Manual De Compras

1. GENERALIDADES

1.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

TOSHIBA (TOPACD SOLUTIONS DE MEXICO, S DE R.L. DE C.V.) es una empresa que se dedica directamente a la venta y renta de equipos multifuncionales.

Buscando suministrar productos y servicios de calidad y fáciles de usar, creando un valor sustentable para nuestros clientes, a través de una tecnología propia y colaborando con los mejores socios a nivel mundial.

Las compañías de grupo TOSHIBA se encargaran de suministrar los productos que el cliente requiera y de esta manera lograr satisfacer sus necesidades y requerimientos.

Nacido en 1857 Ichisuke Fujioka fue fundador de la Organización quien participó además en el desarrollo de la bombilla y el ferrocarril eléctrico.

En 1875 se establece Tanaka Suizo-sho bajo la razón social de Shibaura quien realizó importantes labores dentro de la ingeniería de aparatos eléctricos.

En 1899 retitulan a la compañía bajo la denominación de Tokio Denki

Fue en 1939 cuando estas dos Compañías líderes en sus campos respectivos se fusionaron con el fin de crear un Fabricante de equipo eléctrico integrado.

Es una compañía japonesa dedicada a la manufactura de aparatos eléctricos y electrónicos cuya sede está en Tokio En la actualidad Toshiba ocupa el 5º puesto a nivel mundial en ventas de ordenadores portátiles, con el 5.2% de las ventas mundiales. Administra la planeación del producto, el mercadeo, las ventas, el servicio de asistencia y la distribución de copiadoras, equipos de fax, productos multifuncionales para la impresión, controladores de red y productos de tóner.

1.2 NTRODUCCION

Los corporativos de hoy en día buscan tener un mejor control de sus departamentos. El departamento de compras es un departamento esencial dentro de cualquier corporativo, para ello se busca tener una mejora continua en los proceso del departamento, así que se pretende que este manual mantenga la mejora continua de los procesos del departamento para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización de compras.

El departamento de compras tiene como función principal atender las necesidades de la empresa, por medio de un proceso competitivo, justo e imparcial.

Este documento tiene como objetivo la definición de la Política de Compras de TOPACD SOLUTIOS DE MEXICO S. DE R.L. DE CV.

En primer lugar se postula la Misión y Visión del Departamento, que define el rol que quiere y debe asumir el departamento de compras dentro de la organización.

Posteriormente se define la metodología existente en Compras para los procesos de relación con proveedores.

Y por último se definen las Políticas de Compras en sus distintas vertientes:

Productos, proveedores y sistemas de información.

Las políticas de compras marcan pautas de actuación para el correcto desarrollo de la actividad profesional de compras y buscan maximizar la aportación de valor de compras a la compañía.

1.3 OBJETIVO DEL MANUAL

• Encuadrar debidamente las actividades a desarrollar del departamento de compras.

• Tener una guía escrita que cubra los pasos a seguir el proceso de requisiciones de compras.

• Describir en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo en el desarrollo de las actividades del departamento de compras.

Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades administrativas de la empresa, de manera, ágil, oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la entidad en el cumplimiento de su misión social.

1.4 ALCANCE DEL MANUAL:

Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para TOPACD SOLUTIOS DE MEXICO S. DE R.L. DE CV.

• Permite tener poco personal en el departamento.

• Evita la duplicidad administrativa en el proceso de compras.

• Evita la competencia interna en caso de escasez del producto en el mercado.

1.5 OBJETIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un comprador que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la compra) y al precio conveniente.

El objetivo de compras es agilizar el proceso de obtención para conseguir la máxima eficiencia en la relación con proveedores.

1.6 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

a) Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

b) (“Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario. Se podría asegurar un flujo ininterrumpido de materiales comprando por grandes cantidades, pero esto haría que el costo de mantener el inventario se eleve demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un programa de consumo de materiales o una estimación de aplicación.”)

c) (“Mantener los estándares o controles de calidad adecuados. Para producir una obra de calidad es necesario utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no aceptables, pues estos no reúnen los requisitos de los materiales de alta calidad, y el costo de reconstrucción o reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin mencionar al daño al prestigio de la empresa. ”)

d) Estandarizar, en lo que sea posible los artículos comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres artículos hacían anteriormente.

e) Comprar los artículos y servicios requeridos al precio más bajo posible. La actividad de compras en la organización típica utiliza la mayor parte de los recursos monetarios de ésta. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean satisfechos.

f) Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad, además el departamento de compras tiene como responsabilidad asegurar el flujo continuo de los materiales necesarios para que sea posible la función de producción, tal como se necesitan para dar cumplimiento a los compromisos con los clientes; el éxito de toda organización depende de su capacidad para crear y mantener clientela.

g) Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. Las acciones de compras no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el esfuerzo del departamento de compras; para el éxito es vital la cooperación de otros departamentos y las personas que trabajan en la empresa.

h) Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración. El departamento de compras toma recursos para su operación: salarios, teléfonos y gastos de correo, suministros. Si los procedimientos que utiliza el departamento de compras no son eficientes, el costo de este departamento será excesivo y no cumplirán con el objetivo de otorgar las herramientas necesarias para el funcionamiento de la empresa.

i) Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operación para asegurarse de que el costo es efectivo.

1.7 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Contribuir a la obtención de los resultados y objetivos de TOPACD SOLUTIOS DE MEXICO S. DE R.L. DE CV., maximizando la aportación de valor de los suministros:

• Liderando el proceso de relación con proveedores definiendo las mejores estrategias

• Siendo expertos del mercado y sus tendencias

• Apoyándose en las más eficaces metodologías y soluciones en la obtención de suministros

• Proactivos, innovadores y creativos

1.8 VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Referente interno.

(“Contribuir a sustentar y mejorar la rentabilidad de TOPACD SOLUTIOS DE MEXICO S. DE R.L. DE CV., colaborando con todas las áreas en la gestión y negociación del 100% del gasto negociable de la compañía, mediante aportación continua de oportunidades validadas de reducción de coste, productos/servicios innovadores y procesos internos eficientes.“)

Equipo de trabajo de alto rendimiento.

Dispondremos de un equipo altamente cualificado, motivado, cohesionado y polivalente, que fomentará la transparencia y compartirá sus mejores prácticas dentro de una dinámica de desarrollo continuo.

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