Manual De Compras

II- INDICE

CAPITULOCAPITULOCAPITULOCAPITULO DESCRIPCIONDESCRIPCIONDESCRIPCIONDESCRIPCION HOJA NºHOJA NºHOJA NºHOJA NºI- TITULO…………………………………………………… 1II- INDICE……………………………………………………. 2III- ALCANCE………………………………………………… 3IV- OBJETIVO DEL MANUAL………………………………. 3V- POLITICAS………………………………………………… 3VI- RESPONSABLES…………………………………………. 4VII- PROCEDIMIENTOS……………………………………… 5-8VIII- REGISTRO DE CAMBIOS………………………………. 9IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………. 9X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 10XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… 11-14

III---- ALCANCEALCANCEALCANCEALCANCE

El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a losdepartamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventasde acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la EmpresaEmprendimientos Forestales S.R.L.

IV---- OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presentedocumento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo lastareas específicas del sector solicitante

.

V---- POLITICASPOLITICASPOLITICASPOLITICAS

1-

Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual degastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras detodos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración,Recursos Humanos, Soporte, Administración,Recursos Humanos, Soporte, Administración,Recursos Humanos, Soporte, Administración,Producción, Coordinación y VentasProducción, Coordinación y VentasProducción, Coordinación y VentasProducción, Coordinación y Ventas, donde cada jefe de departamento debe realizar elcálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos dedinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administración yFinanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa.2-

Según esta previsión de necesidades, el Jefe de Administración y Finanzas confecciona el

PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG)PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG)PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG)PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG)

, y posterior verificación y autorización delDirector Administrativo, una vez definidos los montos, estarán cargando en undocumento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefesde departamentos accedan a la información y certifiquen los valores presupuestados paracada rubro asignado.3-

En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acciónque podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de“ejecutar” y “actualizarejecutar” y “actualizarejecutar” y “actualizarejecutar” y “actualizar” los valores de las compras, y la ultima verificación y visto buenolo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara“Administrador”.4-

Se detalla a continuación, los responsables por departamento:

•

Jefe de Ventas : Departamento de Ventas

•

Jefe de Producción : Departamento de Producción

Jefe de Administración : Departamento Administrativo

•

Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo

•

Jefe de Soporte : Departamento de Soporte5-

Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estarregistrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra.6-

Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en laplanilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administración y Finanzaspara su último control y aprobación, luego de esto, se procede a la compra.7-

En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en elpresupuesto, será motivo de sanción disciplinaria previsto en el reglamento interno de laempresa.

VIVIVIVI---- RESPONSABLESRESPONSABLESRESPONSABLESRESPONSABLES

•

Encargado de Compras

•

Encargado de Deposito

•

Jefes de Departamentos

•

Jefe de administración y finanzas

•

Director Administrativo

VII---- PPPPROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS7777.1.1.1.1 – –– –ANTES DE LA COMPRAANTES DE LA COMPRAANTES DE LA COMPRAANTES DE LA COMPRA ---- ORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDO

1-

El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP)planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP)planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP)planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (Cada sector debecontar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar yargumentar el gasto.2-

Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto estadisponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado confirma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado.3-

En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberáremitir el duplicado de lael duplicado de lael duplicado de lael duplicado de la OPOPOPOP al Encargado de compras marcando como pendientes los ítemspara proceder a la compra.

7777.2.2.2.2– –– –REALIZACION DE LA COMPRAREALIZACION DE LA COMPRAREALIZACION DE LA COMPRAREALIZACION DE LA COMPRA

1-

El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crédito, contado, cajachica). Todas las compras deberán tener O.P.2-

Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crédito o contado debe haber unmínimo de 3 presupuestos y elaboración de O.C.3-

El presupuesto aprobadopresupuesto aprobadopresupuesto aprobadopresupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando enel presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válidohasta 30 días, y deberá quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse lamisma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedaddel presupuesto no sea superior a 30 días.4-

Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendoen cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra.5-

Las compras menores a Gs.300.000 se realizarán al contado y por CAJA CHICA, sinnecesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deberá seguir el procesonormal de compras descripto mas arriba.6-

En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberájustificar en la OP el motivo y el Jefe de Administración y Finanzas analizara y si lascondiciones están dadas, se autoriza la compra.7-

Al elaborar la OC debe estar registrado por el área solicitante de la compra "en la carpeta"en la carpeta"en la carpeta"en la carpetacompartida del presupuesto general",compartida del presupuesto general",compartida del presupuesto general",compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el vistobueno del jefe de administración y Finanzas, se confecciona la orden de compra quedebe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de laobra o gasto que corresponda

7.3.3.3.3 – –– –ENTREGA DE LA COMPRAENTREGA DE LA COMPRAENTREGA DE LA COMPRAENTREGA DE LA COMPRA ---- ORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDO

1- Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC alencargado de depósito a modo de control de las cantidades y características del/los ítemsadquiridos.2.

Con la copia de la OC este deberá verificar que el contenido de la factura recibida delproveedor coincida con la cantidad física de mercaderías de acuerdo a la OC yconfirmando la información debe dar ingreso a las mercaderías en el stock delsistema informático y archivará con su firma de visto bueno. La factura con sello aldorso lo remitirá a compras para completar el legajo de compras.3.

El encargado del depósito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que lasmercaderías ya se encuentran en el depósito para pasar a retirar los pendientes, segúnfirma de conformidad o recibido en la OP original.7777.... 4444---- PROCEDIMIENTO POST COMPRAPROCEDIMIENTO POST COMPRAPROCEDIMIENTO POST COMPRAPROCEDIMIENTO POST COMPRA1-

El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan lafecha, el tipo de comprobante (de crédito /contado), vencimiento del timbrado, que notengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crédito, consignar lafecha de vencimiento.2-

El Encargado de Compras remite a Contabilidad según cronograma de fechasestipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horasdespués). Como resguardo, Compras llevará

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