con él, o que algunos no tengan capacidad mental suficiente como para entender todo lo que está dando por sentado, o que se hayan distraído justo en el momento de la retórica, u otra razón.

Por otro lado, si el orador simplemente les habla o se dirige a ellos leyendo de un escrito, o diciéndoles lo que piensa u opina, sin establecer una comunicación mental y/o emocional de doble vía, aun evadiendo el contacto visual, se trata nada más que de un discurso o monólogo. La marca del inexperto.

Por eso algunos "discursos" resultan a veces tan aburridos. El orador simplemente se limita a hablar y hablar y hablar explicando sus ideas y los resultados de sus investigaciones en un interminable monólogo que no contempla un intercambio intelectual en tiempo real. Aunque propone excelentes ejemplos, no es una conferencia porque no hay un contacto de doble vía a nivel mental. No se trata de una "conferencia". Da por sentado que le entienden, da por sentado que están de acuerdo, da por sentado que harán lo que les sugiere, da por sentado que cumplió con los requisitos de la comunicación, pero en realidad no ha logrado ninguna de esas cosas. Solo se ha imaginado que dio en el clavo.

Si el público se retira diciendo: "¡¡Qué buen discurso!! ¡¡Voy a poner en práctica lo que el orador ha sugerido!!", muy probablemente se debió a que, aunque no hubo un diálogo audible, se trató de una conferencia magistral. ¡Movió a acción!

Solo las conferencias magistrales alcanzan ese nivel porque los docentes y oradores experimentados encienden y fomentan desde la introducción un diálogo mental con sus oyentes con un intercambio fascinante de pensamientos rico en información nutriente. Un orador magistral no se inmuta ante la interrupción o pregunta difícil de algún oyente bienintencionado que desea saber más. Si tiene la respuesta y puede dársela en ese momento, se la da en tiempo real. Si no puede dársela en ese momento, de seguro le indicará en qué momento de la conferencia se la dará, ya sea cuando termine de considerar el punto principal o al final de la conferencia; o tal vez le dé pistas para que busque la respuesta en la biblioteca o en Internet. Y si no la tiene, será franco y le prometerá buscarla y quizás enviársela por correo.

Siendo que la conferencia procura un diálogo con los oyentes, usualmente contiene más elementos de motivación que un discurso, que suele ser más bien frío y directo sin esperar una respuesta o reacción del oyente. Viéndolo desde este punto de vista, también podríamos decir que en cierto sentido el discurso va dirigido con lógica principalmente a la mente, mientras que la conferencia va dirigida con ilustraciones y preguntas principalmente al corazón, el centro de los motivos. Generalmente, un discurso hace un llamado al razonamiento, mientras que la conferencia, al corazón.

Bla, bla, bla, bla

El palabrero es un discurstante que rellena prácticamente todos los espacios con palabras. Rara vez hace pausas de reflexión. Sus presentaciones están saturadas de explicaciones y argumentos convincentes, pero carecen casi por completo del calor de amistad y tono conversacional típicos de un diálogo. Hablan al auditorio en vez de con el auditorio. Su actitud suele dar la impresión de satisfacer una necesidad personal de hablar, no de compartir o intercambiar. Es un mensaje unidireccional ("yo hablo, tú escuchas"), no una conferencia.

Ahora bien, es cierto que no es posible conversar con mil personas, pero a menos que realmente se trate de un anuncio que el orador esté obligado a comunicar unidireccionalmente, porque, en tal caso, el auditorio debe limitarse a escuchar instrucciones procedentes del organizador o de una entidad o autoridad superior, la empatía le exigiría usar un tono conversacional, dar lugar al sentimiento de intercambio.

Dicho de otro modo, por lo general, los discursantes suelen caer en el prurito de la verborrea, mientras que los conferenciantes tienden a ser conversadores. Eso significa que los discursantes no suelen cultivar las pausas de un modo racional, mientras que, por lo contrario, los conferenciantes hábiles acostumbran insertar una extraordinaria variedad de pausas.

Nada de esto significa que la conferencia sea superior al discurso, o viceversa. Cada uno tiene su propio estilo y forma de llegar a la mente y corazón del oyente. En ocasiones, conviene presentar la información como un discurso, y otras, como una conferencia. Por eso, si las circunstancias lo permiten, se logran excelentes resultados combinando los estilos del discurso y la conferencia dentro de una misma presentación.

DEFINICIÓN DEDISCURSO

Del latín discursus, un discurso es un mensaje que se pronuncia de manera pública. Se trata de una acción comunicativa cuya finalidad es exponer o transmitir algún tipo de información y, por lo general, convencer a los oyentes.

Por ejemplo: “El gobernador sedujo a los empresarios con un discurso muy convincente”, “Ya basta de discursos: es el momento de actuar”, “El discurso del gerente fue recibido con poco entusiasmo por los trabajadores en el marco de la convención”.

Cabe destacar que, para la lingüística, el discurso puede ser oral o escrito. Esto quiere decir que algunos textos también pueden considerarse como discursos.

Para la filosofía, por otra parte, el discurso es un sistema de ideas que se construye de manera social. En este contexto, puede hablarse del discurso dominante en referencia a aquellas representaciones que son impuestas por las clases superiores y que terminan siendo aceptadas o compartidas por la mayoría de la sociedad.

Los discursos aparecen en ámbitos muy diversos. Estos mensajes son una parte esencial de la actividad política, ya que los candidatos en un proceso eleccionario, los dirigentes y los funcionarios suelen comunicarse con la población a través de discursos. Supongamos que un país está a punto de elegir unnuevo presidente: todos los candidatos pronunciarán diversos discursos durante la campaña para comunicar sus propuestas y seducir a los votantes.

En este sentido, hay que resaltar que hace dos años llegó a las pantallas de cine de todo el mundo una interesante película titulada El discurso del Rey. Tom Hooper fue quien dirigió dicha producción que consiguió romper las taquillas y obtener un sinfín de premios tales como Oscar, BAFTA, Goyas o Globos de Oro.

La misma nos cuenta la historia real de Jorge VI (Colin Firth) que, tras la abdicación de su hermano Enrique VIII, se convirtió en rey de Gran Bretaña y tuvo que enfrentarse a un gran problema: su tartamudez. Esta le ocasionaba situaciones de estrés y de gran inseguridad a la hora de realizar los discursos que, como monarca, se veía en la obligación de acometer.

Por tal motivo, decidió ponerse en manos del logopeda Lionel Logue (Geoffrey Rush) para así conseguir superar ese defecto. Y lo consiguió, eso sí, gracias a la experiencia de este profesional que desde luego utilizaba una serie de técnicas nada habituales y poco ortodoxas pero muy efectivas.

Desde entonces y durante toda la Segunda Guerra Mundial, el citado logopeda siempre estuvo al lado del rey a la hora de realizar y preparar sus discursos como el que realizó este en el año 1939 cuando Gran Bretaña decide declararle la guerra a la Alemania, que en esos momentos estaba en manos del movimiento nazi.

El discurso también se utiliza en la presentación de productos o servicios. Un empresario, en este sentido, puede convocar a la prensa y dar un discurso para anunciar la creación de una nueva marca.

También existen los discursos de agradecimiento que pronuncian los escritores que reciben un galardón, los actores premiados en un evento, etc. Entre los discursos de agradecimiento más significativos se encuentran así los que realizan los intérpretes cuando reciben un premio Oscar que han pasado a convertirse en uno de los momentos más interesantes de dicha entrega de galardones.

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