Minuta

Se requiere de un buen moderador de la reunión y un valioso instrumento, llamado por algunos como “Acta” , “Minuta” o simplemente “Ayuda de memoria”.

La Real Academia Española de la Lengua la define como la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, pero para que sea una verdadera herramienta de gestión, se requieren una serie de elementos en ella que hoy les quiero compartir, junto con un formato para que lo apliquen en sus reuniones de trabajo o estudio, ya que son el fruto de muchas y largas sesiones de trabajo.

En primer lugar es importante que el Acta, como se indica en la definición de la wikipedia, sea un documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión… para darles validez, eso implica que debemos empezar una cruzada para que las actas de nuestras reuniones sean el producto más valioso de las mismas y todos le den la validez que se merece, la tarea no es fácil pero con el tiempo se logra.

El segundo aspecto en importancia es su estructura y contenido, el Acta debe reflejar de forma ejecutiva los elementos más importantes de la reunión y estos son: la agenda o orden del día, el seguimiento a compromisos, la relación de los nuevos y las conclusiones. También es importante que la misma incluya estos otros elementos:

La Fecha de realización y un consecutivo que facilite su seguimiento.

La hora de inicio y la de finalización, el tiempo es oro y por ello es es bueno saber cuanto invertimos en la reunión.

Los datos del coordinador o moderador y el lugar y tema central de la misma.

En mi formato acostumbro a incluir un número para controlar las versiones que generalmente surgen por correcciones de los asistentes y que incluyo en el nombre del archivo del acta.

Los anteriores elementos van en un encabezado que puede incluir algún un logo y un código para nuestro formato, tomado de nuestro sistema de gestión de documentos y/o de calidad.

La siguiente parte es la relación de los invitados, con sus nombres completos, correo electrónico de contacto, teléfono, y una casilla para indicar si asistió y otra para indicar si se excusó en caso de no asistir.

Pasos al ítem de temas analizados, en el cual incorporamos la Agenda u orden del día, ésta siempre debe tener un espacio al final para “temas varios”, diferentes a los indicados en la convocatoria y que se incluye si el tiempo y el coordinador lo permiten.

Este ítem se cierra con las conclusiones de la reunión.

El siguiente ítem es el anexo de los compromisos, que se divide en compromisos de la reunión anterior y nuevos compromisos.

En el primero se indican los compromisos numerados, él o los responsables, la fecha en que se acordó se debe realizar

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