MANUAL DE COMPRAS

MANUAL DE ELABORACIÓN DE CURSO

Índice Temático

UNIDAD 1.- ELABORACION DE LA ESPECIFICACION ESTANDAR DE COMPRA

INTRODUCCION

1.1.- Existen distintos tipos de compras 3

1.2.- Elementos de la compra 4

1.3.- Procedimientos originados en compras. 5

1.4.- Departamento de compras 6

1.5.-Formato de entrada de materiales y suministros 7

1.6.- Formato de requisición de compras 8

1.7.-Formato de orden de compras 9

UNIDAD 2.- ALMACENAMIENTO DE LOS ALIMENTOS 10

2.1.- Refrigeración. 10

2.2.-Preparacion y servicio 11

2.3.- Transporte 11

UNIDAD 3.-DMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y ALMACENES 12

3.1.- Análisis y optimización de almacenes. 13

3.2.-Técnicas de administración de compras y almacenes 15

UNIDAD 1.- ELABORACION DE LA ESPECIFICACION ESTANDAR DE COMPRA

INTRODUCCION:

Los conceptos que siguen son de suma importancia para que puedan entender el tema:

Concepto de compras

Entendemos por concepto de compras a la acción de adquirir algún producto a cambio de un precio establecido. Todas las adquisiciones que se realicen dentro de la empresa “La Esperanza” serán realizadas por el área departamental de compras la cual llevara a cabo esta acción con el siguiente procedimiento.

Proceso de compras

En el siguiente procedimiento de compras, a continuación redactado, será el procedimiento a realizar para las compras solicitadas dentro de la empresa “La esperanza”, el cual será controlado por el departamento de compras, en el cual se encontrara el presente manual.

1. Materiales Directos (MD) o Materias Primas (MP)

Los MD o MP son aquellos insumos necesarios que se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación en la producción de un bien, y que pueden asociarse fácilmente al producto y que representan un costo importante del producto terminado. Por ejemplo:

La tela, hilo, botones que se utilizan en la fabricación de camisas.

El acero utilizado en la fabricación de automóvil.

2. Mano de Obra Directa (MOD)

La MOD corresponde a los salarios básicos, las prestaciones sociales y los aportes patronales de los trabajadores involucrados directamente en la transformación de los MD en productos terminados.

3. Costos Indirectos de Fabricación (CIF)

Los CIF son aquellas erogaciones necesarias para la fabricación (transformación de los materiales o insumos en productos terminados), como Materiales indirectos (MI) y Mano de obra indirecta (MOI) que no pueden identificarse plenamente con una unidad de producción.

3.1. Materiales Indirectos (MI)

Son los demás materiales o suministros involucrados en la producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos. Los materiales indirectos son considerados como costos indirectos de fabricación. Por ejemplo:

El pegamento que se emplea en la fabricación de muebles.

Las etiquetas, aceites para las máquinas, cajas de cartón para empaque que se utilizan en la industria textil

3.2. Mano de Obra Indirecta (MOI)

3.3. Costos generales de Fábrica (CGF)

1.1.- Existen distintos tipos de compras:

• Compras especiales que tiene lugar cuando hay que adquirir bienes de uso.

• Compras rutinarias que son las que sabemos que las vamos a necesitar constantemente y tenemos que tener en el almacén.

• Compras de oportunidad que son en las que encontramos precios bajos.

• Compras de urgencias que son las que se realizan a última hora usualmente por falta de planificación y que normalmente son las más costosas.

Es muy importante contar con la planificación de las compras que consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Tenemos varias personas involucradas dentro de nuestro proceso, que pueden ser el Asistente de Almacén, el Jefe de Almacén, el Analista de Compras y el Gerente de Compras, donde es fundamental que cada uno de ellos realice sus deberes para evitar retrasos en el proceso.

El primer paso del proceso es identificar la necesidad o el material faltante que tenemos, generalmente este paso es realizado por el Asistente de Almacén o el mismo Jefe de Almacén, esto lo podemos hacer llevando una lista de nuestros materiales necesarios, bien sean consumibles o rotadles, la cantidad mínima que debemos tener en inventario y de las fechas de vencimiento de nuestros materiales, de esta manera podemos hacer una revisión semanal de nuestro almacén y establecer que compras debemos realizar.

1.2.- Elementos de la compra:

A) Comprador: es una persona de la compañía que conoce las necesidades de esta y cuando falta algo manda una requisición al encargado de compras.

B) Vendedor: es la persona que ofrece a quien se le piden sus productos o la prestación de sus servicios.

C) Objetivo o servicio: es el elemento conocido como mercancía que provoca que se establezca una relación entre el vendedor y el comprador.

D) Acuerdo: es un convenio que surge por las relaciones que se establecen entre el comprador y el vendedor donde se pactan condiciones de compra-venta, como lo son la entrega y recepción.

E) La requisición: Es conocida como solicitud de compra y da origen a este proceso, se realiza para la reposición de un material o servicio.

F) Concepto: se dice que la requisición es un documento, mediante el cual solicitan a los departamentos internos los bienes y servicios que necesitan.

G) Formas: las formas para hacer una requisición son; documentos en el cual se describa el pedido de algún material o producto que se utiliza constantemente, y un memorando (recordatorio) en el cual se solicita un material o servicio que rara vez se utiliza.

H) Elementos: se cual se la forma que adopte la requisición tiene que tener los siguientes elementos:

a).- principales: que la confirmación de una compra se realice por medio de una persona autorizada.

b).- accesorios: no. De folio impreso en las requisiciones, vol. O cantidad del artículo, fecha, sección y persona que exìde la requisición, aprobación y persona que lo hace, nombre y domicilio del proveedor, tipo de transporte y condiciones de recepción, entrega, cotización y otras especificaciones especiales.

I) Fines:

• conocimiento del departamento de compras.

• poder indagar a tiempo quien es el mejor proveedor y elegirlo.

• procurar encontrar el producto o servicio de calidad adecuada, precio, etc.

1.3.- Procedimientos originados en compras.

Instrucciones técnicas.

Instrucciones que cubren métodos específicos.

Circulares y boletines.

• Disposiciones.

• Medidas de disciplina.

• Medidas administrativas.

Catalogo de formas.

• Evitara duplicidad.

• Su producción es económica.

El catalogo de formas comprenderá:

• Tipo general.

• Evaluara actividad que se piensa registrar.

• Revisiones periódicas.

• Mejor ordenamiento.

Factores en las compras:

• Planeación minuciosa.

• Determinación de objetivos.

• Estándares de calidad.

Coordinación y comunicación del departamento de compras con las demás áreas de la empresa.

El gerente de compras debe ser:

Diplomático, las relaciones de compras son principalmente con: producción, ventas, control de calidad, almacenes, contabilidad e ingeniería.

1.4.- DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Exigencias respecto a la compra de elementos productivos:

1. Que haya un departamento donde se centralicen las adquisiciones.

2. Que los materiales se adquieran en virtud de especificaciones.

3. Que se requiera de los proveedores el cumplimiento de una serie de requisitos necesarios para la correcta contabilización y liquidación del pago (entrega de la factura junto con la mercadería, adaptación de las entregas a los días y horas de recibo).

4. Que se envíe copia de las órdenes de compra emitidas a los centros que controlarán la recepción y a los que efectuarán las registraciones contables y la liquidación de los pagos.

5. Que el sector Compras se organice administrativamente de manera tal de poder suministrar información relacionada con sus funciones tanto al departamento de costos, como a otras secciones de la empresa (precios de mercado, órdenes de compra pendientes, etc.).

Tratamiento de los costos del departamento:

1. Cancelarlos contra ganancias y pérdidas.

2. Distribuirlos entre los sectores beneficiados por las gestiones de Compras.

3. Incorporarlos en los costos de la mercadería vendida.

6. Informar sobre los bienes recibidos a: Compras, Control de Calidad y Contaduría.

7. Emitir el correspondiente comprobante de recepción (con: fecha de ingreso, cantidad, importe, aprobación de calidad, etc.).

1.5.-FORMATO DE ENTRADA DE MATERIALES Y SUMINISTROS

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